Por que o mapeamento de processos é fundamental para seu escritório?

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Todo escritório de advocacia conta com muitos processos. Por exemplo, existem processos para atendimento aos clientes, envio de petições, monitoramento dos avanços processuais e controle dos fluxos administrativos. Sem eles, a organização não existiria.

Entretanto, os processos nem sempre recebem a atenção devida. Muitas vezes são confusos, longos e complexos, o que promove prejuízos ao escritório de advocacia e às suas partes interessadas, como o aumento dos erros e o desperdício de recursos.

No artigo de hoje, vamos entender o conceito de mapeamento de processos, além dos seus benefícios ao escritório e principais passos. Continue lendo atentamente.

O que é mapeamento de processos?

Primeiro, vamos pensar no conceito de processo: uma sequência de passos realizados com determinado objetivo. O processo de contratação de um novo advogado, por exemplo, exige passos como a análise do cargo, o recrutamento e o uso de testes de proficiência.

O mapeamento de processos é o trabalho de identificar e registrar uma sequência de passos, permitindo que as partes interessadas tenham uma visão completa do fluxo, assim como das pessoas envolvidas e dos recursos utilizados — entre outros itens considerados relevantes.

A realização de um bom mapeamento não é necessariamente difícil, mas exige cautela e paciência. É preciso conhecer bem o processo, entender suas entradas e saídas, bem como estar disposto a aprender, admitir equívocos e promover melhorias pontuais.

Existem muitas tecnologias úteis ao mapeamento. Desde planilhas eletrônicas, como o próprio Excel, até sistemas especializados no assunto. Para identificar a melhor ferramenta tecnológica, é preciso considerar a necessidade do escritório e o orçamento disponível.

Quais os benefícios do mapeamento de processos?

Uma ótima pergunta é: por qual motivo aplicar tempo, energia e dinheiro, entre outros recursos escassos, no mapeamento dos processos do escritório? Há muitas respostas possíveis. A verdade é que o mapeamento promove alinhamento e produtividade, também resulta em melhorias ao longo do expediente de trabalho. Entenda mais, neste tópico.

Promove uma visão geral do processo

Um processo pode ser complicado de entender quando não há algo que forneça uma visão geral, especialmente para quem não tem muita experiência com ele. Isso porque é quase impossível descrever um processo longo sem o uso de recursos visuais, como diagramas.

Neste aspecto, o primeiro benefício (e mais óbvio) é o fornecimento de uma visão geral. O mapeamento permite que as pessoas entendam o processo de ponta a ponta, visualizando seus vários desdobramentos. É como olhar algo do topo, sua visão fica muito mais clara.

Na realidade, essa visão privilegiada é reflexo do fluxograma construído. Em suma, pense nesse fluxograma como um diagrama em blocos que representa cada passo, do início ao fim do que precisa ser realizado, permitindo uma visão completa aos profissionais e equipes.

Subsidia melhorias expressivas

O sucesso de um processo é reflexo da qualidade de cada um dos seus passos. Quando os passos não são bons ou simplesmente não deveriam existir, todo o processo é afetado — o que pode gerar prejuízos ao escritório, como o aumento da ineficiência.

De novo, o mapeamento ajuda bastante. Ao conhecer cada passo existente, pode-se avaliar sua necessidade e qualidade, entre outros atributos. Os passos menos adequados devem ser eliminados ou corrigidos, prezando sempre por um processo fluido e funcional.

Existem, também, ocasiões em que é preciso acrescentar um novo passo, tendo por intuito tornar o processo mais completo, seguro ou bem alinhado com políticas de trabalho. Desse modo, ganha-se em robustez e precisão do resultado.

Aumenta o alinhamento dos profissionais

Por mais moderno que seja um processo, ele frequentemente exige pessoas para sua execução. Por esse motivo, é importante que as pessoas e equipes estejam bem alinhadas sobre o que deve ser feito, como, por quem e por qual razão.

O mapeamento fornece, literalmente, um mapa do processo. Os profissionais e equipes podem olhar este mapa para entender os próximos passos, o que promove alinhamento nas entregas futuras, reduzindo erros humanos e conflitos interpessoais.

Este mapa também pode ser usado em programas de integração de novos profissionais, treinamento das equipes de trabalho e reuniões gerais de alinhamento. Desse modo, todos os profissionais são mais bem orientados e podem trabalhar melhor.

Facilita a automação de certas etapas

A automação é um importante elemento no mundo jurídico, pois agrega facilidade ao trabalho dos advogados e promove produtividade ao escritório. Todavia, muitas vezes, falta compreensão dos passos (ou mesmo processos) que podem ser automatizados.

Felizmente, o mapeamento ajuda a mudar isso. Ele fornece uma compreensão profunda de cada passo, permitindo que identifique alternativas modernas e capazes de agregar avanço tecnológico. Desse modo, pode-se automatizar etapas e gerar fluidez em todo o processo.

Quais os passos do mapeamento de processos?

Existem muitos passos possíveis. O primeiro deles é definir quais processos são dignos do mapeamento. Ao longo do expediente, há uma enorme quantidade de processos e pode não ser producente mapear todos eles. Portanto, comece com o que realmente importa.

Para tanto, questione-se sobre duas coisas: i) este processo tem impacto significativo no sucesso do meu escritório? ii) atualmente, ele é bem compreendido e os advogados sabem como conduzi-lo? Priorize processos importantes, mas pouco compreendidos.

Outros passos importantes, apresentados a seguir:

  • Liste o passo a passo para a execução do processo;
  • Descreva melhor as atividades e seus respectivos responsáveis;
  • Transforme tudo em um diagrama de blocos;
  • Avalie se todos os passos fazem sentido, se é preciso eliminar ou incluir algum.
  • Consolide o mapeamento em um diagrama final detalhado.

Após completar o mapeamento e ter em mãos seu mapa de processo, é preciso fazer algo importante: compartilhá-lo com a equipe, especialmente com os profissionais diretamente envolvidos na execução. Assim, conseguirá promover um alto nível de alinhamento.

Veja, agora você sabe o que é mapeamento de processos, qual a sua importância e quais os principais passos. Lembre-se de colocar este conhecimento em prática no escritório de advocacia, permitindo que os advogados e outros profissionais compreendam melhor o que deve ser feito. Assim, terá ganhos em alinhamento, produtividade e qualidade do trabalho.

Gostou do nosso artigo? Aproveite, então, para continuar aprendendo. Entenda mais sobre a gestão da qualidade em escritórios de advocacia e as etapas para melhoria contínua.