Fazer uma boa gestão de documentos do escritório de advocacia é um dos aspectos mais importantes para os profissionais da área. Entre as ferramentas que podem ajudar nesse sentido está a assinatura digital para advogado.
Com essa função, você consegue mais produtividade e eficiência no dia a dia, ao mesmo tempo em que obtém segurança para os acordos. Com a solução certa, também é possível criar propostas de modo automático.
Quer descobrir quais são os aspectos positivos da assinatura digital para advogados e como aproveitá-la em sua rotina? Confira a leitura!
O que é uma assinatura digital?
A assinatura digital funciona como um método de validação de identidade no ambiente digital. Para tanto, ela utiliza um mecanismo de criptografia, com base em uma chave pública e uma chave privada.
A chave privada é de uso exclusivo do usuário que assina digitalmente o documento. Ela costuma ser um certificado digital, que está atrelado a um CPF ou CNPJ específico. Os dados dessa chave são registrados no documento digital, servindo como se fosse uma assinatura de próprio punho.
Já a chave pública é disponibilizada aos demais usuários, permitindo a verificação da validade do documento eletrônico. A partir disso, é possível garantir que determinada pessoa ou empresa assinou o documento, evitando fraudes.
É importante notar que, apesar de os termos serem semelhantes, a assinatura digital não é o mesmo que a assinatura digitalizada. Na prática, a assinatura digitalizada é apenas uma assinatura física de um documento que passou por um processo de digitalização ou escaneamento.
Sendo assim, não é possível atestar a origem ou mesmo a autenticidade da assinatura meramente digitalizada. No caso do tipo digital, entretanto, os dados criptográficos permitem realizar essa validação.
Por que um advogado deve usar a assinatura digital?
Sabemos que, no cotidiano dos advogados, a assinatura de contratos e de outros documentos diversos é bastante comum. No entanto, não é preciso se limitar à assinatura física, pois existe a chance de recorrer ao modelo de assinatura digital.
Ao adotar essa estratégia, é possível obter diversos benefícios, inclusive em relação ao contato com os clientes. Na sequência, descubra quais são os principais aspectos positivos desse tipo de assinatura!
Possibilidade de assinar documentos a distância
Uma das maiores vantagens da assinatura digital é a possibilidade de assinar documentos a distância, por meio da internet. Com ela, não é necessário que o advogado se desloque constantemente para coletar assinaturas de clientes e parceiros, por exemplo.
Todas as informações são enviadas online e o processo de assinatura dura apenas alguns minutos. Desse modo, há uma garantia de conveniência para todos os envolvidos.
Maior abrangência no atendimento ao cliente
O fato de a assinatura digital poder ser feita a distância também garante uma abrangência maior na captação e no atendimento ao cliente. Quem está limitado pela assinatura física, normalmente, pode apenas captar clientes do entorno do escritório, já que é preciso coletar as assinaturas pessoalmente.
Com o modelo digital, por outro lado, é possível fechar contratos com clientes de diversas partes do país. Isso aumenta consideravelmente a capacidade de atendimento e de geração de oportunidades, favorecendo o crescimento do escritório.
Também vale considerar que os clientes passam a aproveitar um grau maior de conveniência. Como tudo é resolvido com mais praticidade, a satisfação dos clientes também tende a ser maior.
Maior eficiência nos processos
No geral, recorrer à assinatura digital torna todos os processos do escritório mais eficientes. Não é necessário ficar se deslocando para ir até o cliente assinar um contrato ou agendar uma reunião apenas para realizar essa tarefa.
Essa é uma questão importante para reduzir o nível de burocracia e garantir o alcance dos resultados desejados com mais facilidade.
Proteção jurídica nos acordos
Também vale destacar que a assinatura digital tem reconhecimento jurídico. Como a criptografia permite validar a identidade de quem realizou a assinatura, os documentos assinados dessa forma são legais.
Essa questão é essencial para garantir a proteção jurídica de todas as partes nos acordos firmados. Na prestação de serviços jurídicos, por exemplo, o advogado terá mais proteção quanto ao valor e pagamento dos honorários e demais questões definidas com o cliente.
Como essa assinatura se relaciona com a produtividade?
Além das vantagens anteriores, a assinatura digital para advogados oferece benefícios em relação à produtividade. Essa é mais uma ferramenta que garante uma atuação mais estratégica e funcional para o escritório, favorecendo o aproveitamento de recursos e a geração de resultados.
Em primeiro lugar, há a possibilidade de resolver tudo online. Essa é uma forma de economizar o tempo que seria gasto com deslocamentos, por exemplo. Também é interessante considerar que deixa de ser necessário abrir espaço na agenda apenas para garantir que contratos sejam assinados.
Outro ponto importante é que o uso de tecnologia pode tornar os processos ainda mais eficientes e produtivos. Com a ajuda de um sistema eficiente e os recursos necessários, como o EasyJur, fica fácil centralizar demandas e realizar procedimentos, como a assinatura digital de diversos tipos de documentos.
No geral, esse aumento de produtividade também está atrelado a uma diminuição no volume de demandas do advogado no dia a dia. Dessa forma, há mais tempo disponível para se dedicar a atender os clientes e fazer justiça.
Como funciona a assinatura digital no LegalCRM?
Como você viu, o uso de um sistema integrado com assinatura digital tende a aumentar a produtividade do advogado. Com o EasyJur, você tem acesso ao LegalCRM. Com esse CRM, você tem a chance de gerenciar os processos comerciais do escritório com facilidade, eficiência e produtividade.
Entre os recursos oferecidos pelo LCRM está a assinatura digital de propostas, contratos e outros documentos. Dessa forma, você pode aproveitar todos os benefícios do recurso, inclusive o ganho de produtividade na sua rotina.
Além de assinar os documentos, é possível gerar alguns deles de forma automática. Com os modelos prontos e os dados do lead ou cliente armazenados, com alguns cliques você já consegue gerar propostas e contratos, enviando-os para assinatura.
Ao contar com essa ferramenta, é possível aproveitar diversos aspectos positivos, como:
Segurança
A assinatura digital é confiável, segura e antifraude. Dessa maneira, há como garantir a integridade dos documentos assinados dessa maneira, o que oferece mais segurança para os processos do escritório.
Praticidade
Como você acompanhou, a assinatura digital para advogado oferece mais eficiência e produtividade. Tudo isso gera mais praticidade na gestão de contratos e clientes, tornando o dia a dia mais simples.
Integração
Com o LCRM, especificamente, você conta com recursos integrados aos demais módulos do EasyJur. É possível cadastrar clientes, gerar contratos, acompanhar propostas, assinar documentos e muito mais, de modo centralizado e com muita visibilidade — e sem precisar usar diversas ferramentas simultâneas.
A assinatura digital para advogado torna mais simples a criação e a gestão de documentos, como propostas e contratos. Ao contar com uma solução eficiente, você poderá aumentar a produtividade e a eficiência do seu escritório.
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