A automação na advocacia é cada vez mais necessária para advogados que desejam liderar a revolução jurídica do Direito 5.0. Por meio da tecnologia, é possível otimizar processos, aumentar a eficiência e garantir mais resultados.
Entre as aplicações da tecnologia está a automatização do envio de andamentos processuais para o cliente. Essa é uma forma de melhorar a comunicação com o público e obter outros efeitos positivos para a sua imagem como advogado e para o escritório.
Neste artigo, você vai descobrir:
As principais dificuldades para comunicar o acompanhamento de processos
Os benefícios da automação do envio das movimentações processuais
O papel da EasyJur nessa transformação
Aproveite a leitura!
Quais os desafios na comunicação quanto ao acompanhamento de processos?
Quando o assunto envolve a comunicação entre o advogado e o cliente, há alguns obstáculos e desafios que podem interferir no alcance de resultados. Por conta disso, é essencial conhecer quais são essas barreiras para superá-las. Saiba mais!
Falta de atualizações regulares
Um dos maiores problemas tem a ver com a frequência de atualizações sobre as movimentações processuais. Não raramente, há um baixo número de pontos de contato, o que pode dar a impressão aos clientes que eles não estão informados sobre o processo.
Apesar da morosidade da justiça brasileira, a baixa frequência de atualizações pode fazer com que o cliente não fique ciente de algumas mudanças que acontecem. Na prática, isso pode gerar problemas na confiança do cliente em relação ao advogado.
Gerenciamento de expectativas
Outro desafio que precisa ser superado tem a ver com o gerenciamento de expectativas do público. O cliente que move ou está envolvido em um processo, muitas vezes, tem a expectativa de receber atualizações com muita frequência e em pouco tempo.
Porém, na maioria das vezes isso não é possível, já que é comum haver diversos trâmites até que ocorra um andamento significativo. Se a comunicação não estiver alinhada, há a tendência de o cliente ficar frustrado.
Diversidade de processos jurídicos
Do ponto de vista da atuação do advogado, um dos maiores desafios tem a ver com a diversidade de processos jurídicos em andamento. Cada processo tem características e movimentações específicas.
Para o advogado, costuma ser difícil lidar com esse grande volume de informações manualmente, de modo que cada cliente seja informado da maneira adequada. A essa questão somam-se as outras demandas da rotina do advogado, o que pode sobrecarregá-lo.
Questões de segurança e proteção de dados
Ainda, é interessante considerar que a comunicação e o envio de andamentos processuais são afetados por questões relacionadas à segurança e proteção de dados. Em especial com a implementação da Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD), esse tema requer atenção extra.
O vazamento de dados de um processo ou cliente pode gerar prejuízos não apenas para o advogado e partes interessadas como para os clientes e as demais partes envolvidas. Sendo assim, faz sentido que essa seja uma das maiores preocupações sobre o tema.
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Como a automação do envio de andamentos processuais é útil?
Explorar a automação na advocacia do ponto de vista do envio de andamentos processuais oferece diversos benefícios para a sua atuação como advogado. Ao entender esses benefícios, fica ainda mais clara a relevância de investir em ferramentas que permitam incorporar a tecnologia nesse processo tão importante.
A seguir, descubra como a automatização do envio de andamentos processuais é útil!
Agilidade da comunicação
Inicialmente, recorrer ao uso dessa tecnologia permite garantir mais agilidade na comunicação entre você e seu cliente. Sempre que houver um andamento relevante, é possível garantir o envio para a parte interessada sem maiores dificuldades ou atrasos.
Isso é especialmente necessário para garantir que as pessoas fiquem totalmente atualizadas sobre seus processos. É o oposto do que ocorre com a etapa manual, já que é preciso pesquisar cada processo, juntar os andamentos para só então enviá-los aos clientes.
Personalização do contato
Falar em automação na advocacia, como no envio de andamentos processuais, pode parecer uma forma de deixar o relacionamento mais impessoal. No entanto, o que acontece é exatamente o contrário, gerando a chance de personalizar o contato de acordo com as preferências do cliente e das características do processo.
Há pessoas que desejam conferir todas as informações do processo, enquanto outras desejam receber apenas as mais relevantes. Com o uso da tecnologia, é possível definir esses e outros pontos para garantir o atendimento a cada preferência de contato.
Acompanhamento proativo
A incorporação da tecnologia no acompanhamento e envio de andamentos processuais também é fundamental para aumentar a proatividade de atuação do advogado. Em vez de esperar o cliente mandar uma mensagem perguntando sobre o processo é possível enviar comunicações conforme ocorrem as movimentações.
Ao ser proativo, você também consegue controlar melhor os prazos, como datas de audiência ou prazos para ingressar com recursos. Assim, fica mais fácil saber o que acontece com os processos.
Redução de erros humanos
Graças ao uso mais intenso da tecnologia é possível diminuir a ocorrência de erros humanos. Ou seja, há menos chances de um cliente ficar sem saber do andamento de seu processo porque você esqueceu de enviar, por exemplo.
Essa redução dos erros também é essencial para mitigar os riscos, especialmente em relação à confidencialidade da informação. Na prática, há menos chances de você enviar a informação errada para o cliente, o que evita refações e problemas legais.
Eficiência operacional
Graças à automação na advocacia é possível aumentar a eficiência operacional, potencializando a capacidade de gerar resultados. Isso é essencial para qualquer advogado e escritório, já que ser mais eficiente significa fazer mais sem precisar aumentar a disponibilidade de recursos.
Essa questão também está relacionada à escalabilidade no atendimento. Conforme o escritório cresce, há mais clientes e andamentos processuais para gerenciar. Como consequência, há mais tarefas de comunicação. Com a tecnologia, fica fácil dar conta desse aumento sem precisar aumentar a equipe ou os recursos investidos na mesma medida.
Aprimoramento da experiência do cliente
Os impactos percebidos na automatização da comunicação não são percebidos apenas por você como advogado. Essas mudanças também causam efeitos positivos para os clientes, já que há uma melhoria na experiência e no relacionamento.
Isso também envolve outros pontos relevantes, como o aumento da confiança, já que há mais transparência. Isso fortalece o relacionamento e ainda aumenta a sua credibilidade profissional.
Como consequência, é possível se consolidar no mercado e mesmo se diferenciar dos concorrentes. Na prática, isso é essencial tanto para reter os clientes atuais como para atrair novos.
Como o EasyJur pode ajudar?
Para implementar a automação na advocacia, você pode contar com o EasyJur, Com o nosso software jurídico você consegue integrar as diversas áreas do escritório, desde a gestão de clientes até a gestão financeira.
Em relação aos andamentos processuais, é só cadastrar os processos que todas as movimentações serão captadas automaticamente. Além disso, você conta com ajuda da nossa inteligência artificial exclusiva que lê e resume publicações, indica o prazo aplicável e sugere providências.
Para a comunicação com os clientes, você pode criar o próprio workflow para definir a regularidade de envio de informações, atribuir responsáveis e muito mais. Com a integração completa com a agenda, é fácil gerenciar os prazos e garantir que os clientes recebam todas as informações necessárias.
Como você aprendeu, a automação na advocacia pode — e deve — incluir a comunicação com os clientes, inclusive em relação aos andamentos processuais. Dessa forma, é possível estabelecer confiança, fortalecer o relacionamento e aumentar a satisfação dos clientes.
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