[MODELO] Roteiro ECD – SPED – Manual 2015

SPED – Escrituração Contábil Digital – ECD – Roteiro de Procedimentos

A Constituição Federal determina que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais. Em face dessa disposição constitucional foi instituído o SPED, que compreende três grandes subprojetos, dentre os quais se destaca a Escrituração Contábil Digital (ECD), que visa a substituição da emissão de livros contábeis em papel pela sua existência apenas digital. Neste Roteiro são analisadas as disposições aplicáveis nessa modalidade de escrituração contábil, que poderá beneficiar os contribuintes e o fisco. O texto foi atualizado à Instrução Normativa RFB nº 1.594/2015, que alterou as disposições sobre a ECD e ao Ato Declaratório Executivo COFIS nº 82/2015, que aprovou novo Manual de Orientação.

SPED – Escrituração Contábil Digital – ECD – Roteiro de Procedimentos

Roteiro – Federal – 2015

Sumário

Introdução

I –Instituição e aplicação

II –Livros abrangidos pela ECD

III –Pessoas jurídicas obrigadas

III.1-Acompanhamento econômico-tributário diferenciado

IV –Transmissão, validação e prazo de entrega

IV.1 –Regras de transmissão e validação do arquivo

IV.2 –Assinatura digital

IV.3 –Prazo de entrega

V –Retificação

V.1 –Junta Comercial do Estado de São Paulo

VI –Regras de validação

VII –Dispensas

VII.1-Declarações

VII.2 –Arquivos digitais e escrituração

VIII –Compartilhamento de informações

IX –Acesso ao SPED

X –Prazo e registros de acessos

XI –Penalidades

XI.1 –Penalidades aplicadas até 27 de dezembro de 2012

XI.2 –Penalidades aplicadas a partir de 28 de dezembro de 2012

XII –Manual de Orientação do Leiaute

XIII –Decisões Administrativas

XIV –Check-list – ECD

Introdução

A Constituição Federal determina que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio.

Em face dessa disposição constitucional foi instituído o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, que compreende sete grandes subprojetos:

a) a Escrituração Contábil Digital – ECD.

b) a Escrituração Fiscal Digital – EFD;

c) o Conhecimento de Transporte eletrônico – (CT-e)

d) a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e;

e) a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica – (NFS-e);

f) a EFD-Contribuições, e

g) a Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

O subprojeto ECD visa a substituição da emissão de livros e documentos contábeis em papel pela sua existência apenas digital, o que poderá beneficiar os contribuintes na forma de simplificação e racionalização de obrigações acessórias. A administração tributária também será beneficiada, tendo em vista a racionalização de custos e maior eficácia na fiscalização.

Diante de sua importância, neste Roteiro são analisadas as regras gerais aplicáveis a esse novo meio de escrituração contábil.

I – Instituição e aplicação

A Escrituração Contábil Digital (ECD), integrante do SPED, foi instituída pela Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, por meio daInstrução Normativa RFB nº 787/2007, podendo ser usada para fins fiscais e previdenciários, respeitados os limites legais.

AInstrução Normativa RFB nº 787/2007foi revogada pelaInstrução Normativa RFB nº 1.420/2013, que trouxe as novas disposições aplicáveis à ECD.

Em relação ao órgão responsável por regular os procedimentos aplicáveis à escrituração dos empresários e sociedades empresárias, destaca-se que já havia o reconhecimento da ECD, por meio daInstrução Normativa DNRC nº 107/2008, que atualmente é reconhecida pelaInstrução Normativa DREI nº 11/2013.

Consideranto o reconhecimento dessa modalidade de escrituração pelo DREI, é possível afirmar que a ECD possui validade jurídica, inclusive, nos processos de licitação em concorrências públicas.

