Gestão ágil para demandas consultivas: como aplicar o Kanban no escritório de advocacia?

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No escritório de advocacia, ao longo do expediente de trabalho, há uma série de demandas consultivas que precisam ser tratadas com qualidade, mas também rapidez e precisão. Para que isso seja feito, é importante utilizar a gestão ágil para demandas consultivas.

Em resumo, gestão ágil refere-se a um conjunto de técnicas que podem melhorar a forma como você lida com as demandas existentes, cumprindo-as com mais agilidade e eficiência. Assim, além de beneficiar escritório e advogados, pode promover melhores resultados aos clientes. Em última análise, isso facilita a criação de um escritório de destaque no mercado.

Pensando na importância do assunto, explicamos exatamente o que é gestão ágil para demandas consultivas e como utilizar a técnica Kanban em seu favor. Boa leitura!

Afinal, o que é gestão ágil e como aplicá-la?

Todo escritório de advocacia conta com demandas consultivas, como eventuais consultorias ou ações extrajudiciais, que não são oriundas de processos judiciais. A forma de lidar com essas demandas pode determinar o sucesso (ou fracasso) do escritório.

Imagine, por exemplo, que suas demandas consultivas sejam mal administradas. As exigências não são cumpridas no prazo, os trabalhos apresentam baixa qualidade e falta alinhamento entre a equipe de advogados. Bom, o resultado não será dos melhores.

O ponto é que muitos escritórios não sabem exatamente como lidar com suas demandas consultivas, nem mesmo como monitorar as tarefas que precisam ser feitas. Para facilitar e padronizar esse trabalho, é preciso conhecer um pouco mais de gestão ágil.

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O que é gestão ágil para demandas consultivas?

Grosso modo, você pode imaginar a gestão ágil como uma grande caixa de ferramentas. Nela, você encontra os itens necessários para resolver problemas e subsidiar boas práticas ao longo do trabalho. Sem ela, porém, o trabalho torna-se mais difícil e moroso.

O termo gestão ágil surgiu na administração de projetos. Gestores buscavam formas mais eficientes de executar o trabalho, manter o alinhamento do time e eliminar o desperdício de recursos (sobretudo tempo, energia e dinheiro), então surgiram técnicas específicas.

Apesar de existirem muitas técnicas ágeis, como será explicado adiante, elas contam com alguns valores em comum. A colaboração, a flexibilidade e a transparência são alguns dos aspectos mais importantes e que devem orientar a aplicação da gestão ágil no escritório.

Como aplicar a gestão ágil ao longo do expediente?

Se a gestão ágil é a caixa de ferramentas, quais as ferramentas disponíveis? Existem várias. Algumas podem ser mais úteis que outras para seu escritório e demandas consultivas.

O Scrum é uma das ferramentas ágeis mais conhecidas. Com ela, você fragmenta certo projeto em pequenos blocos de trabalho e entrega cada bloco no decorrer de determinados ciclos operacionais. Desse modo, consegue deixar o trabalho mais fácil, ágil e atraente.

Outra ferramenta é chamada de Lean Startup. Com ela, você pode alavancar o seu escritório de advocacia e acelerar a entrega de serviços aos clientes. A técnica Lean baseia-se em ciclos de construção de soluções, mensuração dos resultados e aprendizado conjunto.

A ferramenta ágil mais popular, porém, é o Kanban. Ela facilita o monitoramento das demandas consultivas do escritório, de modo que tenha o controle do que deve ser feito, do que está sendo feito e do que já foi concluído. Assim, soma precisão ao trabalho.

Quais os benefícios do Kanban para o escritório de advocacia?

O Kanban não é exatamente uma ferramenta nova. Ela surgiu na década de 50 com o esforço da fabricante Toyota de melhorar sua produção, reduzindo desperdícios e gerando mais alinhamento em torno das tarefas que deveriam ser cumpridas.

Nos dias atuais, empresas de diferentes tipos e tamanhos contam com o Kanban. No escritório de advocacia, especificamente no cumprimento das demandas consultivas, esta ferramenta pode promover muitos benefícios. Os principais, pontuados a seguir:

  1. melhora a visualização do que deve ser feito;
  2. permite o monitoramento do andamento de cada demanda;
  3. facilita a comunicação entre as equipes de advogados;
  4. agrega mais dinamismo ao longo da execução do trabalho;
  5. reduz o número de erros, falhas e atrasos por esquecimento;
  6. subsidia o melhor planejamento diário dos advogados;
  7. promove um ambiente de trabalho mais colaborativo.

Portanto, em última análise, o Kanban direciona a força de trabalho e eleva o grau de competitividade do escritório de advocacia, tornando-o mais competente para superar seus competidores e atender bem os clientes legalmente representados.

Como aplicar o Kanban às demandas consultivas do escritório?

Agora você entende o que é gestão ágil, assim como sua principal ferramenta. É hora de descobrir como aplicar o Kanban às demandas consultivas, de modo que consiga colher os benefícios citados anteriormente. Nos tópicos seguintes, pontuamos os principais passos.

Liste as tarefas que precisam ser feitas

Para utilizar o Kanban, um primeiro passo é ter clareza sobre o que deve ser feito. Se você não conta com tarefas a realizar, então não tem motivos para utilizar o Kanban. Felizmente, quase todos os escritórios de advocacia têm uma série de tarefas.

