Promover a redução de custos no escritório de advocacia pode não ser tão fácil. É complexo definir o que cortar ou onde investir menos. Além disso, economizar em coisas erradas pode afetar o desempenho da organização, resultando em uma posição de desvantagem.
Por isso, algumas boas práticas devem ser observadas. Por exemplo, saber quais dos seus custos são estratégicos e quais não são, bem como conhecer bem seus números e fluxo de caixa. É preciso ter informações que subsidiem decisões assertivas e acertadas.
Ao longo deste material, explicamos quais as melhores práticas para alcançar a redução de custos no escritório de advocacia. Portanto, continue atentamente sua leitura!
Saiba quais custos são (ou não) estratégicos
Primeiro, é preciso entender que alguns custos são estratégicos. Eles otimizam suas rotinas de trabalho e geram novos negócios. O investimento em marketing, tecnologia ou relações públicas, por exemplo. Logo, não é recomendado eliminá-los.
Outros custos são importantes para a manutenção do escritório, mas não essenciais para que se cresça e feche novos negócios. O investimento em limpeza, aluguel ou pagamento de fornecedores de materiais administrativos, por exemplo. São custos não estratégicos.
Neste aspecto, comece listando seus custos. Depois, classifique cada um deles como sendo estratégicos ou não estratégicos. A ideia é reduzir ou eliminar os custos não estratégicos, de modo que representem uma menor parcela dos gastos totais do escritório.
Conheça mais dos seus números financeiros
Reduzir custos pode não ser fácil, especialmente se você não tem controle do financeiro e desconhece seus números. A verdade é que o trabalho de redução de custos exige, primeiro, uma boa compreensão das suas movimentações financeiras e fontes de gastos.
Imagine, por exemplo, um escritório que quer economizar, mas não sabe exatamente onde aplicou seus recursos financeiros. Além disso, não conta com o controle do fluxo de caixa, o que ajudaria a entender as movimentações ao longo dos últimos meses. Fica difícil.
Portanto, uma boa dica é: conheça mais dos seus números financeiros. Faça o controle do fluxo de caixa, adote um bom sistema gerencial e emita regularmente relatórios ligados ao seu financeiro. Assim, terá uma visão profunda, sistêmica e precisa dos custos.
Renegocie preços com seus fornecedores
Eliminar custos pode ser doloroso, sobretudo quando isto envolve demitir uma pessoa da equipe ou finalizar um relacionamento de vários anos. Uma alternativa bem menos dolorosa é renegociar preços com fornecedores, objetivando custos mais baixos e acessíveis.
Felizmente, existem muitos tipos de fornecedores que podem ser alvo de redução, como conta de aluguel, internet, plano de telefone, material administrativo, terceirizados, material de limpeza, tecnologia e assim por diante. É preciso estudar a realidade do seu escritório.
Ao negociar preço, há duas coisas críticas: pesquise com antecedência e verifique se outros fornecedores são mais acessíveis em preço — e utilize isto em seu favor. Além disso, tenha um alvo em mente, como uma redução de 3% ou 5%. Assim, terá melhores resultados.
Converse com sua equipe de trabalho
Outra dica importante é: converse com sua equipe de profissionais. Pode até parecer algo constrangedor, mas não é. Na realidade, uma conversa franca sobre o assunto mostra que você é um gestor responsável; alguém que preza pela saúde e liquidez do escritório.
Na maioria das vezes, os profissionais contam com ideias para reduzir custos. Algumas bem simples — como eliminar copos plásticos — e outras complexas. Avalie a viabilidade de cada ideia e o quanto ela pode, de fato, contribuir para a redução de custos do escritório.
Há muitas técnicas para coletar ideias da equipe. É possível utilizar uma “caixinha” de sugestões, pedindo para que os profissionais depositem suas melhores ideias. Também pode adotar reuniões de brainstorming, que é algo mais dinâmico, espontâneo e até divertido.
Estude profundamente seus principais custos
Na economia, há algo chamado de “princípio de Pareto”. Segundo ele, a maior parte dos efeitos (digamos, 80%) são provenientes de uma pequena quantidade de causas, algo em torno de 20% ou até menos. Por isso, este princípio também é chamado lei 80/20.
Ao olhar para seus custos, é o mesmo que dizer que a maior parte dos gastos são causados para uma pequena quantidade de coisas — como folha de pagamento, aluguel ou impostos. Em vista disso, é crucial identificar tais causas, depois estudá-las em profundidade.
O objetivo, aqui, não é só entender. É traçar planos para a redução destes custos, avaliar as alternativas e descobrir como elas podem ser aplicadas. Altos gastos com impostos, taxas e contribuições, por exemplo, podem ser reduzidos com um melhor planejamento tributário.
Aumente a produtividade no trabalho
A falta de produtividade promove uma série de custos adicionais, o que afeta o escritório em muitos sentidos. Por exemplo, torna-se necessário investir em mais força de trabalho, pagar horas extras e acompanhar processos que já deveriam ter sido concluídos.
Por outro lado, o aumento da produtividade faz com que mais resultados sejam entregues com a mesma base de recursos. Assim, você pode aproveitar melhor os profissionais, horas de trabalho e materiais administrativos, promovendo resultados superiores à média.
Felizmente, existem muitas dicas para otimizar a produtividade. Melhorar a comunicação interna, investir na qualificação da equipe, adotar sistemas gerenciais de ponta e estabelecer metas claras, por exemplo. Assim, tanto escritório quanto advogados serão beneficiados.
Conte com um bom sistema gerencial
A tecnologia é um elemento estratégico na redução de custos. Com um bom sistema gerencial, torna-se mais fácil conhecer os números financeiros, emitir relatórios gerenciais, facilitar a comunicação interna e alinhar as equipes em torno do que precisa ser feito.
Portanto, invista na adoção de um software jurídico. O sistema EasyJur, por exemplo, conta com uma série de módulos dedicados aos escritórios de advocacia e capazes de simplificar o trabalho jurídico. Assim, otimiza o controle financeiro e operacional do escritório.
Como pode observar, há muitas táticas para alcançar a redução de custos no escritório de advocacia. É preciso compreender que alguns custos são considerados estratégicos e outros, não. Priorize a redução ou eliminação dos não estratégicos. Além disso, renegocie preços com fornecedores, aumente a produtividade e conte com as ideias da equipe de trabalho.
Agora que está por dentro do tema, aproveite para entrar em contato conosco e descobrir mais do EasyJur, sistema especializado na administração de escritórios de advocacia.