II – Livros abrangidos pela ECD

A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:

a) livro Diário e seus auxiliares, se houver;

b) livro Razão e seus auxiliares, se houver;

c) livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Podem ser incluídos todos os livros da escrituração contábil em suas diversas formas. O Diário e o Razão são, para o SPED Contábil, um livro digital único. Cabe ao Programa Validador da Escrituração Contábil Digital mostrá-los no formato escolhido pelo usuário. São previstas as seguintes formas de escrituração:

G – Diário Geral;

R – Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar);

A – Diário Auxiliar;

Z – Razão Auxiliar;

B – Livro de Balancetes Diários e Balanços;

S – Livro da SCP Mantida pelo Sócio Ostensivo;

M – ECD em Moeda Funcional (somente a partir da ECD 2016); e

P – Razão Auxiliar das Subcontas (somente a partir da ECD 2016).

Estas formas de escrituração decorrem de disposições do Código Civil

Em relação às demais demonstrações contábeis, apesar de não haver obrigatoriedade expressa de sua inclusão, as mesmas poderão ser inseridas, haja vista que o leiaute da ECD está preparado para receber informações adicionais, a exemplo, das notas explicativas.

Dessa forma, o contribuinte poderá atender, por meio da ECD, as demais normas aplicáveis à sua contabilidade, pois, o arquivo gerado pela ECD também contempla as demonstrações contábeis, como Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, bem como as demais demostrações a que estão sujeitas as pessoas jurídicas.

Fundamentação:art. 2º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013;Resolução CFC 1.299/2010;arts. 1.180 a 1.186 da Lei nº 10.406/2002.

III – Pessoas jurídicas obrigadas

Estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014:

a) as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;

b) as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; e

c) as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições;

d) as Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.

Importante:Por meio daInstrução Normativa RFB nº 1.594/2015, foi determinado que ficam obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º.1.2016:

a) as pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, que no ano-calendário, ou proporcional ao período a que se refere: a.1) apurarem PIS/PASEP, COFINS, Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita e a Contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ 10.000,00; a.2) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ 1.200.000,00;

b) as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que não se utilizem da prerrogativa de no decorrer do ano-calendário, manter livro Caixa, no qual seja escriturado toda a movimentação financeira, inclusive bancária.

As Sociedades em Conta de Participação (SCP) enquadradas nas hipóteses previstas nas letras "a" e "b", bem como as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do IR com base no lucro real e as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do IRRF, parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita, devem apresentar a ECD como livros próprios ou livros auxiliares do sócio ostensivo, salvo em relação ao fatos contábeis ocorridos até 31.12.2015.

Para as demais sociedades empresárias a ECD é facultativa.

As pessoas jurídicas do segmento de construção civil obrigadas a escriturar o livro Registro de Inventário e dispensadas de apresentar a EFD, devem apresentá-lo na ECD, como um livro auxiliar.

Estão dispensadas da entrega da ECD:

a) as pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional;

b) os órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;

c) as pessoas jurídicas que permaneceram inativas durante todo o ano-calendário de 2014.

Fundamentação:art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, alterada pelaInstrução Normativa RFB nº 1.594/2015.

IV – Transmissão, validação e prazo de entrega

A seguir, serão analisadas as regras de transmissão, validação e respectivo prazo de entrega.

IV.1 – Regras de transmissão e validação do arquivo

A ECD deverá ser transmitida ao SPED, sendo considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém e, quando for o caso, após a autenticação pelos órgãos de registro (Juntas Comerciais).

O arquivo contendo a ECD deverá ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), especificamente desenvolvido para tal fim, disponibilizado na página da RFB na Internet, o qual contém as seguintes funcionalidades:

a) validação do arquivo digital da escrituração;

b) assinatura digital;

c) visualização da escrituração;

d) transmissão para o SPED;

e) consulta à situação da escrituração.

Fundamentação:arts. 1ºeart. 4º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013; alterado pelaInstrução Normativa RFB nº 1.486/2014.

IV.2 – Assinatura digital

Os livros contábeis e demais documentos emitidos em forma eletrônica deverão ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP – Brasil), a fim de garantir a autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do documento digital.

Para a assinatura digital, são, no mínimo, dois signatários: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista.

Assim, devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima tipo A3. Não existe limite para a quantidade de signatários e os contabilistas devem assinar por último. O Programa Validador e Assinador – PVA só permite que o contabilista assine após os representantes da empresa.

