A desorganização em um escritório de advocacia pode gerar problemas que afetam diretamente a produtividade, a qualidade do serviço prestado e a satisfação dos clientes.
A desordem pode ter início no planejamento, execução, manutenção das demandas, bem como na gestão das demandas do escritório. Logo, parar e organizar é necessário. Abaixo estão os 10 principais problemas decorrentes da falta de organização – veja quais deles você precisa lidar atualmente.
Perda de prazos processuais
Quando o controle de prazos é desorganizado, há um risco elevado de perder prazos importantes – e nós sabemos o quanto isso pode, sim, acontecer. Isso pode levar a sanções judiciais, extinção de ações, perda de direitos de defesa e perda de clientes também.
São muitos números para lembrarmos diariamente, geralmente, lembramos datas dos casos mais extraordinários e, é claro, a nossa memória dará atenção para eles. Nesse momento, até uma gestão de escritório com IA é interessante.
Dificuldade no acesso a documentos
A ausência de um sistema de organização de arquivos e documentos pode atrasar a localização de informações essenciais, o qual prejudica o andamento de processos.
É bem complicado pedir para o cliente enviar duas, três ou quatro vezes o mesmo arquivo, afinal, um escritório de advocacia precisa de fluxo de processos bem definidos para se organizar, transmitir segurança e confiança para seus clientes.
Retrabalho
O retrabalho existe, mas tem como evitar. A falta de clareza na distribuição de tarefas e controle de atividades gera retrabalho, uma vez que tarefas já realizadas podem ser repetidas por falta de comunicação entre os membros da equipe. É muito comum os estagiários e advogados repetirem o trabalho quando não está claro o responsável pela demanda, por exemplo. A nossa sugestão é sempre ter um planejamento diário para cada sócio, assim, todos já começam o dia com a mente naquilo que precisam entregar.
Advogados sobrecarregados
Em escritórios desorganizados, há uma tendência de centralizar tarefas em poucos profissionais, o que sobrecarrega alguns advogados. Com isso, reduz a eficiência e qualidade do trabalho, pois os bons membros da equipe “apagam incêndio”, ao passo que outros nem sabem por onde começar o trabalho. Uma gestão de sucesso sabe como diluir essa sobrecarga de demandas e responsabilidade mental entre o escritório.
Queda na satisfação dos clientes
Todas as áreas estão sujeitas ao feedback de clientes, mas no direito isso tem um peso maior. Afinal, os escritórios não podem “correr” atrás de clientes com campanhas e estratégias de marketing pago agressivas, por exemplo. A área gira em torno da confiança, da indicação e a desorganização afeta diretamente a percepção dos clientes sobre o escritório.
Quando não recebem respostas rápidas e adequadas, sua confiança e satisfação diminuem, o que pode levar à perda de clientes – e nós queremos a eficiência jurídica sempre..
Dificuldade em acompanhar processos
Por maior que seja o prazo para execução, a desorganização dificulta o acompanhamento das etapas dos processos que podem incluir audiências, prazos e decisões. Ao final, a má gestão das informações compromete a atuação estratégica do escritório.
Uma das situações mais exemplares: destinar esforços em processos com maiores prazos, enquanto os processos com prazos curtos ficam em segundo plano. Nesse último caso, os advogados e estagiários produzem as petições, peças ou autos do processo sempre de última hora (na correria mesmo).
Problemas financeiros
A falta de organização nas finanças, como controle de custos e planejamento financeiro, pode levar a gastos desnecessários, problemas de caixa e até mesmo endividamento em casos mais graves. Como o controle de honorários são flexíveis, se faz necessário um gerenciador de finanças. Afinal, salários, boletos e impostos, geralmente, sempre têm e precisam ser cumpridos.
Baixa produtividade
Este é um efeito colateral da desorganização, uma vez que um ambiente desorganizado desmotiva os colaboradores. Essa baixa produtividade pode ser decorrente da confusão entre responsabilidades e a falta de fluxos claros do próprio trabalho.
É bastante comum os advogados não se sentirem suficientes por não verem os resultados dos seus esforços. Nesse caso, uma simples visualização de dados organizados resolveria, entende?
Risco de perda de dados sensíveis
Escritórios sem um bom gerenciamento de documentos e processos estão mais vulneráveis a perder ou expor dados sensíveis, o que pode gerar sanções, especialmente em função de legislações como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, ou Lei nº 13.709/2018, LGPD.
Lidar com dados pessoais de terceiros é sensível, ainda mais se estiverem em um caso delicado. Por isso, armazenar dados em softwares confiáveis é o primeiro passo para garantir a segurança das informações.
Dificuldade de crescimento e expansão
O ponto que não podemos deixar de falar: a falta de organização impede que o escritório cresça de forma saudável. O acúmulo de processos e clientes sem uma estrutura de gestão bem definida dificulta a expansão dos serviços e o atendimento a novas demandas. Não deixe que um problema interno trave o crescimento do seu escritório e impeça o reconhecimento do seu trabalho.
Resolver esses problemas passa por implementar sistemas de gestão e otimizar os processos internos, e nós podemos ajudar a criar um ambiente mais eficiente e seguro para os seus profissionais e clientes. Quer saber mais? Fale com um dos especialistas Easyjur.
