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Gestão de processos jurídicos: como ganhar eficiência com a tecnologia?

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Por Thais Fartes

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O cotidiano do advogado é repleto de desafios rumo ao sucesso na operação do Direito. Uma das questões mais relevantes tem a ver com a gestão de processos jurídicos e suas movimentações.

Como essa atividade é crucial para o sucesso, é essencial buscar formas de otimizá-la. Nesse sentido, o uso da tecnologia é um dos aspectos mais relevantes para se diferenciar e ter a chance de escalar seus resultados.

Ao continuar a leitura, você descobrirá:

  • Os principais desafios para gerenciar as movimentações jurídicas;
  • O papel da tecnologia em garantir mais eficiência;
  • Os principais passos para adotar a tecnologia a favor do escritório.

Aproveite a leitura!

Os desafios da gestão de movimentações processuais

Cuidar dos processos dos clientes e de suas movimentações traz diversos desafios para o cotidiano do advogado. Entender onde estão as principais dificuldades e gargalos é um ponto-chave para identificar como otimizar a atuação no dia a dia e fazer um gerenciamento mais eficiente.

A seguir, descubra quais são os desafios mais comuns nesse sentido!

Volume de processos

Especialmente para médios e grandes escritórios, o grande volume de processos é um dos maiores obstáculos. Com dezenas ou centenas de clientes e seus processos, é comum ter que lidar com milhares de movimentações por mês e até por dia.

Se toda a gestão for feita manualmente, essa tarefa se torna mais complexa devido ao consumo excessivo de tempo na rotina. Isso aumenta os riscos de algo não ser avaliado ou de ocorrerem erros.

Atualização sobre as informações

Outro desafio bastante comum na gestão de processos jurídicos é se manter atualizado sobre as informações, em especial as alterações recentes. Sem o apoio da ferramenta correta, essa etapa exige que o advogado pesquise em cada tribunal o número do processo pelo qual é responsável ou a sua inscrição na OAB.

Na prática, se manter atualizado se torna uma tarefa maçante e que consome muito tempo sem, necessariamente, entregar o maior valor agregado.

Cumprimento de prazos

Diante do tempo que é necessário dedicar para o acompanhamento de múltiplos processos, é comum ter dificuldades para cumprir os prazos legais. Isso pode significar desde perder a data de uma audiência até o prazo para envio de um recurso, por exemplo.

Em muitos casos, isso ocorre pela falta de visibilidade sobre os prazos, já que é necessário buscar um grande volume de outras informações. O grande problema é que esse tipo de perda reflete diretamente na experiência do cliente, que pode até sofrer um revés jurídico em determinadas situações.

Comunicação com os clientes

No meio de toda a rotina de acompanhamento das movimentações dos processos ainda há os desafios relacionados à comunicação efetiva com o cliente. É o caso de ser surpreendido por uma mensagem que diz: “Doutor, como anda meu processo?”. Consegue se identificar?

Não é raro que, nessa situação, seja preciso interromper as atividades do momento para buscar a movimentação específica do cliente que faz o questionamento. Além disso, problemas na comunicação afetam a satisfação do cliente e até a imagem profissional e do escritório.

Tomada de decisão

Ainda, a gestão de processos jurídicos inclui desafios relacionados à tomada de decisão sobre a condução do processo. Em casos complexos ou diante de movimentações desafiadoras, por exemplo, costuma ser necessário traçar uma estratégia em busca do êxito.

Porém, a falta de visibilidade sobre o andamento do processo e a sobrecarga de trabalho são aspectos que podem interferir na capacidade de gerar resultados. Por conta disso, a tomada de decisão é prejudicada se for mais difícil obter as informações necessárias.

Atendimento a outras demandas cotidianas

A gestão de movimentações processuais é apenas uma parte do trabalho do advogado no dia a dia. Se essa atividade se torna uma grande consumidora de tempo, é mais complexo cumprir as demais demandas do dia a dia.

Isso pode interferir na qualidade geral de atuação, especialmente ao impedir a sua atuação como operador do Direito de forma estratégica.

 

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A tecnologia como aliada da gestão de processos jurídicos

Apesar de ter desafios, a gestão das movimentações jurídicas pode se tornar mais eficiente. Para tanto, a implementação de tecnologia no processo é essencial, devido aos impactos positivos que ela pode gerar.