Os certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados

O DREI também já se pronunciou através daInstrução Normativa nº 11/2013, no qual disciplinou que o Livro Digital deve ser assinado com certificado digital de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

O livro pode ser assinado por procuração, desde que ela seja arquivada na Junta Comercial. O SPED não faz qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores. Esta verificação é feita pela Junta Comercial. A procuração eletrônica da Receita Federal não pode ser utilizada.

Fundamentação:art. 2º, parágrafo único da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013.

IV.3 – Prazo de entrega

A ECD será transmitida anualmente ao SPED até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. O serviço de recepção da ECD será encerrado às 23h59min59s, horário de Brasília, da data final fixada para a entrega.

Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras:

a) até o último dia útil do mês subsequente ao do evento;

b) se ocorridos de janeiro a maio do ano da entrega da ECD para situações normais, o prazo mencionado anteriormente será até o último dia útil do mês de junho do referido ano.

Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a abril de 2014, o prazo para entrega da ECD será até o último dia útil do mês de maio de 2015.

A obrigatoriedade de entrega da ECD, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

Fundamentação:art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, alterada pelaInstrução Normativa RFB nº 1.594/2015.

V – Retificação

A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência.

O livro já autenticado não pode ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada. Erros contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade.

O contribuinte, portanto, deve ficar muito atento quando da entrega da ECD, tendo em vista que após a autenticação pela Junta Comercial, fica impedida a sua retificação.

A Receita Federal inclusive se pronunciou a respeito, por meio do Manual de orientação do leiaute do SPED Contábil (ECD), prevendo essa vedação à retificação, e tratando das hipóteses em que o livro poderá ser substituído, desde que ainda não tenha sido autenticado, conforme é transcrito a seguir:

Seção 1.12. Substituição do Livro Digital Transmitido

Se o livro digital já foi enviado para o Sped e houver necessidade de substituição, é possível verificar o andamento dos trabalhos de autenticação por meio do PVA do Sped Contábil, no menu "Consulta Situação".

O livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA do Sped Contábil, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial) ou substituído.

Se o livro estiver "em análise", dirija-se, com urgência, àquele órgão do registro de comércio e solicite que o livro seja colocado em exigência. Também pode haver substituição nos seguintes estados: recebido, recebido parcialmente, aguardando processamento, aguardando pagamento e autenticado (*).

Após a autenticação do livro, as retificações de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas noart. 16 da Instrução Normativa DREI nº 11/13:

Art. 16. A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.
Parágrafo Único: Erros contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade.
Não confunda substituição do livro com recomposição da escrituração. O mesmo ato normativo disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:
Art. 34. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário individual, a empresa individual de responsabilidade Ltda – Eireli, a sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades fará publicar, em jornal de grande circulação do local do estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito hora à Junta Comercial de sua jurisdição.
§ 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
§ 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo.
§ 3º No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema.

(*) De acordo com os art. 17, 18, 19, 20 e 21 da Instrução Normativa DREI no 111/13:

Art. 17. Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro ou identificado erro de fato que torne imprestável a escrituração.
Parágrafo Único: Entende-se por erro de fato que torne imprestável a escrituração qualquer erro que não possa ser corrigido na forma do artigo precedente e que gere demonstrações contábeis
inconsistentes.
Art. 18. O termo de cancelamento será lavrado:
I – Na mesma parte do livro onde foi lavrado o Termo de Autenticação, no caso de livro em papel ou fichas; e
II – Em arquivo próprio, quando livro digital.
Art. 19. O termo de cancelamento será lavrado por autenticador e conterá número do processo administrativo ou judicial que o determinou.
Art. 20. O processo administrativo poderá ser instaurado pela Junta Comercial ou por iniciativa do titular da escrituração.
Parágrafo Único: Quando o cancelamento for de iniciativa do titular da escrituração e decorrer de erro de fato que a torne imprestável, deverá ser anexado ao processo administrativo, laudo detalhado firmado por dois contadores.
Art. 21. Identificado erro material a Junta Comercial enviará ofício ao Departamento de Registro Empresarial e Integração, solicitando o cancelamento do Termo de Autenticação de livro digital,
justificando claramente o motivo para o referido cancelamento.
Parágrafo Único: O DREI encaminhará ao gestor do Sped, na Receita Federal do Brasil, ofício com a solicitação deferida pela Junta Comercial contendo as informações do livro (Nome Empresarial, tipo de livro, no de ordem e período a que se refere), para providências cabíveis.

