Em todo escritório de advocacia há um grande volume de trabalho. Do atendimento aos clientes, entrada em novos processos, acompanhamento de pareceres e arquivamento de documentos. Tudo deve ser feito com qualidade e eficiência.
Para tanto, boas metas são de grande valia. Elas ajudam a mudar o status quo e otimizar os resultados do escritório. Logo, o advogado também deve saber como criar metas de qualidade, especialmente no formato de Objectives and Key Results (OKRs).
Por sorte, entendemos bastante do assunto! O sistema de gestão Easyjur disponibiliza módulos que facilitam a criação de boas metas. Então continue a leitura!
Entenda o que é Objectives and Key Results (OKRs)
Para criar uma OKR no escritório, o primeiro passo é entender o seu significado.
Em português, o nome refere-se a “objetivos e resultados-chave”. Consiste em uma forma mais atual de criar metas de qualidade, tendo em vista um objetivo genérico e resultados menores, geralmente em curto prazo.
Essa metodologia tem por intuito facilitar o alcance de grandes objetivos, desdobrando-os em resultados mais fáceis. Dessa maneira, contribui para manter o advogado e a equipe de trabalho alinhada, motivada e comprometida.
A ideia é bastante comum em empresas tradicionais. A Google, por exemplo, começou a usar OKRs em 1999, quando tinha apenas 40 funcionários.
Estabeleça objetivos maiores e desafiadores
No escritório de advocacia, o primeiro passo é a criação de objetivos grandes e desafiadores. Eles podem estar relacionados a diversos fatores, como:
- aumento do número de processos vencidos;
- maior organização do espaço de trabalho;
- crescimento da satisfação e fidelização dos clientes;
- redução de custos operacionais;
- aumento da lucratividade nos serviços de assessoria.
O objetivo pode mudar bastante de acordo com cada escritório jurídico, sendo indispensável considerar as variáveis internas e externas – como a situação do mercado, o desempenho de concorrentes ou a demanda dos clientes, por exemplo.
Uma grande dúvida é quanto ao número de objetivos: o indicado é estabelecer até 5, assim será possível manter o foco. Ainda é importante que os objetivos gerem valor para os advogados e contribuam para o crescimento do empreendimento.
Defina os resultados-chave do escritório de advocacia
O segundo passo é definir os resultados-chave (e este é o grande diferencial da metodologia OKR). Esses resultados-chave (RC) funcionam como um passo a passo para que os objetivos genéricos, já citados, sejam atingidos.
Imagine o objetivo de aumentar o lucro do escritório. Os RC devem indicar como isso será feito. Como exemplo, é possível destacar:
- Objetivo: aumentar o lucro do escritório
- RC1: reduzir em 20% o gasto com combustível;
- RC2: mitigar em 30% o número de retrabalho;
- RC3: aumentar em 1/3 o número de clientes.
Nesse caso, há a seguinte estrutura: a) um objetivo maior (aumentar o lucro); b) pequenos resultados, mais fáceis de atingir. Veja outro exemplo:
- Objetivo: duplicar o número de clientes no escritório;
- RC1: aumentar em 10% o número de clientes promotores;
- RC2: treinar toda a equipe no atendimento ao cliente;
- RC3: reduzir em 40% a evasão de clientes do escritório.
É indispensável que os resultados-chave sejam mensuráveis, isto é, baseados em números claros e que possam ser acompanhados com periodicidade. Assim, é possível otimizar o foco e realizar ajustes específicos ao longo do caminho.
Obedeça ao padrão SMART
No final, a OKR deve obedecer ao padrão SMART. Diferente do que muitos podem acreditar, esse nome não é uma referência à palavra “inteligente” em inglês. Na realidade, é um acrônimo de 5 palavras. Confira:
- specific (específica) — toda meta deve ser clara;
- measurable (mensurável) — precisa ser baseada em números;
- attainable (alcançável) — deve ser atingível na empresa;
- relevant (relevante) — precisa contribuir para o crescimento do negócio;
- time-based (baseada no tempo) — deve contar com prazo claro para o alcance.
Certifique-se, então, se as OKRs criadas no escritório estão seguindo o padrão SMART ou se precisam de novos ajustes.
Acompanhe os indicadores-chave de desempenho
Também chamados de Key Performance Indicators (KPIs), os indicadores funcionam como um termômetro dentro do escritório de advocacia, apontando o que está sendo bem feito e o que precisa ser melhorado.
Existem diversos indicadores-chave de desempenho, assunto tratado em outro artigo. Ao conhecê-los e utilizá-los, será possível potencializar os resultados do negócio. Alguns dos principais KPIs são:
- índice de satisfação e lealdade dos clientes;
- retorno sobre o investimento;
- percentual de lucratividade do escritório;
- taxa de processos vencidos;
- assiduidade dos advogados e equipes.
Ao conhecer os KPIs, também será possível estabelecer resultados-chave mais interessantes, desafiadores e inteligentes, bem como monitorar as conquistas com maior assertividade. Logo, todo o empreendimento será beneficiado.
Envolva os sócios e advogados associados
As OKR são importantíssimas para o escritório. Elas definem o que é prioridade, onde a energia de trabalho será alocada e como as tarefas diárias serão realizadas. Por essa razão, é preciso do envolvimento de outros advogados do escritório.
É possível criar uma parte das metas individualmente, agregando maior rapidez na execução. Contudo, a outra parte deve ser criada em equipe, garantindo que todos os envolvidos no escritório sejam ouvidos e respeitados.
Então reúna os atuais sócios e advogados do empreendimento, depois explique o que é uma OKR e peça ajuda para estabelecer os principais objetivos do escritório. Além de melhorar os resultados, esse momento aumenta a sinergia da equipe.
Conte com um sistema de gestão para advogados
É indispensável contar com um bom sistema para a gestão do escritório. Além de aumentar o controle do que está sendo feito (com cadastros completos, agendas e prazos), é possível ter uma visão mais sistêmica do negócio.
Com o módulo financeiro, por exemplo, é possível ter acesso aos relatórios de custo, receita e fluxo de caixa. Assim, torna-se mais fácil definir metas condizentes com a realidade, que possam ser alcançadas e transformem o status quo.
Existem outros módulos que proporcionam uma visão mais holística à administração do escritório de advocacia. O sistema EasyJur, por exemplo, disponibiliza módulos de gestão estratégica, gestão financeira, marketing jurídico, como outros.
Concluindo, não é difícil criar metas no formado de OKRs. Comece definindo um objetivo principal para o escritório, desafiador e realista; depois desdobre-o em resultados-chave, menores e mais fáceis de atingir. E mais, conte com um bom sistema de gestão para a análise, controle e gerenciamento dos resultados.
