O bom atendimento ao cliente é uma das chaves para o desempenho de um escritório de advocacia. Para tornar esse contato mais eficiente, a coleta e o uso de dados dos clientes e das oportunidades de negócio são fundamentais. Por isso, o uso da ficha de atendimento de advogado é bastante popular.
Porém, com as novas demandas e o crescente uso de tecnologia é preciso evoluir a forma de conduzir os processos no escritório. Por isso, vale a pena contar com ferramentas estratégicas que ajudem a elevar o nível do uso de informações no cotidiano.
Neste artigo, você descobrirá como usar uma solução mais eficiente que a ficha de atendimento de advogado tradicional. Continue a leitura e veja quais são as vantagens!
Como funciona a ficha de atendimento de advogado?
A ficha de atendimento de advogado, também chamada de ficha de entrevista, faz parte do contato entre o profissional do Direito e seu cliente. Inicialmente, ela serve como um roteiro, permitindo que o advogado saiba exatamente o que perguntar ao cliente sobre sua situação e quais dados devem ser exigidos.
Durante o atendimento em si, a ficha tem a função de registrar as informações apresentadas pelo cliente. Por isso, é comum que ela seja composta por três tipos principais de elementos:
- dados de identificação, como nome e CPF do cliente;
- dados de contato, como e-mail, telefone e endereço;
- dados do caso, como informações sobre a demanda legal.
A ideia é ter sempre à mão as informações mais relevantes para a conduta do advogado, sem que seja necessário acionar o cliente a todo momento.
Quais são as limitações dessa ferramenta?
Embora a ficha de atendimento de advogado seja relevante para entender os pontos principais sobre cada cliente e processo, há limitações relevantes. Uma delas é a falta de digitalização, no caso de uso da ficha física.
Nessa situação, é preciso se preocupar com o armazenamento físico das fichas, o que torna mais difícil procurar as informações de forma rápida. Também surgem preocupações relacionadas à Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD), já que há diversos dados sensíveis que podem acabar vazando.
Porém, mesmo as fichas digitais apresentam limitações, como a falta de integração e centralização. Como ela costuma ser preenchida à parte, as informações não se integram com o restante dos dados do processo e do escritório, de modo geral.
Essa questão favorece a falta de visibilidade no escritório, de modo geral. Como as fichas de atendimento ficam segregadas, o acesso às informações é mais limitado e complexo.
Como fazer o registro dos clientes com mais eficiência?
Sabendo que o registro eficiente dos dados dos clientes é fundamental, vale a pena entender como realizá-lo de maneira adequada e eficiente. Nesse sentido, o EasyJur pode ajudar.
O software jurídico torna muito mais simples realizar o registro de contatos e clientes, gerando diversos benefícios. Descubra as vantagens de contar com essa ferramenta!
Centralização
Um dos maiores benefícios de usar o EasyJur para substituir a tradicional ficha de atendimento de advogado é a centralização das informações. Todos os dados de todos os clientes ficarão disponíveis no sistema, permitindo um acesso fácil e rápido.
Essa questão também se relaciona à visibilidade sobre o escritório e seus processos. Em vez de ter fichas físicas ou seus arquivos espalhados em diversos pontos, é possível encontrar todas as informações em um só lugar.
Padronização
Outro ponto positivo do uso do sistema é a padronização na captação de dados dos clientes desde o primeiro atendimento. Assim, não há riscos de haver menos informações de um cliente do que de outro, por exemplo.
Como você viu, essa padronização também é importante para evitar que alguma etapa seja esquecida. Logo, há como evitar retrabalhos e garantir mais eficiência para os processos do escritório.
Facilidade de acompanhamento
Com o EasyJur, fica mais fácil realizar o acompanhamento de todas as informações dos clientes e de seus dados. Se uma pessoa mudar de endereço ou de número de telefone, por exemplo, é simples fazer a atualização.
