Uma boa tecnologia jurídica pode somar diversas vantagens aos escritórios de advocacia, assim como aos seus colaboradores e clientes. A geração de mais velocidade ao trabalho, a redução da burocracia e a eliminação de custos não estratégicos, por exemplo.
Entretanto, ainda existem muitas dúvidas sobre o tema. Quais as principais tecnologias jurídicas? Como aproveitá-las ao longo do trabalho? Quais erros não cometer? Ao entender cada uma dessas questões, torna-se mais fácil “destravar” os benefícios da tecnologia.
Nos tópicos seguintes, ganhamos profundidade no assunto. Explicamos o que é tecnologia jurídica, quais as principais e com aproveitá-las em seu escritório. Boa leitura!
Afinal, o que é tecnologia jurídica e qual sua importância?
Vamos começar pelo básico e compreender o conceito. Pense na tecnologia jurídica como uma “ferramenta” capaz de potencializar os resultados dos escritórios e outros negócios da área jurídico, gerando, por exemplo, mais praticidade, rapidez e precisão.
Nos últimos anos, houve um verdadeiro “boom” tecnológico. Surgiram múltiplas soluções, como ferramentas dedicadas ao monitoramento dos processos, à manutenção de contas de clientes e ao controle financeiro. Também surgiram tecnologias mais amplas, muitas vezes chamadas de software jurídico, capazes de integrar múltiplas funções em um único lugar.
Os benefícios de investir em tecnologia podem ser muitos, variando em função do negócio e ferramenta utilizada. Nos próximos tópicos, citamos alguns dos principais:
- aumento da organização no local de trabalho;
- melhor planejamento na aplicação dos recursos;
- crescimento dos controles internos, como relatórios e dashboards;
- melhoria da comunicação entre as partes interessadas;
- redução do nível de burocracia diária e automação de certas tarefas;
- redução de custos não estratégicos ao empreendimento;
- aumento da segurança da informação.
Esses são apenas alguns dos benefícios. É possível citar vários outros. O ponto é que uma boa tecnologia jurídica melhora as decisões diárias, otimiza a aplicação dos recursos e, em última análise, contribui para a construção de um negócio mais prospero e competitivo.
Quais as principais tecnologias jurídicas?
Se você pensar na tecnologia jurídica como uma ferramenta capaz de otimizar o trabalho diário, logo chegará à conclusão que há uma enorme quantidade de tecnologias disponíveis. Portanto, seu trabalho é triar as principais e garantir que elas sejam adotadas. Neste tópico, apresentamos algumas das principais tecnologias e sua aplicação. Continue lendo.
Software para gestão de processos
A grosso modo, processo é o conjunto de passos para que certo resultado seja alcançado. No escritório jurídico, existem inúmeros processos em andamento, inclusive processos legais; e é preciso gerenciá-los para que seus resultados fiquem dentro do esperado.
Tecnologias para gestão de processos permitem o monitoramento de cada passo, formação de equipes, comunicação com agentes internos (como clientes e advogados) e externos (como tribunais). Assim, melhora o fluxo de trabalho e potencializa resultados.
Sistemas para análise de dados e relatórios
Pense nos dados como unidades básicas de conhecimento. Existem dados dos clientes, das rotinas de trabalho e de agentes externos. Na medida em que consegue coletar, organizar e analisar grandes volumes de dados, tem mais chances de decidir com acerto.
Aqui, tecnologias de análise e construção de relatórios são bastante úteis. Seu trabalho é facilitar a gestão dos dados, potencializando colega, organização e análise. Assim, permite a construção de relatórios precisos, com gráficos, fluxogramas e informes estratégicos.
Customer relationship management
Outra importante tecnologia é o customer relationship management, abreviada para CRM. Seu objetivo é melhorar o relacionamento com o cliente, subsidiando interações mais bem informadas e precisas ao longo de toda a jornada com o consumidor.
Uma boa tecnologia de CRM permite o cadastro de todas as informações dos clientes, bem como o registro dos últimos pontos de contato e outros dados estratégicos. Assim, garante que escritórios e advogados estejam abastecidos de informações para nutrir uma boa relação.
Sistemas de controle do financeiro
Nos negócios jurídicos, o controle financeiro é crucial. É preciso saber quais recursos estão entrando e saindo do caixa do escritório, também é necessário ter acesso a orçamentos, relatórios financeiros e demonstrativos contábeis, entre outros documentos.
Em vista disso, outra importante tecnologia é o sistema de controle financeiro. Sua missão é facilitar o registro das entregas e saídas financeiras, de modo que se organize o fluxo de caixa do empreendimento, o que subsidia uma série de outros relatórios e análises.
Software jurídico
Dada as maiores exigências em acessibilidade e controle, as principais tecnologias jurídicas foram integradas em uma única ferramenta: o software jurídico. Pense nessa ferramenta como a “espinha dorsal” para modernização do seu negócio de advocacia.
Softwares jurídicos contam com módulos, que são funcionalidades integradas. Há, então, módulos para relacionamento com cliente, controle processual, registro financeiro e gestão da informação, entre muitos outros. Assim, todo o trabalho diário é melhorado.
Como aproveitar uma boa tecnologia?
Conhecer boas tecnologias é condição necessária para modernizar seu negócio, mas não é suficiente. Você também precisará investir tempo e energia na adoção, isto é, fazendo com que a tecnologia se torne efetivamente parte do trabalho.
Isso é mais difícil do que parece, pois não basta comprar a tecnologia. É preciso treinar os profissionais, eliminar hábitos antigos e engajar o uso da nova solução. Portanto, o trabalho de adoção vai muito além da compra, demandando a efetiva aplicação.
Na prática, para aproveitar uma boa tecnologia, comece por sua seleção. É preciso encontrar uma ferramenta que atenda às necessidades da sua empresa e do seu perfil de clientes. Vale olhar com atenção as especificações técnicas da ferramenta e o perfil do fornecedor.
Outras dicas importantes para escolher e adotar boas tecnologias, pontuadas a seguir:
- lembre-se de balancear a relação custo-benefício;
- prefira sempre softwares desenvolvidos para a realidade jurídica;
- antes de escolher, realize testes ou demonstrações gratuitas;
- avalie a disponibilidade do fornecedor em treinar sua equipe de trabalho;
- estude casos de aplicação da tecnologia e seus resultados-chave;
- preze por uma relação próxima e positiva com o fornecedor da tecnologia.
Como pode observar, a tecnologia jurídica soma uma série de vantagens ao escritório, seus colaboradores e clientes. Felizmente, existem muitas tecnologias em potencial, como CRM, sistemas de controle financeiro e processual, além de softwares jurídicos. Escolher a melhor tecnologia exige um olhar profundo, pensando na efetiva adoção da ferramenta.
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