De certo você possui ótimas ideias para a sua empresa, entretanto, não sabe por onde ou como começar os seus investimentos, certo? Na realidade, mesmo que pareça algo muito específico, pode ficar tranquilo, já que a grande maioria dos empresários já se encontraram nesta situação em algum momento. Contudo, vale dizer que existem inúmeras maneiras para traçar e determinar as melhores escolhas e alternativas, como por exemplo, realizar um mapeamento de processos. Infelizmente, ainda existem muitas pessoas que não sabem o que é mapa de processo, inclusive empresários e empreendedores.
Esta dúvida também pode ser considerada comum, já que, mesmo na atualidade, ainda existem pouquíssimas fontes e plataformas confiáveis, as quais entregam informações verdadeiras relacionadas aos mapas de processos e demais assuntos referentes aos empresários e mundo jurídico, um problema extremamente grave e que atrapalha a vida de muitos profissionais no Brasil.
Para contornar este problema de uma vez por todas, nós da equipe EasyJur resolvemos separar e disponibilizar por conta própria todas as principais informações relacionadas ao mapeamento de processos, portanto, se você realmente deseja potencializar a sua empresa e botar os seus planos em prática, descobrindo assim, o que é mapa de processo, recomendamos que você se atente ao máximo em todo o artigo a seguir, pois com certeza o mesmo irá lhe ajudar!
Mas afinal, o que é mapa de processo?
Antes de tudo, é imprescindível explicarmos o que é mapa de processo, para que assim, você possa desenvolver uma ampla, sólida e segura base de conhecimentos relacionados ao assunto, e consequentemente, poderá se aprofundar no mesmo com uma maior facilidade, sem gerar maiores dúvidas, algo que tende a acontecer quando adentramos em tópicos mais complexos, como por exemplo: tipos de mapas de processos, como criar um mapa de processos, entre outros.
Bom, sendo assim, podemos dizer que um mapa de processos se trata de uma técnica que se tornou extremamente popular, a qual possui o objetivo de mapear visualmente todos os fluxos de trabalho e até mesmo os processos em si. Esta técnica envolve a criação de, literalmente, um mapa, o qual também pode ser denominado como fluxograma, fluxograma de processo ou até mesmo de diagrama do fluxo de trabalho.
Vale dizer que um mapa de processos apresenta o objetivo principal de comunicar de uma maneira concisa e direta como um determinado processo funciona. Com este mapa, qualquer membro da equipe daquela empresa deve conseguir entender facilmente como realizar um determinado processo, sem a necessidade de explicações verbais e complexas, as quais tendem a atrasar o trabalho, e ainda assim, devem gerar certas dúvidas ao funcionário.
Também é importante ressaltar que ao fazer um mapeamento completo de um determinado processo (ou seja, do seu começo até o seu fim), é possível observar uma compreensão mais efetiva de como todo o processo funciona, e ainda assim, realizar a identificação de ineficiências, problemas e possíveis melhorias.
Por fim, mas não menos importante, não poderíamos deixar de citar que o mapeamento de processos pode ser utilizado com diferentes intuitos, mas o principal é a sua utilização para a análise e melhoria de processos, treinamentos ou até mesmo integrações.
Por que eu deveria utilizar um mapa de processos?
Com isso, agora sim podemos afirmar que você já sabe o que é mapa de processo, contudo, ainda é fundamental que você entenda inúmeros outros conceitos e pontos relacionados a este tipo de mapa, para que assim, fique por dentro de tudo que se relaciona com o mesmo, e consequentemente, possa utilizá-lo de maneira eficiente para potencializar a sua empresa.
Agora falaremos um pouco mais sobre as principais possibilidades que um mapa de processos entrega, para que assim, você entenda as suas funcionalidades que mais se destacam, e caso acabe se interessando por alguma, poderá utilizá-la na sua própria empresa.
Algo que poucas pessoas sabem, é que o mapa de processos possibilita a solidificação de inúmeras ideias, e ainda assim, a agilização de processos por meio da comunicação visual das etapas necessárias para realizar a execução de uma determinada ideia. Sendo assim, algumas das maneiras de utilização do mapeamento de processos são:
- Identificar ineficiências, gargalos, brechas e demais problemas em um fluxo de processo;
- Simplificar ideias;
- Melhorar a compreensão de processos;
- Viabilizar o planejamento para contingências e proporciona orientação para resolução de problemas;
- Delegar responsabilidades;
- Criar documentações relacionadas ao processo;
- Simplificar a comunicação por meio de um formato visual intuitivo e prático;
- Facilitar e potencializar a tomada de decisões;
- Auxiliar os funcionários;
- Cumprir as normas ISO 9000 e ISO 9001;
- Entre outros.