Também é mais fácil pesquisar quaisquer dados que gerem dúvidas no dia a dia. Se surgir uma questão sobre determinado caso, basta pesquisar no sistema a ficha do cliente, solucionando a dúvida de modo simples.
Integração
O EasyJur se destaca por oferecer um sistema completamente integrado. As informações dos clientes podem ser obtidas diretamente pelo módulo para preencher um contrato, uma petição ou outro documento, por exemplo.
Também é possível associar cada contato ao seu processo no sistema. Assim, fica bem mais fácil acessar todas as informações, sem precisar mudar constantemente entre os recursos e áreas do sistema.
Como o LCRM pode ajudá-lo?
Para levar o registro de contatos e clientes a um novo nível, você pode e deve contar com ajuda da tecnologia. Nesse sentido, o LegalCRM do EasyJur permite fazer uma gestão completa das oportunidades e de suas informações.
Com ele, você centraliza todas as informações em um sistema completo e integrado, o que garante muito mais eficiência no controle e no uso dos dados. Também é possível aproveitar funcionalidades complementares e que tornam a sua rotina mais simples.
Descubra como o LCRM pode ser útil para substituir a ficha de atendimento de advogado!
Cadastro fácil
O uso do LCRM é facilitado desde o início, na etapa de inclusão das informações de cada oportunidade ou cliente. Dependendo do seu uso, esses dados podem ser incluídos de modo automático, a partir da captura ocorrida no site.
Também é possível adicionar manualmente as informações. Nesse contexto, o processo pode ser feito diretamente pela área de CRM, sem ser preciso seguir para outros módulos. Na ficha, há como incluir diversos dados, como:
- nome;
- telefone;
- endereço;
- CPF ou CNPJ;
- profissão;
- entre outros aspectos.
Ainda, é possível incluir o segmento a que pertence cada cliente, considerando a questão relacionada à ação judicial ou projeto consultivo. Ainda, você consegue incluir informações referentes à oportunidade de negócio em si, como:
- probabilidade de sucesso;
- valor total;
- forma de pagamento.
Assim, há como ter, desde o começo, uma visão geral sobre cada cliente ou lead que chega até o escritório.
Campo para observações
Outro aspecto relevante do LCRM é o campo de observações. Nesse espaço, você pode incluir dados complementares sobre o cliente ou a oportunidade em si, de modo a estar mais preparado para lidar com as demandas que surgirem.
No princípio, o campo pode ajudar a registrar quais são as outras informações que precisam ser solicitadas em futuras reuniões, por exemplo. Conforme o processo tem andamento, há como destacar detalhes específicos da relação com cada cliente. Assim, no próximo momento de entrar em contato, há como personalizar a abordagem.
Uso do GED
A gestão eletrônica de documentos, também conhecida como GED, é essencial para qualquer escritório de advocacia de sucesso. Além de registrar os documentos necessários para futuras consultas, é preciso que eles sejam armazenados e protegidos conforme determina a LGPD.
Com a função GED disponível no LCRM, é possível atender a todas essas necessidades. Você consegue incluir os documentos de clientes e oportunidades nas fichas específicas, mantendo-os armazenados de forma segura. Assim, é possível pesquisá-los com facilidade, sem deixar de lado a proteção.
Insights
Outro grande diferencial do LCRM do EasyJur é a presença da função Insights. O software é pioneiro no uso de inteligência artificial e a tecnologia também está presente no registro de contatos e clientes.
O uso dessa funcionalidade permite obter sugestões e informações complementares para conduzir as negociações de forma mais efetiva. Com ajuda da IA, você poderá obter dicas exclusivas para definir seus próximos passos e aumentar suas chances de sucesso.
Como você percebeu, a ficha de atendimento de advogado pode (e deve) evoluir. Com a ajuda da tecnologia, é possível fazer o registro de contatos e clientes com muito mais eficiência, visibilidade e integração.
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