Os livros G, R e B são equivalentes. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo, um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa.

O NIRE é o Número de Inscrição no Registro de Empresas na Junta Comercial. Até a versão 2.X do PVA do Sped Contábil, o sistema identificava a escrituração pela chave [NIRE] + [HASH] do arquivo. O hash é, também, o número do recibo. Portanto, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, deve ser utilizado o requerimento normal (primeira opção no topo do formulário) e não o de substituição, pois o PVA do Sped Contábil não permite a substituição de escrituração em virtude de NIRE incorreto. Tentativa de enviar com requerimento de substituição vai retornar mensagem informando que a escrituração a ser substituída não existe. Guarde cópia do termo de exigência e dos recibos de transmissão para eventual comprovação.

A partir da versão 3.X do PVA do Sped Contábil (a partir de julho de 2013), a chave é o [HASH]. Portanto, a partir da versão 3.X, será possível, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, efetuar a substituição da escrituração.

No Sped Contábil é possível transmitir uma escrituração de um ano-calendário posterior e, depois, transmitir a escrituração de um ano-calendário anterior.

A mesma regra vale para a substituição. É possível substituir uma escrituração de um ano-calendário anterior, mesmo já tendo transmitido uma escrituração de um ano-calendário posterior.

Roteiro prático para substituição do livro digital:

1. Corrija as informações no arquivo (livro digital): se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura.

A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo "Bloco de Notas".

Observação: A partir da versão 3.X do PVA do Sped Contábil, é possível corrigir as informações no próprio PVA que possui a funcionalidade de edição de campos.

2. Valide o livro no PVA do Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil.

3. Assine.

4. Gere o requerimento de substituição (a opção está no topo do formulário) – o hash do livro a ser
substituído é, também, o número do recibo de entrega. A informação deve ser preenchida utilizando somente os algarismos e as letras maiúsculas de A até F (Não há a letra "O" no hash; sempre é o numeral 0). Informe também o DV.

5. Assine o requerimento.

6. Transmita.

Observação: Em alguns casos de correção de exigências, o hash da escrituração substituta não é alterado, como por exemplo, na troca de assinatura do requerimento de autenticação de procurador para administrador. Nessas situações, para que um novo hash seja gerado, inclua um espaço em brando em qualquer campo texto (sem limitação de tamanho) da escrituração e adote novamente o procedimento de substituição do livro digital.

Observação: Substituição no caso de sociedades não empresárias (sem NIRE) – Segue o mesmo roteiro destacado acima.

Fundamentação:art. 16 da Instrução Normativa DREI nº 11/2013.

V.1 – Junta Comercial do Estado de São Paulo

A JUCESP (Junta Comercil do Estado de São Paulo) editou aPortaria nº 19/2010, que disciplina procedimentos para solicitação de colocação em exigência de livro contábil enviado pelo Sistema Públio de Escrituração Digital – SPED.

Conforme aPortaria nº 19/2010, o pedido de colocação em exigência de livros contábeis digitais enviados pelo Sistema Público de Escrituração Digital – Sped Contábil, para autenticação pela JUCESP – Junta Comercial do Estado de São Paulo deverá ser feito através de e-mail, exclusivamente, para o endereço eletrônico:exigencialivros@fazenda.sp.gov.br, com assinatura da certificação digital emitida pela hierarquia da Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil – ICP Brasil.

Para assinar o e-mail com certificação digital, o emitente, deverá ser um dos signatários que assinaram o requerimento de autenticação do referido livro, ou pelo contabilista que assinou a escrituração contábil digital.

