Melhorar o fluxo de processos do escritório de advocacia deve constituir-se em meta constante. Um escritório de advocacia é uma empresa e, como tal, deve avaliar periodicamente sua produtividade, desempenhos e resultados.
Uma das preocupações que o escritório precisa ter é com a otimização do fluxo dos processos mensais. É importante atentar-se para novas formar de produzir mais e melhor, sempre mantendo os padrões de qualidade desejados sem se tornar escravo do escritório.
Existem algumas práticas que podem colaborar com a otimização do fluxo dos processos mensais, inclusive sistemas especializados, voltados para práticas jurídicas. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!
Faça um planejamento das atividades do escritório
O planejamento deve ser o alicerce de qualquer ambiente de trabalho. Para saber se é necessário melhorar os processos do escritório de advocacia, ou mesmo quais as melhores formas de obter mais êxitos, é preciso planejar atividades e estabelecer metas.
É importante também adotar um sistema de trabalho que priorize os processos, considerando prazos e outros critérios específicos de cada caso.
Existem processos que precisam obedecer a prazos do Fórum responsável ou de outro órgão regulador. Perder um prazo pode trazer sérios problemas ao caso, ao cliente e ao escritório.
Trabalhar com cronogramas e avaliações frequentes de resultados costuma ser muito eficaz, desde que todos os profissionais do escritório demonstrem comprometimento.
Planejamento, organização, cumprimento de prazos e análises de resultados são ações fundamentais quando se busca melhorar os processos do escritório de advocacia.
Valorize a relação com o cliente
Aquele que procura um escritório de advocacia tem uma demanda específica. Geralmente esta demanda é um problema, algo que causa aborrecimento, prejuízos ou que gera uma pendência que precisa ser resolvida.
O cliente espera atenção, apoio e acolhimento quando procura um escritório de advocacia. Confundir datas ou informações dos processos são tipos de falhas que não podem ser cometidas diante do cliente. A consequência é decepção e descrédito por parte dele.
O cliente tem interesse em acompanhar cada fase do processo. Você precisa disponibilizar essas informações de forma objetiva e precisa.
Criar uma pasta de relatórios mensais para cada cliente pode ser uma alternativa viável. Você estará atualizado sobre o processo e terá informações acessíveis para fornecer. O cliente, por sua vez, irá se sentir bem atendido.
Outra sugestão que vale muito é contratar um profissional de atendimento ao cliente. Você pode também optar por treinar um funcionário do próprio escritório.
De uma forma ou de outra, terá ao seu lado um profissional apto a lidar com a demanda de um cliente, que será acolhido e fidelizado, ao invés de ser motivado a procurar outro escritório.
Peça um feedback ao cliente. Ninguém melhor do que ele para apontar problemas que você e seus funcionários podem não conseguir perceber.
Respeitar horários de trabalho e de lazer
Para melhorar os processos é preciso ter em mente que o horário de trabalho merece tanto respeito quanto o horário de lazer. É importante que ambos tenham o seu lugar no escritório.
Aquele momento do cafezinho com o colega não precisa durar 45 minutos. Você pode, no entanto, tirar 10 ou 15 minutos para o café, depois de ter trabalhado em um processo por mais de duas horas. A pausa, assim, ajuda a renovar o fôlego para mais tempo de produtividade.
É importante e proveitoso trabalhar com uma equipe de profissionais que tem um bom relacionamento entre si. Mas também é igualmente importante que a equipe saiba respeitar o horário do expediente.
Se você ainda está no seu horário de almoço, tudo bem responder seus e-mails ou olhar suas redes sociais. Mas não vai ficar tudo muito bem se você falar amenidades ao celular por mais de meia hora durante o expediente, por exemplo.
Para que momentos de lazer possam ser bem aproveitados, é preciso que se tenha respeito e cumprimento aos momentos de trabalho.
Adquira um sistema de gestão para o seu escritório
Existem sistemas de gestão que podem ser utilizados em escritórios de advocacia. Eles oferecem assessoria ao seu escritório em diversas atividades: controle de processos, agenda, planejamentos, cronogramas, relatórios de pagamentos, cadastro de clientes, balanços financeiros, etc.
São softwares de custos acessíveis, que podem colaborar efetivamente com seus objetivos de melhorar os processos do escritório de advocacia. Dentre os recursos que um sistema de gestão de escritório disponibiliza, podem ser muito úteis:
Agenda
Um recurso que pode agilizar bastante a rotina do escritório de advocacia, principalmente quando vem sincronizada com outras opções, como os cadastros de clientes e de processos. Assim ela se atualiza com datas importantes (audiências, aniversários de clientes, pagamentos, prazos de relatórios e de prestações de contas).
Cadastro de clientes
Banco de dados que pode conter não apenas informações dos clientes, mas também de pessoas jurídicas e físicas de interesse, fornecedores, parceiros, e outros contatos considerados importantes.
Cadastro de processos
Banco de dados que contém todas as informações acerca dos processos em andamento. Desse modo, é possível manter a organização e agilidade no acesso às informações.
Relatórios
Alguns sistemas têm a opção de gerar um relatório automático, mas você também pode procurar os que permitem criar e editar relatórios manualmente; o ideal é que ele possa também salvar o relatório como documento PDF e apresentar uma alternativa de armazenamento.
Integração com sites dos tribunais
Este recurso permite que você, do sistema, acesse as informações acerca do seu processo sem precisar ir até o Tribunal ou mesmo ter que acessar diretamente o site dele.
Controle financeiro
Este recurso pode estabelecer sincronia com o cadastro de processos para agendar pagamentos, organizar receitas; sendo que alguns sistemas também permitem geração de boletos.
Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED)
Trata-se de uma ferramenta de controle de documentos eletrônicos (textos, planilhas, imagens ou documentos digitalizados, etc.) relacionados a clientes ou a quaisquer outras questões de interesse do escritório. O GED acessa e disponibiliza mais facilmente todas essas informações arquivadas no computador.
O sistema de gestão pode melhorar os processos do escritório de advocacia, otimizando o seu tempo e da sua equipe, facilitando o acesso a informações importantes e organizando tanto os documentos como a própria rotina do escritório.
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