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Qual o software de gestão ideal para seu escritório de advocacia

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Por Danielle Fontoura

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Antes de pensar unicamente em software jurídico, devemos analisar o porque de termos ele e mais, como ele é ou não eficiente.

Algumas premissas são fundamentais antes de escolher o seu software jurídico:

1. Faça as perguntas: Onde, quando, o quê e quem?
2. Qual a gestão do escritório para o software?
3. Quem será responsável pelo software?
4. Qual a segurança do software?
5. O software está preparado para o processo virtual?

Vamos analisar um a um dos requisitos mínimos:

1. Faça as perguntas: Onde, quando, o quê e quem?
Onde: Instalado no servidor do seu escritório ou na internet? Aqui vale uma boa reflexão: No seu escritório, quem cuida de toda manutenção (ampliação do servidor, máquinas novas, etc) é o escritório. Na web, o sistema é instalado num data center, quem cuida de tudo, inclusive do backup é a empresa de software. Ao meu ver, melhor com eles que são especialistas, do que com o escritório que ora faz backup, ora não, etc.

Quando: Qual o aporte (valor) que o escritório está disposto a investir? O escritório quer o bom e do melhor com preços baixos, certo? Errado. O melhor é o investimento feito dentro da disposição financeira do escritório em consonância com a gestão do mesmo (próximo tópico). As vezes é melhor iniciar com um produto que satisfaz as principais necessidades – mesmo sendo menor – do que investir pesado em um produto que pode não estar adequado a realidade do negócio. O melhor software é aquele que serve ao bolso e ao resultado diante dos clientes, lembre-se disto.

O quê: Ou melhor, qual a minha necessidade efetiva para o software? Alguns pensam que o software irá resolver todos os seus problemas. Não é assim que funciona. Primeiramente é fundamental que os requisitos de o quê o software irá abranger seja estabelecido. O software irá controlar processos apenas? Irá incluir o financeiro? Quiçá os documentos do escritório? Talvez tudo isto junto? E que tal outra proposta? Um destes itens de cada vez? Nem Deus-Pai criou o mundo em apenas um dia. É, amigo leitor, planejamento é antes de tudo fundamental para o sucesso.

Quem: Se os requisitos acima foram respondidos, você já está apto a primeira fase de procura do software ideal a sua realidade e poderá responder quem irá ser brindado pela sua aquisição.

2. Qual a gestão do escritório para o software?
Parece estranha a pergunta, não? Contudo, sua resposta é a base para qualquer implantação de software bem sucedida. Não é o software que determina a gestão do negócio, mas sim o escritório que dita como deverá ser controlado a si mesmo.
Não se iludam: Muitos vendedores dirão que o seu software resolve tudo. Falsa ilusão. Nenhum software consegue isto. Agora, se a gestão é iniciada no escritório, há determinações de funções e rotinas, bem como uma visão clara de como o software irá interagir com o escritório, o sucesso é garantido.
Faça primeiro a gestão do seu negócio. O software que se adaptar bem em cima disto, é o seu software ideal.

3. Quem será responsável pelo software?
Pode parecer estranho, mas é fundamental que uma pessoa do escritório (que conheça preferencialmente processo e goste de tecnologia) seja treinado adequadamente para gerenciar o software no escritório. Por quê? Porque precisar do suporte do software para resolver coisas simples do dia a dia pode ser um tormento. Normalmente na implantação do software uma pessoa ou algumas podem e devem receber treinamento mais específico de administração do software. Não adianta treinar uma secretária ou braço direito. Tem que ser alguém ligado ao direito e que goste efetivamente de tecnologia. Planeje esta realidade dentro da gestão do seu negócio.

4. Qual a segurança do software?
Antes de contratar, questione alguns pontos básicos:

* Aonde está instalado o servidor do data center;
* Quais os requisitos de segurança que ele tem (backup espelhado, backup externo, etc);
* Quais os requisitos que o escritório precisa ter para acessar este data center;
* Em caso de rescisão do contrato, como serão devolvidos os dados do escritório?

Entre outras perguntas. Ter segurança no que se contrata é o mínimo.

Agora, não pense que isto somente vale para softwares data center. Se o seu software for instalado no escritório, as perguntas similares são válidas:

* Como será feito o backup? (onde, periodicidade, etc)
* Haverá backup externo?
* Quais requisitos (inclusive licenças de software) para instalação?
* Quanto deverá ser investido para ter tudo funcionando?

A questão fundamental é: Tanto em data center como em servidor interno, segurança é fundamental.

5. O software está preparado para o processo virtual?
Cumpre esclarecer que atualmente nenhum software está totalmente preparado para o processo virtual. Principalmente porque as notas de expediente no processo eletrônico não são publicadas no diário oficial, haja vista que o advogado é que se dá por intimado.
Agora, o mínimo que o software deve ofertar ao seu escritório é um controle completo dos documentos anexados ao software.

Como assim? A Gestão Eletrônica de Documentos – GED é um módulo ou acesso do software que permite que o advogado anexe documentos do processo ou não (petições, sentenças, jurisprudências, etc) e depois possa localizar de maneira fácil e simples estes documentos anexados. Alguns softwares inclusive fazem upload direto do word ou Outlook o envio para o sistema.

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