No campo "ASSUNTO", do e-mail, deverá ser colocado a expressão: "PEDIDO DE EXIGÊNCIA DOS LIVROS DIGITAIS".

No corpo do e-mail, deverá constar: a Denominação Social da Empresa, NIRE, nº do protocolo de entrega do arquivo enviado pelo Sistema Público de Escrituração Digital – SPED Contábil, identificação do livro, seu número sequencial, período a que se refere à escrituração e os motivos para tal solicitação.

Ressalte-se que os procedimentos enunciados devem ser seguidos pelos contribuintes situados no Estado de São Paulo. Para os demais Estados federativos devem ser observadas as normas específicas editadas por cada um.

Fundamentação:Portaria Jucesp nº 19/2010.

VI – Regras de validação

Como já mencionado, a ECD deverá ser submetida ao PVA, que fará a validação do arquivo digital da escrituração.

A partir de 26.05.2015 as regras de validação aplicáveis aos diversos campos, registros e arquivos integrantes da ECD passaram a ser especificadas, noAto Declaratório Executivo COFIS nº 42/2015, que aprovou o Manual de Orientação do Leiaute do Sped Contábil (ECD).

OAto Declaratório Executivo COFIS nº 42/2015foi revogado peloAto Declaratório Executivo COFIS nº 82/2015, que aprovou novo Manual.

O Manual de Orientação da ECD está disponível na internet no portal do Sistema Público de Escrituração Digital no endereço:http://www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/sped-contabil/legislacao.htm.

Fundamentação:Ato Declaratório Executivo COFIS nº 82/2015.

VII – Dispensas

VII.1- Declarações

As declarações relativas a tributos administrados pela RFB exigidas das pessoas jurídicas que tenham apresentado a ECD, em relação ao mesmo período, serão simplificadas, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informação.

Por enquanto, todavia, com exceção da hipótesesa seguir, ainda não há dispensa da entrega de outras declarações pela pessoa jurídica obrigada à ECD.

Fundamentação:art. 3º, § 2º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013.

VII.2 – Arquivos digitais e escrituração

A apresentação dos livros digitais, em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre:

a) em relação às mesmas informações, a exigência contida naInstrução Normativa SRF nº 86/2001, e naInstrução Normativa MPS/SRP nº 12/2006. Tais atos tratam, respectivamente, sobre informações, formas e prazos para apresentação dos arquivos digitais e sistemas da Receita Federal, e sobre o Manual Normativo de Arquivos Digitais e o Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos digitais – SVA, da Secretaria da Receita Previdenciária;

b) a obrigatoriedade de escriturar o livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário;

c) a obrigatoriedade de transcrever no livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto de que trata oart. 35 da Lei nº 8.981/1995.

A adoção da EFD, nos termos doAjuste Sinief nº 02/2009, supre:

a) a elaboração, registro e autenticação de livros para registro de inventário e registro de entradas, em relação ao mesmo período, desde que informados na EFD, nos termos doarts. 261e292 a 298 do RIR/1999que tratam, respectivamente, sobre o arrolamento no Livro de Inventário e sobre os critérios para avaliação de estoques;

b) em relação às mesmas informações, das exigências contidas naInstrução Normativa SRF nº 86/2001, que dispõe sobre informações, formas e prazos para apresentação dos arquivos digitais e sistemas utilizados por pessoas jurídicas, e naInstrução Normativa MPS/SRP nº 12/2006que aprovou a versão 1.0.0.2 do Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD).

Fundamentação:art. 6º da Instrução Normativa nº 1.420/2013; alterada pelaInstrução Normativa RFB nº 1.486/2014.

VIII – Compartilhamento de informações

As informações relativas à ECD, disponíveis no ambiente nacional do SPED, serão compartilhadas com as administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e ainda com os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias.

Tal compartilhamento restringe-se ao limite de competência dos entes acima mencionados, observada ainda a legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário, nas seguintes modalidades de acesso:

a) integral, para cópia do arquivo da escrituração (no caso de iniciado procedimento fiscal ou equivalente, junto à pessoa jurídica titular da ECD);

b) parcial, para cópia e consulta à base de dados agregados, que consiste na consolidação mensal de informações de saldos contábeis e nas demonstrações contábeis.

