A adoção de um sistema de gestão (ERP jurídico) é essencial para a organização, produtividade e segurança da informação em escritórios de advocacia. Mas, para que ele entregue todo o seu potencial, é necessário usá-lo corretamente. Abaixo, listamos 19 práticas que ajudam advogados e equipes a extraírem o melhor do software jurídico no dia a dia.
Cadastro e Padronização de Dados Legais
1. Evite cadastros duplicados
Antes de registrar um novo cliente, parte ou processo, pesquise se ele já está no sistema. Isso evita informações duplicadas e melhora a confiabilidade dos relatórios.
2. Use letras maiúsculas e minúsculas de forma adequada
Evite escrever tudo em maiúsculo. A leitura fica mais difícil e os textos perdem profissionalismo.
3. Preencha os cadastros de forma completa
Insira o máximo de informações relevantes — CPF, e-mail, telefone, endereço, número de processo etc. Um cadastro completo facilita a automação e a geração de relatórios úteis.
4. Atente-se aos acentos
Alguns sistemas diferenciam palavras com ou sem acento. Verifique essa configuração antes de definir padrões internos.
5. Cuide da ortografia e gramática
Erros de digitação comprometem a credibilidade do escritório. Sempre revise os textos inseridos no sistema.
Documentos e Segurança da Informação
6. Padronize os formatos de documentos anexados
Decida com a equipe quais formatos serão utilizados: PDF para documentos finais e Word para modelos, por exemplo.
7. Atualize senhas periodicamente
Troque senhas com frequência para manter a segurança digital. O ideal é a cada 3 meses, com histórico de uso seguro.
8. Padronize os logins de usuários
Use e-mails institucionais ou um padrão como nome.sobrenome. Isso facilita a gestão de acessos e suporte técnico.
9. Crie senhas fortes e seguras
Use pelo menos 8 caracteres, com letras maiúsculas, minúsculas, números e símbolos. Ex: @Dvo2024!rm.
Uso da Agenda e Organização de Dados
10. Registre compromissos e prazos na agenda do sistema
Evite usar agendas paralelas. Centralize tudo no sistema e use categorias ou etiquetas para facilitar a busca.
11. Salve sempre!
Sistemas web nem sempre salvam automaticamente. Clique no botão de salvar antes de sair da tela.
12. Cadastre apenas informações úteis
Evite lançar dados irrelevantes. Tudo que entra no sistema deve ter propósito — principalmente pensando em automações e relatórios.
13. Finalize corretamente seleções em listas
Após escolher uma opção em caixas de seleção, clique fora da caixa. Isso evita alterações acidentais.
Infraestrutura e Eficiência no Uso
14. Tenha uma internet de contingência
Sistemas de gestão e peticionamento eletrônico exigem conexão estável. Tenha uma segunda rede disponível.
15. Salve arquivos nos locais certos dentro do sistema
Siga a estrutura de pastas e diretórios do software. Isso garante que todos da equipe encontrem rapidamente os documentos.
16. Utilize a geração automática de documentos
Configure modelos personalizados para petições, contratos e notificações. Isso reduz o retrabalho e padroniza a comunicação do escritório.
17. Mantenha o sistema sempre em uso
Deixe o sistema aberto durante o expediente e alimente-o constantemente. Ele deve ser o centro da sua operação jurídica.
Acessos, Permissões e Suporte
18. Respeite os níveis de acesso dos usuários
Cada colaborador deve ter acesso apenas ao necessário. Isso reduz riscos e facilita o controle de responsabilidades.
19. Avalie a qualidade do suporte técnico
Priorize sistemas com suporte rápido, preferencialmente em português e com atendimento por múltiplos canais. Verifique também se há treinamentos e atualizações regulares.
BÔNUS: Dicas adicionais para escritórios mais maduros digitalmente
- Integre o sistema ao seu software de automação de marketing ou CRM, se possível, para acompanhar melhor a jornada do cliente.
- Reforce a conformidade com a LGPD, garantindo que o sistema permita controle de consentimentos e anonimização de dados sensíveis.
- Capacite sua equipe continuamente, com treinamentos periódicos sobre o uso correto do sistema e boas práticas.
Diagnóstico para escritórios de advocacia
