Operador Jurídico Digital

Como você trata um documento jurídico que precisa elaborar? Como apenas um documento, ou como um projeto?

Parece mágica, porém, ao usar gestão de projetos para gerir as suas demandas, o seu nível de entrega e de remuneração aumenta quase que instantaneamente.

No seu trabalho como Operador Jurídico Digital terá uma variedade de tarefas, objetivos, orçamentos e cronogramas para acompanhar, por isso precisa de um plano organizado para entregar projetos de sucesso.

Uma abordagem padronizada para o processo de gerenciamento de projetos aumenta a taxa de sucesso dos projetos e ajuda a oferecer resultados consistentes e de boa qualidade.

Entender e controlar o ciclo de vida de gerenciamento de projetos ajudará você a entregar mais, em menos tempo.

O que é um ciclo de vida de gerenciamento de projetos?

O ciclo de vida de gerenciamento de projetos é composto por cinco fases pelas quais a maioria dos projetos passa, desde o início até o fechamento e revisão.

Um ciclo de gerenciamento de projetos bem-sucedido pode economizar seu dinheiro, melhorar a eficiência e promover o trabalho em equipe (se você tiver uma) para fornecer entregas de alta qualidade dentro do orçamento e prazo alocados.

São cinco etapas envolvidas em um processo de gerenciamento de projetos, e cada etapa tem várias etapas a seguir.

As etapas são as seguintes:

1. Fase de iniciação do projeto;
2. Fase de planejamento do projeto;
3. Fase de execução do projeto;
4. Fase de encerramento do projeto;
5. Fase de monitoramento do projeto.

1. Fase de iniciação do projeto

A fase de iniciação do projeto te ajuda a identificar um problema, uma necessidade de negócios ou uma oportunidade de melhorar.

Você definirá os objetivos do projeto e o escopo dele. Assim, poderá iniciar facilmente cada fase do projeto e garantir que objetivos e funções sejam claros, evitando ruídos na comunicação com seus contratantes.

2. Fase de planejamento de projetos

Durante a fase de planejamento do projeto você estabelece os detalhes do trabalho para criar um roteiro claro a seguir. Os principais objetivos dessa fase são determinar requisitos técnicos para a conclusão do projeto, um orçamento (principalmente quando você crescer e formar a sua equipe), um plano de comunicação e um cronograma de projetos.

Para organizar suas metas, indico usar a estrutura SMART, que significa específico, mensurável, alcançável, realista e com limite de tempo.

Ao seguir tais diretrizes, é possível definir uma meta de maneira inteligente, que é justamente o significado em inglês da palavra smart.

Como você pode ver, a ideia por trás do método é bastante simples, assim como a sua aplicabilidade.

3. Fase de execução do projeto

O plano de ação passa a ser acionável na fase de execução do projeto. Etapas específicas na fase de execução do projeto podem incluir:

a) Criação de fluxos de trabalho de tarefas;

b) Informar membros da equipe (quando você tiver uma equipe) e partes interessadas em tarefas novas ou concluídas;

c) Monitoramento da qualidade do trabalho;

d) Gerenciamento do orçamento para garantir que não haja gastos excessivos (se você precisar contratar alguém para te ajudar).

4. Fase de encerramento do projeto

Aqui é o momento de preparação para entregar os documentos jurídicos – e eventuais relatórios – para os contratantes.

É interessante analisar o processo de conclusão do projeto e coletar feedback de membros da equipe (quando você tiver) e dos contratantes. A fase de encerramento garante uma melhoria contínua dentro da sua organização para aumentar a produtividade e o sucesso para projetos futuros.

5. Fase de monitoramento de projetos

A fase de monitoramento e controle de projetos tem a função de garantir que o projeto atenda a fatores de sucesso e indicadores de desempenho.

Embora o monitoramento e o controle do projeto seja a última fase, pode acontecer simultaneamente com a fase de execução.

Após essa “pincelada” de como a Gestão de Projetos pode aumentar rapidamente suas entregas e seus resultados, vou te mostrar um resumo das atividades principais que precisa fazer nesta etapa da metodologia de trabalho como Operador Jurídico Digital.

GESTÃO DE PROJETOS – ATIVIDADES PRINCIPAIS

1) Tratar cada nova demanda como um projeto a ser gerido, o que gera otimização do trabalho ao facilitar a compreensão do projeto e a identificação de problemas, além da melhoria da comunicação e do aumento da objetividade.

2) Em cada um dos projetos, mapear os seguintes pontos:

– Porque: justificativas, objetivos e benefícios do projeto;
– O que: o que será realizado e quais seus requisitos;
– Quem: Partes interessadas externas e equipe interna;
– Como: premissas a serem seguidas, partes da entrega e restrições;
– Quando e quanto: quando será entregue, qual o custo e riscos que podem gerar atrasos.

3) Engajar e se comunicar bem com as partes interessadas no projeto.

4) Entregar os trabalhos com agilidade, porém sem comprometer a qualidade ou o volume das atividades em andamento.

5) Usar Tecnologia para organizar e efetivar todos os pontos anteriores.

Novamente fica a seguinte nota aqui: com tecnologia tudo fica mais fácil, produtivo e financeiramente melhor. Você controla melhor o seu trabalho, tem melhor engajamento e conexão com as partes interessadas e gera melhor remuneração pelo seu conhecimento jurídico.

A título de exemplo de tecnologia, no software EasyJur você já consegue desempenhar essas atividades de gestão de projetos sem muito esforço. Já experimentou?

Vamos para a próxima lição.