Fundamentação:art. 7º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013.

IX – Acesso ao SPED

O acesso ao ambiente nacional do SPED fica condicionado a autenticação mediante certificado digital credenciado pela ICP-Brasil, emitido em nome do órgão ou entidade referidas notópico VIII.

O acesso também será possível às pessoas jurídicas em relação às informações por elas transmitidas ao SPED.

Apesar dessa previsão de acesso às informações, é de responsabilidade da pessoa jurídica a guarda das informações relativas ao arquivo transmitido ao SPED, que deverão ser mantidas na forma e prazos previstos na legislação aplicável.

Fundamentação:art. 8º, "caput" e § 1º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013;art. 1º, § 2º do Decreto nº 6.022/2007.

X – Prazo e registros de acessos

O ambiente nacional do SPED manterá o registro dos eventos de acesso, pelo prazo de 6 anos, contendo, no mínimo:

a) identificação do usuário;

b) autoridade certificadora emissora do certificado digital;

c) número de série do certificado digital;

d) data e a hora da operação; e

e) tipo da operação realizada (acesso integral ou parcial).

As informações sobre o acesso à ECD pelos órgãos e entidades referidos notópico VIIIficarão disponíveis para a pessoa jurídica titular da ECD, em área específica no ambiente nacional do SPED, com acesso mediante certificado digital, ou seja, o contribuinte terá conhecimento dos órgãos e entidades que acessaram sua ECD.

É importante ainda destacar que o contribuinte terá acesso às informações em relação aos órgãos que acessaram sua escrituração. Saberá, inclusive, se esse acesso foi integral ou parcial.

Fundamentação:art. 8º, § 2º eart. 9º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013.

XI – Penalidades

Conforme dispõe oart. 106, II, "c" da Lei nº 5.172/1.966(CTN), a lei aplica-se a ato ou fato pretérito, quando lhe comine penalidade menos severa que a prevista na lei vigente ao tempo da sua prática.

Desta forma, as regras instituídas peloart. 8º da Lei nº 12.766/2012(subtópico XI.1), retroagem no tempo, tendo em vista serem mais benéficas ao contribuinte.

Fundamentação:art. 106, II, "c" da Lei nº 5.172/1.966(CTN);art. 8º da Lei nº 12.766/2012.

XI.1 Penalidades aplicadas até 27 de dezembro de 2012

Até 27 de dezembro de 2012 a não apresentação da ECD até o prazo estipulado acarretava a aplicação de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês calendário ou fração.

Fundamentação:art. 10 da Instrução Normativa RFB nº 787/2007.

XI.2 Penalidades aplicadas a partir de 28 de dezembro de 2012

Com a publicação daLei nº 12.766/2012, conversão daMedida Provisória nº 575/2012, foi alterado oart. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001, que passou a regular as penalidades aplicáveis nos casos de atraso, não apresentação ou apresentação com incorreções das declarações, demonstrativos ou escrituração digital exigidos nos termos doart. 16 da Lei nº 9.779/1999.

Assim, dispõe oart. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001, que o sujeito passivo que deixar de cumprir as obrigações acessórias exigidas nos termos doart. 16 da Lei nº 9.779/1999, ou que as cumprir com incorreções ou omissões será intimado para cumpri-las ou para prestar esclarecimentos relativos a elas nos prazos estipulados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e sujeitar-se-á às seguintes multas:

a) por apresentação extemporânea:

a.1) R$ 500,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que estiverem em início de atividade ou que sejam imunes ou isentas ou que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro presumido ou pelo Simples Nacional;

a.2) R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às demais pessoas jurídicas;

c.3) R$ 100,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas físicas;

b) por não cumprimento à intimação da Secretaria da Receita Federal do Brasil para cumprir obrigação acessória ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal: R$ 500,00 por mês-calendário;

c) por cumprimento de obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas:

c.1) 3% não inferior a R$ 100,00, do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta;

c.2) 1,5% não inferior a R$ 50,00, do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa física ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta.

