A organização e a qualidade são quesitos básicos para o sucesso do escritório: sem isso, é provável que o trabalho não seja producente e não alcance os resultados esperados.
Logo, é necessário que o advogado entenda o mínimo de gestão da qualidade: as técnicas, tecnologias e ferramentas que podem ser úteis ao escritório. Também é preciso que envolva a sua equipe, disseminando a ideia de que a qualidade é crucial.
Aqui, é importante disseminar o uso do sistema de gestão. Ele possibilita o controle dos processos diários, casos ativos, facilitam a comunicação interna e a assertividade.
Sabemos da importância do assunto, por isso elaboramos um artigo para você. Nele, vai entender como fazer gestão da qualidade em seu escritório de advocacia, com dicas claras e eficazes ao crescimento. Continue e tenha uma boa leitura!
Comunicação: o fundamento para a qualidade
A base para qualquer programa de qualidade é a comunicação. Sem isso, é impossível que haja alinhamento no escritório de advocacia, pois surgirão erros operacionais e conflitos interpessoais — agravando ainda mais a situação do escritório.
No escritório, a comunicação ocorre em dois sentidos: internamente (com sócios, funcionários e outros advogados) e externamente (com os clientes da firma jurídica).
A gestão da qualidade foca prioritariamente na comunicação interna. Apensas com profissionais bem direcionados, que sigam as políticas e normas do empreendimento, é possível crescer com saúde e tenacidade para enfrentar os desafios.
Para melhorar a comunicação interna, é importante que os próprios sócios do escritório, em especial o sócio-gestor, se importem com o assunto. Devem abraçar um diálogo mais aberto, fluido e eficaz com os associados e empregados.
Ainda é preciso implementar ferramentas que facilitem a comunicação, como: murais de recados, e-mail corporativo e softwares específicos para a gestão do escritório.
Dessa maneira, será possível reduzir vigorosamente o número de erros e potencializar o lucro do escritório de advocacia. Ainda será possível disseminar uma imagem mais positiva no mercado, entre os clientes e outros concorrentes.
Etapas para a melhoria contínua: obedecendo ao ciclo PDCA
Na gestão da qualidade, uma das mais importantes metodologias é o ciclo PDCA (um acrônimo de plan, do, check e act — planejar, executar, verificar e agir). Ela permite a implementação de melhorias de forma organizada, producente e contínua.
Aqui, é importante destacar que a busca pela qualidade não deve ser algo esporádico na firma jurídica. Muito pelo contrário, deve ocorrer dia após dia. Entenda melhor:
Plan (Planejar)
O primeiro passo é definir um objetivo e planejar o que deve ser feito para alcançá-lo.
É imprescindível que o objetivo seja condizente com a realidade do escritório. Pode ser o de melhorar o atendimento aos clientes, otimizar a fluidez das tarefas diárias ou reduzir o número de erros operacionais, por exemplo.
Todo objetivo deve seguir a um padrão chamado de SMART: um acrônimo para as seguintes características: specific, measurable, attainable, relevant e time-based — específico, mensurável, alcançável, relevante e com prazo bem definido.
Em seguida, é o momento de estabelecer o plano, isto é, definir o caminho mais producente para chegar ao objetivo estabelecido. É preciso pensar em quatro questões: o que deve ser feito, como, por quem e quando deve ser feito?
Do (Executar)
Há um grande espaço entre o planejamento e a execução, e isso deve ser analisado pelo sócio-gestor do escritório. O intuito é reduzir esse gap (isto é, a lacuna) ao máximo.
A execução do plano deve ser acompanhada do monitoramento dos resultados. Logo, se algo não estiver de acordo com o esperado, é possível agir corretivamente e promover melhorias ainda na etapa de execução (o que evita custos maiores).
Nesse momento, é indispensável conhecer os principais indicadores de desempenho para escritórios de advocacia.
Ainda há outro ponto a ser considerado na execução: a liderança da equipe. Os profissionais devem estar entusiasmados com a ideia de melhoria contínua no escritório. Dessa forma, podem se comprometer com afinco na execução do plano.
Check (verificar)
O terceiro passo é muito simples: verificar se o resultado inicialmente definido foi ou não alcançado. Se não, é preciso entender o motivo.
Nesse momento, é importante conhecer uma ferramenta chamada diagrama de Ishikawa. Ela afirma que existem 6 possíveis causas para um efeito na firma (chamadas de 6Ms):
- mão de obra — os associados, empregados ou sócios;
- método — os processos diários;
- meio ambiente — o próprio local de trabalho;
- materiais — insumos usados no dia a dia;
- máquinas — computadores, tabletes, etc.;
- medidas — metas e métricas mal definidas.
O ideal é que o sócio-gestor analise cada uma dessas causas, objetivando identificar subcausas. O intuito é ter uma visão holística para depois agir corretivamente.
Act (Agir corretivamente)
A última etapa do ciclo é agir corretivamente. Ou seja, eliminar os problemas existentes para que melhores resultados sejam alcançados no futuro.
Essa terceira etapa não é de responsabilidade apenas do sócio-gestor, porém, de todo o público interno que possui interesse no sucesso do escritório. Cada profissional deve se comprometer em eliminar os erros e ter disciplina para manter a qualidade.
Após isso, é preciso voltar à etapa inicial: o planejamento. Novos objetivos devem ser criados, bem como estratégias para o sucesso. Assim, pode-se melhorar continuamente.
Software de gestão: o papel da tecnologia na qualidade
A tecnologia tem papel cada vez mais predominante no escritório de advocacia, singularmente no que se refere à gestão da qualidade.
Com um bom software de gestão, é possível: organizar os processos existentes, gerenciar os documentos e petições, facilitar a comunicação interna, ter acesso aos relatórios gerenciais, dentre diversos outros benefícios.
A realidade é que todo escritório de advocacia precisa se modernizar, implementar softwares que automatizem algumas atividades, aumentem o alinhamento e a eficácia das atividades diárias. Sem isso, corre um sério risco de ficar obsoleto.
Um bom software também facilita a gestão do lucro, permitindo que os ganhos financeiros sejam progressivos na firma jurídica. Assim, todos são beneficiados.
Como pode-se observar, a busca pela qualidade deve ser um processo contínuo: com início na melhoria da comunicação, implementação de tecnologias eficazes e disseminação de metodologias de melhoria contínua. As vantagens serão diversas e capazes de potencializar a relação com o público interno e externo ao escritório.
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