Inseridos em um mercado cada vez mais complexo e competitivo, os escritórios de advocacia devem se adaptar e garantir a eficiência no procedimento operacional do escritório. Para tanto, cada vez mais, contam com a área de controladoria jurídica.
Especialmente na área jurídica, a burocracia é muito elevada. São diversas as regras, os tributos e os riscos que envolvem o negócio, não importa se é um escritório recém-criado ou de vanguarda. Então, é preciso garantir a excelência na atuação.
Pensando no assunto, elaboramos um artigo para você, advogado. Nele, você vai descobrir as vantagens da controladoria jurídica e os primeiros passos para a integração desse departamento com as demais áreas do escritório. Boa leitura!
O que é controladoria jurídica no escritório de advocacia?
Como o nome sugere, a controladoria jurídica é um departamento que tem função de controle dentro do escritório de advocacia. Ele atua nas operações mais críticas, como: controle de prazos, digitalização de documentos, diligências, contratação de correspondentes, relatórios de desempenho e resultados.
Esse departamento possui função de staff, isto é, atua dando suporte aos demais departamentos. Logo, sua função é basicamente atuar nos procedimentos operacionais e administrativos referentes à gestão processual, orientando a direção certa e mitigando os riscos.
O profissional responsável pela área é chamado de controller. Além de formação em direito, ele precisa ter inscrição OAB ativa, experiência na área de advocacia e perfil de liderança. Assim, pode atuar com o máximo de desempenho.
Normalmente, a controladoria jurídica é subordinada à alta administração da empresa (representada pelos sócios) e não aos outros advogados ou áreas existentes.
É preciso, também, que a controladoria jurídica tenha as ferramentas certas para o trabalho, como um moderno sistema de gestão processual online (a Easyjur, inclusive, disponibiliza um teste totalmente grátis) integrado ao financeiro do escritório. Assim, pode atuar com maior qualidade na prestação dos serviços, liberdade e diligência.
Quais as vantagens da controladoria jurídica no escritório?
Aumento da produtividade
Primeiramente, é importante destacar que a controladoria jurídica aumenta a produtividade no escritório jurídico, principalmente para aqueles que atuam no contencioso e/ou consultivo de massa.
Ela permite que os advogados foquem na produção técnica da prática jurídica, enquanto cuida de todos os fluxos administrativos e operacionais da gestão dos processos e dos casos extrajudiciais.
Quando os próprios advogados cuidam das questões administrativas, é comum que percam o foco do que realmente importa, isto é, o core business do escritório. Logo, a controladoria jurídica imprime maior organização e liberdade para atuação estratégica de qualidade nos processos em patrocínio do escritório.
Cuida da movimentação burocrática no controle procedimental
Há uma intensa movimentação burocrática para gestão dos prazos e diligências no escritório de advocacia. É possível citar a obtenção de documentos, agendamento de prazos, arquivamento de processos, bem como o report de relatórios gerenciais e estratégicos.
A controladoria jurídica pode facilitar a atuação dos advogados e do sócio-gestor, apontando a direção correta no que deve ser feito e solucionando algumas demandas existentes e gaps de mercado. Assim, mantém o adequado fluxo da movimentação operacional do escritório.
Redução de custo
Em todo escritório jurídico, a otimização do lucro deve ser uma prioridade básica. Assim, é possível remunerar melhor os empregados, sócios e advogados associados, além de honrar o compromisso com fornecedores, reinvestir no crescimento ou mesmo na criação do fundo de reserva.
A controladoria contribui para a obtenção de lucro, visto que garante a redução de custos existentes. Por exemplo, evita que o escritório pague mais tributos que o necessário ou acumule erros que gere onerosidade ao negócio.
Longevidade no mercado
Em meio a mais de 1 milhão de advogados no país, muitos escritórios de advocacia não conseguem se manter lucrativos no médio-longo prazo no mercado. Os motivos são diversos. A falta de recursos financeiros para arcar com os custos do negócio é um dos principais problemas, assim como a escassez de clientes.
Além de garantir uma atuação mais enxuta, sendo caracterizada pela redução de custos, item já mencionado, a controladoria jurídica garante uma melhor experiência aos atuais clientes, visto que agrega maior qualidade nos serviços prestados, organização e agilidade à gestão dos processos.
Diferenciação competitiva
Mesmo escritórios jurídicos devem entender de diferenciação competitiva, afinal, o mercado está mais arrojado do que nunca. É preciso se destacar, de forma ética e legal, de outros concorrentes e ganhar a preferência dos clientes.
A controladoria jurídica garante que os procedimentos sejam mais ágeis, que o escritório esteja em dia com suas obrigações, que os advogados foquem das atividades jurídicas e, por tudo isso, gera maior competitividade. Assim, é possível superar a concorrência.
Assessoria estratégica legal
Como explicado, a controladoria jurídica possui função de staff. Ela ajuda os advogados e outros líderes do escritório na tomada de melhores decisões, baseadas em informações reais acerca do negócio e do ambiente interno-externo.
Então é possível concluir que a assessoria estratégica é um grande diferencial. Ele garante que ótimas decisões sejam tomadas, alinhado a atual situação do escritório jurídico com a realidade macroambiental e os objetivos pretendidos.
Para tantas vantagens, no entanto, a controladoria jurídica e o escritório devem contar com um adequado sistema de gestão legal. Assim, é possível otimizar a gestão dos recursos internos, definir bons planos e alinhar os profissionais.
Como criar e manter o departamento de controladoria jurídica?
Contrate alguém responsável pelo setor (controller)
De acordo com o tamanho do escritório, será preciso contrata um advogado ou uma equipe responsável pela controladoria. Outra possibilidade é realocar alguém da própria equipe, desde que tenha as competências mínimas para o cargo.
O controller, principal responsável pelo departamento, deve saber:
- gerenciar os prazos, documentos, diligências, contratação de correspondentes;
- participar do planejamento estratégico;
- elaborar relatórios para tomadas de decisões;
- solucionar demandas legais do negócio.
Ainda mais importante é contratar ou alocar alguém de altamente confiável, afinal, irá ocupar um dos cargos mais importantes e terá acesso à diversas informações.
Ofereça transparência à controladoria jurídica
Como visto até aqui, a controladoria jurídica irá suportar os pontos críticos do escritório. Por esse motivo, deve ter acesso aos mais diversos documentos, planilhas e informações do empreendimento jurídico. Assim, é possível agir com diligência.
Quando não há a transparência adequada, no entanto, o novo departamento fica impedido de agir, dar o devido suporte e criar estratégias de qualidade. O controller, por sua vez, fica de “mãos atadas” para fazer o que deve.
Conte com a ajuda da tecnologia
Finalmente, é preciso contar com uma boa plataforma de gestão. Ela ajuda na integração das várias áreas do escritório, melhora a comunicação entre os profissionais, a mensuração dos dados e resultados obtidos.
Todavia, é preciso investir em um bom sistema de gestão de processos, prazos e documentos. Além de foco específico no segmento jurídico, a plataforma deve ser uma solução em nuvem (isto é, ser acessível de qualquer lugar e em qualquer dispositivo com acesso à internet).
Como pode observar, não apenas em escritórios maiores, mas também em pequenos e médios escritórios, a controladoria jurídica é um importante departamento. Ajuda no aumento da produtividade, na redução de custos, na organização dos processos e no assessoramento dos advogados e principais líderes do escritório jurídico. Logo, ótimos resultados podem ser obtidos.
Agora que está por dentro do assunto e entende as vantagens da controladoria, aproveite para compartilhar nosso artigo em suas redes sociais. Vamos lá!