O contribuinte, portanto, deve ficar atento ao prazo de entrega da ECD, sob pena de ter que arcar com a multa prevista na legislação.

Fundamentação:art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001;art. 8º da Lei nº 12.766/2012;art. 57 da Lei nº 12.873/2013;Parecer Normativo RFB nº 3/2013;art. 10 da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013.

XII – Manual de Orientação do Leiaute

OAto Declaratório Executivo COFIS nº 82/2015aprovou um novo Manual de Orientação do Leiaute do Sped Contábil (ECD), que está disponível na internet no portal do Sistema Público de Escrituração Digital no endereço:http://www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/sped-contabil/legislacao.htm.

Fundamentação:Ato Declaratório Executivo COFIS nº 82/2015.

XIII – Decisões Administrativas

A seguir, são transcritas algumas decisões de consulta da Secretaria da Receita Federal do Brasil sobre o tema:

a) Processo de Consulta nº 39/11 – 5a. Região Fiscal
Assunto: Simples Nacional
Ementa: SOCIEDADE COOPERATIVA. ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL. DISPENSA. As cooperativas são sociedades simples e, como tais, estão desobrigadas da adoção da Escrituração Contábil Digital – ECD.
DISPOSITIVOS LEGAIS: Decreto nº 6.022, de 2007, arts. 1º e 2º; IN RFB nº 787, de 2007, arts. 1º e 3º.
LÍCIA MARIA ALENCAR SOBRINHO – Chefe
(Data da Decisão: 30.08.2011 Data da Publicação: 19.09.2011)

b) Processo de Consulta nº 84/11 – 8a. Região Fiscal
Assunto: Obrigações Acessórias
Ementa: Escrituração Contábil Digital. SPED Estão obrigadas à apresentação da ECD ao SPED, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as sociedades empresárias que façam a apuração do IRPJ pela sistemática do lucro real.
Dispositivos Legais: IN RFB nº 787, de 2007, art. 3º, Decreto nº 3.000, de 1999, art. 232, V, art. 246, c/c § 1º, art. 13, Lei nº 9.718, de 1998.
SONIA DE QUEIROZ ACCIOLY BURLO – Chefe
(Data da Decisão: 13.04.2011 Data da Publicação: 27.05.2011)

c) SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 167/10 – 9a. Região Fiscal
ASSUNTO: Normas de Administração Tributária
EMENTA: SPED Contábil. ECD. ESCRITURAÇÃO CENTRALIZADA. É facultada a descentralização de escrituração contábil digital (ECD), devendo a matriz incorporar na sua escrituração, ao final de cada mês, os resultados de cada filial.
(Data da Decisão: 12/07/2010)

d) Processo de Consulta nº 104/09 – 1a. Região Fiscal
Assunto: Obrigações Acessórias
Ementa: SPED. LIVRO DIÁRIO. A utilização do livro diário com escrituração resumida obriga o uso de livro diário auxiliar e este deve conter o registro individualizado de cada operação. Devem ser entregues, via SPED contábil, o diário com escrituração resumida e o diário auxiliar.
DISPOSITIVOS LEGAIS: arts.1º e 2º da Instrução Normativa
RFB nº 787/2007; art. 1.184 da Lei nº 10.406/2002.
MIRZA MENDES REIS – Chefe da Divisão
(Data da Decisão: 09.04.2009 Data da Publicação: 24.07.2009)

XIV – Check-list – ECD

Foi divulgado, pela Fenacon, um check-list a ser utilizado antes do envio da escrituração contábil digital – ECD. O objetivo é a redução da quantidade de escriturações que são colocadas em exigência, que, atualmente, supera 50% dos livros digitais analisados.

O check-list foi formulado pelo grupo SPED Contábil (Fenacon, RFB, DNRC, CFC e Juntas Comerciais convidadas)

Abaixo segue tabela com o check-list formulado. O check-list também pode ser acessado pelo endereço:http://www.fenacon.org.br/check_list_ecd.pdf.

Fonte: Fenacon – Ano III – 856, Brasília, 11 de junho de 2013.