O que é mapa de processo: Conheça todos os tipos de mapa de processos
Algo que você deve saber, é que existem diversos tipos de mapas de processo, cada um com os seus próprios tamanhos, formatos e demais características, e por isso, alguns mapas acabam sendo mais eficientes em determinadas situações e propósitos do que outros. Porém, mesmo com características distintas, todos os mapas apresentam o mesmo objetivo final.
Tendo isso em mente, podemos dizer que os principais tipos de mapas de processos que existem na atualidade são:
- Fluxograma;
- Mapa de alto nível do processo;
- Mapa detalhado do processo;
- Diagrama de raia;
- Mapa do fluxo de valor;
- Diagrama SIPOC.
4 passos que você precisa seguir para criar o seu próprio mapa de processos!
Não poderíamos explicar o que é mapa de processo sem falarmos os passos necessários que todos devem seguir para criar o mapa de processos para a sua própria empresa, e por isso, agora focaremos em tais passos. É válido dizer que, caso você queira uma maior eficiência, você pode utilizar algum software ou ferramenta tecnológica que potencialize as análises e gestão.
Por exemplo, quando nos referimos a escritórios de advocacia, de certo podemos afirmar que um software jurídico, como por exemplo, o software EasyJur (o software jurídico que mais se destaca no mercado na atualidade) conseguirá auxiliar o escritório a desenvolver um mapa de processos mais eficiente e efetivo por meio de suas análises e ferramentas próprias.
Enfim, com ou sem estas ferramentas, é esperado que você consiga criar o seu mapeamento de processos seguindo os seguintes passos:
Identificação de um problema ou processo que deve ser mapeado
O primeiro passo é realizar a determinação de um processo que deve ser mapeado ou de algum problema que necessita de uma solução. Para isso, olhe para a sua própria empresa e se pergunte se existe algum processo ineficiente, se algum processo novo deve ser comunicado e passado para a sua equipe de uma maneira prática, se existem problemas que geram consequências, entre outros.
Relacione as atividades envolvidas
Logo em seguida, você deverá fazer uma relação das atividades envolvidas, ou seja, documente todas as tarefas que são necessárias para concluir o processo identificado no primeiro passo, fazendo uma lista com todas estas atividades, complementando com a pessoa que é responsável por cada uma delas.
Desenhe um fluxograma com os símbolos de um mapa de processo
Logo em seguida, você poderá desenhar um fluxograma utilizando os símbolos de um mapa de processo, representando todo o funcionamento daquele processo utilizando de tal padrão.
Analise o mapa criado
Por fim, mas não menos importante, também é fundamental que você realize uma extensa análise sobre todo o mapa que foi criado, com o principal objetivo de encontrar maneiras de melhorar o processo no geral. Também é interessante coletar o feedback da sua equipe, já que a mesma também pode acabar identificando gargalos e ineficiências em meio ao processo por meio do mapa desenvolvido. Assim, toda a empresa e seus processos podem ser melhorados.
Conheça os principais símbolos que são utilizados nos mapas de processos
Para finalizar este artigo com chave de ouro, resolvemos falar um pouco sobre os símbolos da Linguagem de Modelagem Unificada (UML ou Unified Modeling Language), que são os símbolos utilizados em meio aos mapas de processos para realizar a representação dos principais elementos dos processos, como por exemplo: as etapas, as entradas e saídas, os membros de equipe, entre outros.
Com isso, podemos dizer que os símbolos que costumam ser utilizados com maior frequências em mapeamentos de processos são:
-
Determinador;
-
Etapa do processo;
-
Flecha;
-
Decisão;
-
Atraso;
-
Documento;
-
Dados;
-
Entrada manual;
-
Subprocesso.
Ainda vale dizer que, além destes símbolos, existem inúmeros outros, os quais podem ser incorporados no seu mapa de acordo com as suas necessidades e preferências, contudo, acima acabamos de citar os símbolos que se tornaram mais comuns nos mapas de processos durante os últimos tempos.
Com isso, finalmente podemos afirmar que você já está por dentro de todas as principais informações relacionadas ao mapeamento de processos, portanto, é certo dizer que você já sabe o que é mapa de processo. Vale ressaltar que, caso você ainda apresente alguma dúvida relacionada ao artigo acima, ou até mesmo sobre algum assunto referente à área jurídica, você pode sanar as suas dúvidas através dos demais artigos presentes no blog EasyJur, já que nossas informações são totalmente seguras e confiáveis!