Na sequência, descubra como a tecnologia é uma aliada para o seu gerenciamento de processos jurídicos!

Automação de tarefas repetitivas

Com a ajuda de uma ferramenta tecnológica fica mais fácil automatizar tarefas repetitivas, como a pesquisa de processos e movimentações. Em vez de ter que fazer a pesquisa individual de processos, os dados são obtidos pela própria tecnologia.

Outra forma de automatizar processos envolve o gerenciamento de prazos. Com a ajuda de uma agenda digital, é possível controlar os prazos com muito mais eficiência, sem precisar fazer a inserção de cada uma das datas, por exemplo.

Centralização de informações

Também vale saber que a tecnologia é essencial para centralizar as informações. Por meio de um software jurídico é possível reunir em um só lugar todos os documentos e dados necessários para a realização de tarefas.

Com um software jurídico completo, você ainda garante mais segurança da informação, já que os dados ficam totalmente protegidos. Desse modo, é possível atender às regras da legislação e manter tudo em um só lugar.

Redução do risco de erros

Um dos principais motivos para incorporar a tecnologia no cotidiano do seu escritório é que ela ajuda a reduzir e a evitar erros na gestão de processos jurídicos. Com a diminuição da atuação humana, há menos riscos de ocorrerem falhas como movimentações que não são consideradas ou prazos perdidos.

No geral, isso é bastante positivo para a sua qualidade de atuação e para a satisfação do cliente. Afinal, é possível explorar melhor as possibilidades, sem perder prazos ou cometer outras falhas.

Eficiência operacional

De modo geral, utilizar a tecnologia é determinante para ter um aumento na eficiência operacional do escritório. Com ela, você consegue realizar mais atividades, lida com menos retrabalhos e consegue ter uma atuação mais estratégica.

Essa eficiência é indispensável para ser capaz de atender a todos os processos e demandas que decorrem dele. Logo, a tecnologia tem tudo a ver com a conquista de resultados e até com o crescimento sustentável do negócio.

Como tornar a gestão de processos jurídicos mais eficiente

Como você viu, o uso da tecnologia é crucial para conseguir mais eficiência no gerenciamento de movimentações jurídicas. Mas como realmente utilizá-la a favor dos seus resultados?

A seguir, veja como usar a tecnologia para otimizar a gestão de processos jurídicos!

Defina objetivos claros

O primeiro passo é estabelecer metas específicas para o gerenciamento de movimentações jurídicas. Com critérios claros, fica mais fácil acompanhar o sucesso da iniciativa e entender o que funciona melhor para o seu escritório.

Os objetivos podem incluir, por exemplo, a redução no tempo de resposta ao cliente, a prevenção de perdas de prazos ou o aumento da efetividade na tomada de decisões;

Encontre a ferramenta ideal

Para alcançar os resultados estabelecidos é essencial ter o apoio da ferramenta certa. Nesse sentido, o ideal é optar por um software jurídico completo para auxiliar a automação de diversas atividades no cotidiano.

Para implementar uma controladoria jurídica avançada, o software deve apresentar funcionalidades como:

  • Captura automática de movimentações;
  • Centralização de informações no sistema;
  • Integração entre módulos, como a agenda para controlar prazos;
  • Apoio às demais atividades do escritório no cotidiano.

Com o software da EasyJur você tem essas e outras funcionalidades e vantagens. Inclusive, você pode aproveitar a inteligência artificial exclusiva que lê publicações, resume, sugere prazo aplicável e indica providências. Com isso, fica muito mais fácil ganhar eficiência com a tecnologia.

Implemente a tecnologia no dia a dia

Escolhida a ferramenta, o passo seguinte consiste na implementação dela no cotidiano do escritório. É preciso, por exemplo, realizar a migração de dados para o sistema, o que deve ocorrer de modo seguro e planejado.

Também é necessário treinar os colaboradores para a utilização adequada do sistema. Envolver o time nessa mudança aumenta as chances de sucesso e favorece o aproveitamento da ferramenta.

Ainda, a implementação envolve o acompanhamento dos resultados. Medir o desempenho do escritório em relação ao gerenciamento de movimentações jurídicas permite compreender o valor gerado pela adoção da solução correta.

Chegando até aqui, agora você sabe que a gestão de processos jurídicos pode ser mais eficiente com o uso da tecnologia. Escolhendo a ferramenta adequada para as suas necessidades, fica mais fácil garantir os resultados esperados.

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