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Lição #2 de 7

Operador Jurídico Digital

Como entregar mais, com mais qualidade e lucro, trabalhando menos

Por Marcílio Drummond

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Como você trata um documento jurídico que precisa elaborar? Como apenas um documento, ou como um projeto?

Parece mágica, porém, ao usar gestão de projetos para gerir as suas demandas, o seu nível de entrega e de remuneração aumenta quase que instantaneamente.

No seu trabalho como Operador Jurídico Digital terá uma variedade de tarefas, objetivos, orçamentos e cronogramas para acompanhar, por isso precisa de um plano organizado para entregar projetos de sucesso.

Uma abordagem padronizada para o processo de gerenciamento de projetos aumenta a taxa de sucesso dos projetos e ajuda a oferecer resultados consistentes e de boa qualidade.

Entender e controlar o ciclo de vida de gerenciamento de projetos ajudará você a entregar mais, em menos tempo.

O que é um ciclo de vida de gerenciamento de projetos?

O ciclo de vida de gerenciamento de projetos é composto por cinco fases pelas quais a maioria dos projetos passa, desde o início até o fechamento e revisão.

Um ciclo de gerenciamento de projetos bem-sucedido pode economizar seu dinheiro, melhorar a eficiência e promover o trabalho em equipe (se você tiver uma) para fornecer entregas de alta qualidade dentro do orçamento e prazo alocados.

São cinco etapas envolvidas em um processo de gerenciamento de projetos, e cada etapa tem várias etapas a seguir.

As etapas são as seguintes:

1. Fase de iniciação do projeto;
2. Fase de planejamento do projeto;
3. Fase de execução do projeto;
4. Fase de encerramento do projeto;
5. Fase de monitoramento do projeto.

1. Fase de iniciação do projeto

A fase de iniciação do projeto te ajuda a identificar um problema, uma necessidade de negócios ou uma oportunidade de melhorar.

Você definirá os objetivos do projeto e o escopo dele. Assim, poderá iniciar facilmente cada fase do projeto e garantir que objetivos e funções sejam claros, evitando ruídos na comunicação com seus contratantes.

2. Fase de planejamento de projetos

Durante a fase de planejamento do projeto você estabelece os detalhes do trabalho para criar um roteiro claro a seguir. Os principais objetivos dessa fase são determinar requisitos técnicos para a conclusão do projeto, um orçamento (principalmente quando você crescer e formar a sua equipe), um plano de comunicação e um cronograma de projetos.

Para organizar suas metas, indico usar a estrutura SMART, que significa específico, mensurável, alcançável, realista e com limite de tempo.

Ao seguir tais diretrizes, é possível definir uma meta de maneira inteligente, que é justamente o significado em inglês da palavra smart.

Como você pode ver, a ideia por trás do método é bastante simples, assim como a sua aplicabilidade.

3. Fase de execução do projeto

O plano de ação passa a ser acionável na fase de execução do projeto. Etapas específicas na fase de execução do projeto podem incluir:

a) Criação de fluxos de trabalho de tarefas;

b) Informar membros da equipe (quando você tiver uma equipe) e partes interessadas em tarefas novas ou concluídas;

c) Monitoramento da qualidade do trabalho;

d) Gerenciamento do orçamento para garantir que não haja gastos excessivos (se você precisar contratar alguém para te ajudar).

4. Fase de encerramento do projeto

Aqui é o momento de preparação para entregar os documentos jurídicos – e eventuais relatórios – para os contratantes.

É interessante analisar o processo de conclusão do projeto e coletar feedback de membros da equipe (quando você tiver) e dos contratantes. A fase de encerramento garante uma melhoria contínua dentro da sua organização para aumentar a produtividade e o sucesso para projetos futuros.

5. Fase de monitoramento de projetos

A fase de monitoramento e controle de projetos tem a função de garantir que o projeto atenda a fatores de sucesso e indicadores de desempenho.

Embora o monitoramento e o controle do projeto seja a última fase, pode acontecer simultaneamente com a fase de execução.

Após essa “pincelada” de como a Gestão de Projetos pode aumentar rapidamente suas entregas e seus resultados, vou te mostrar um resumo das atividades principais que precisa fazer nesta etapa da metodologia de trabalho como Operador Jurídico Digital.

 

GESTÃO DE PROJETOS – ATIVIDADES PRINCIPAIS

1) Tratar cada nova demanda como um projeto a ser gerido, o que gera otimização do trabalho ao facilitar a compreensão do projeto e a identificação de problemas, além da melhoria da comunicação e do aumento da objetividade.

2) Em cada um dos projetos, mapear os seguintes pontos:


– Porque: justificativas, objetivos e benefícios do projeto;
– O que: o que será realizado e quais seus requisitos;
– Quem: Partes interessadas externas e equipe interna;
– Como: premissas a serem seguidas, partes da entrega e restrições;
– Quando e quanto: quando será entregue, qual o custo e riscos que podem gerar atrasos.

3) Engajar e se comunicar bem com as partes interessadas no projeto.

4) Entregar os trabalhos com agilidade, porém sem comprometer a qualidade ou o volume das atividades em andamento.

5) Usar Tecnologia para organizar e efetivar todos os pontos anteriores.

Novamente fica a seguinte nota aqui: com tecnologia tudo fica mais fácil, produtivo e financeiramente melhor. Você controla melhor o seu trabalho, tem melhor engajamento e conexão com as partes interessadas e gera melhor remuneração pelo seu conhecimento jurídico.

A título de exemplo de tecnologia, no software EasyJur você já consegue desempenhar essas atividades de gestão de projetos sem muito esforço. Já experimentou?

Vamos para a próxima lição.

  • LIÇÃO 1:
    Aqui está o que eu descobri depois de 10 anos no mundo digital e que pode te ajudar a ter resultados de verdade nos próximos 30 dias com a profissão de Operador Jurídico Digital
  • LIÇÃO 2:
    Como entregar mais, com mais qualidade e lucro, trabalhando menos
  • LIÇÃO 3:
    Ao gerenciar seus conhecimentos e informações você multiplica em mais de 10x a sua inteligência
  • LIÇÃO 4:
    O seu trabalho não é tão importante quanto a percepção de valor que o seu cliente tem dele
  • LIÇÃO 5:
    O mais rico não é quem ganha mais dinheiro, mas sim quem gerencia melhor suas finanças
  • LIÇÃO 6:
    A intuição te levará à falência. Os dados te levarão aos milhões
  • LIÇÃO 7:
    Se você tiver medo da tecnologia, se tornará escravo dela. Se você abraçá-la, se tornará um gigante
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