Portanto, comece listando suas tarefas. Tome nota das principais, como realizar uma consultoria ao cliente ABC ou iniciar uma negociação extrajudicial. Tome nota de todas as suas demandas consultivas, mesmo aquelas que considera mais triviais ao expediente.

Para tanto, lembre-se do velho jargão “muitas cabeças pensam melhor que uma”. Reúna sua equipe de advogados e pergunte o que deve ser feito nos próximos meses de trabalho. Você provavelmente terá uma série de respostas, anote todas elas.

Seja claro quanto aos requisitos e prazos

Há uma grande diferença entre titular uma tarefa e tomar nota de uma tarefa. A primeira ação refere-se a atribuir um título ao que deve ser feito, como “consultoria sobre lei geral de proteção aos dados (LGPD)”. A segunda ação exige informações mais profundas.

Portanto, ao tomar nota de cada tarefa, lembre-se de deixar claro quem é seu cliente, qual o contrato vigente, qual advogado será responsável pelo caso, qual a data de início e término das atividades, entre outras observações que podem se mostrar relevantes ao trabalho.

Dentre todas as anotações, a classificação do responsável pela tarefa é a mais importante. Quando há um responsável, você sabe exatamente de quem pedir informações adicionais e cobrar o andamento. Se não há responsável, a tarefa pode ser deixada de lado.

Distribua suas demandas consultivas no quadro Kanban

Um terceiro passo é a distribuição das tarefas no quadro Kanban. Esse quadro conta com uma estrutura composta por três colunas, normalmente denominadas como To Do, Doing e Done (ou seja, respectivamente, tarefas “a fazer”, “fazendo” e “feita”).

Em um primeiro momento, provavelmente todas as suas tarefas ocuparão a primeira estrutura do quadro Kanban, a lista To Do. Na medida em que essas demandas são realizadas, ocupam as casas subsequentes, Doing e Done, conforme seu status de realização.

Felizmente, a gestão do quadro Kanban não precisa ser feita de forma analógica. Atualmente, existem softwares jurídicos que facilitam o lançamento e controle de suas demandas consultivas, bem como o monitoramento do seu status de realização.

Avalie o progresso dos seus projetos consultivos

Na medida em que você lança e visualiza a distribuição das demandas consultivas, é mais provável que haja compromisso com a execução. Contudo, isso não é uma garantia. Eventualmente, uma tarefa ainda pode ser deixada de lado ou esquecida.

Portanto, outro importante passo é avaliar o progresso das demandas no quadro Kanban. Se um projeto está há muito tempo na mesma posição, seja na coluna To Do ou Doing, é preciso se perguntar o motivo e conversar com o advogado responsável pela mesma.

Muitas vezes, o advogado responsável se esqueceu apenas de trocar o status do projeto, deixando de migrá-la para colunas subsequentes. Em outras ocasiões, a tarefa foi deixada de lado por falta de recursos — como tempo, energia ou dinheiro, entre outros.

Conscientize e treine sua equipe de advogados

Em escritórios pequenos, é perfeitamente possível que o sócio administrador monitore todas as demandas e seu respectivo status no quadro Kanban. No entanto, na medida em que o escritório cresce, esse monitoramento exige mais tempo e energia.

Portanto, é preciso conscientizar e treinar a equipe de trabalho. Deixe claro que a metodologia ágil, em especial a técnica Kanban, depende do comprometimento conjunto dos advogados. Todos devem lançar e monitorar seus próprios projetos.

Não é difícil entender o conceito de Kanban, nem mesmo suas etapas para execução. O trabalho pode ficar ainda mais fácil e convidativo se você contar com a ajuda de uma boa tecnologia, o que será discutido no tópico seguinte.

Como o software EasyJur facilita o uso de Kanban?

Existem muitos motivos pelos quais adotar um software jurídico ao escritório, como a maior integração dos recursos, a melhoria da comunicação interpessoal e a automação na geração de relatórios gerenciais. Nesse aspecto, o EasyJur pode ajudar bastante.

O EasyJur é um software especializado na melhoria da gestão de escritórios de advocacia. Para tanto, conta com diversos recursos tecnológicos, como módulos para administração do fluxo de caixa do escritório, monitoramento dos processos judiciais e casos em aberto.

Quando o assunto é demanda consultiva, o EasyJur tem um módulo completo que se baseia na metodologia ágil, em especial o Kanban. Com ele, é possível cumprir todas as etapas Kanban, lançando e distribuindo projetos consultivos de acordo com seu status (To Do, Doing e Done).

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Veja, agora você está por dentro do assunto, sabe o que é gestão ágil para demandas consultivas e como a técnica Kanban pode otimizar seu trabalho. Lembre-se sempre que a tecnologia jurídica pode facilitar cada uma das etapas, além de tornar o processo mais convidativo aos advogados. Assim, há mais chances de êxito no expediente de trabalho.

Gostou do nosso artigo, não é mesmo? Aproveite, então, para conhecer um pouco mais do software EasyJur e realizar um teste grátis da tecnologia no seu escritório. Vamos lá!