[MODELO] Escrituração Contábil Fiscal (ECF) – Roteiro – Instrução Normativa RFB

Escrituração Contábil Fiscal (ECF) – Roteiro de Procedimentos

A Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013 dispõe sobre as regras da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que deve ser apresentada por todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, a partir do ano-calendário de 2014. O texto foi atualizado à Instrução Normativa RFB nº 1.595/2015 que alterou as disposições sobre a ECF e ao Ato Declaratório Executivo COFIS nº 83/2015 que aprovou novo Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF). 

Escrituração Contábil Fiscal (ECF) – Roteiro de Procedimentos

Roteiro – Federal – 2015

Sumário

Introdução

I –Instituição

II –Pessoas jurídicas obrigadas

III –Prazo de entrega

IV –Regras para preenchimento

V –Leiaute

V.1-Geração e característica do arquivo

VI –Blocos da ECF

VII –Dispensa

VIII –Penalidades

IX –Inovações

X –Decisões administrativas

XI –Perguntas e Respostas

Introdução

AConstituição Federaldetermina que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio.

Em face dessa disposição constitucional foi instituído o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, que compreende nove grandes subprojetos:

a) a Escrituração Contábil Digital (ECD);

b) a Escrituração Fiscal Digital (EFD);

c) o Conhecimento de Transporte eletrônico – (CT-e);

d) a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);

e) Controle Fiscal Contábil de Transição (Fcont);

f) a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);

g) a EFD-Contribuições;

h) a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), e

i) e-Financeira.

Para saber mais sobre o SPED, consulte o Roteiro Federal "Sistema Público de Escrituração Digital – SPED – Roteiro de Procedimentos".

Neste Roteiro, analisaremos as regras para cumprimento da Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

I – Instituição

Objetivando dirimir a redundância de informações existentes na escrituração contábil, no Lalur e na DIPJ, foi instituído o Livro Eletrônico de Escrituração e Apuração do IRPJ e CSLL sobre o Lucro Líquido da Pessoa Jurídica Tributada pelo Lucro Real (e-LALUR), por meio daInstrução Normativa RFB nº 989/2009.

O referido ato determinava que a escrituração e entrega do e-LALUR era obrigatória somente para as pessoas jurídicas sujeitas à apuração do Imposto sobre a Renda pelo regime do lucro real.

Posteriormente, aInstrução Normativa RFB nº 989/2009foi revogada pelaInstrução Normativa RFB nº 1.353/2013, que instituiu a Escrituração Fiscal Digital do Imposto sobre a Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido da Pessoa Jurídica (EFD-IRPJ), de apresentação obrigatória para as pessoas jurídicas sujeitas à apuração do Imposto sobre a Renda pelo regime do lucro real, lucro presumido ou lucro arbitrado, e também para as pessoas jurídicas imunes e isentas.

Assim, por meio daInstrução Normativa RFB nº 1.353/2013, o e-LALUR foi renomeado para EFD-IRPJ .

Contudo, com o publicação daInstrução Normativa RFB nº 1.422/2013, aInstrução Normativa RFB nº 1.353/2013foi revogada, e a EFD-IRPJ teve seu nome alterado para Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

AInstrução Normativa RFB nº 1.422/2013também revogou osarts. 4º, 5ºe19e o inciso II doart. 21 da Instrução Normativa RFB nº 1.397/2013, que tratavam respectivamente sobre a obrigatoriedade de apresentação da EFC, transmissão da ECF, elaboração da demonstração do lucro real e obtenção do lucro líquido do período de apuração na ECF.

Por fim, aInstrução Normativa RFB nº 1.595/2015, alterou aInstrução Normativa RFB nº 1.422/2013.

II – Pessoas jurídicas obrigadas

A partir do ano-calendário de 2014, todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, deverão apresentar a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) de forma centralizada pela matriz.

No caso de pessoas jurídicas que foram sócias ostensivas de Sociedades em Conta de Participação (SCP), a ECF deverá ser transmitida separadamente, para cada SCP, além da transmissão da ECF da sócia ostensiva.

A obrigatoriedade de entrega da ECF não se aplica:

a) às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional);

b) aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;

c) às pessoas jurídicas inativas, de que trata aInstrução Normativa RFB nº 1536/2014;

Também estavam desobrigadas da entreda da ECF as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, não tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/PASEP, COFINS e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita (EFD-Contribuições). Com a publicação da Instrução Normativa RFB nº 1.595/2015 esta determinação foi revogada.

Fundamentação:art. 1ª da Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013, alterado pelaInstrução Normativa RFB nº 1.595/2015.

III – Prazo de entrega

A ECF deverá ser transmitida anualmente ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira.

Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECF deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras, até o último dia útil do mês subsequente ao do evento. Esta obrigatoriedade não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorrido de janeiro a maio do ano-calendário, o prazo para entrega da ECF será até o último dia útil do mês de junho do referido ano, ou seja, no mesmo prazo da ECF para situações normais relativas ao ano-calendário anterior.

Fundamentação:art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013, alterado pelaInstrução Normativa RFB nº 1.595/2015.

IV – Regras para preenchimento

O sujeito passivo deverá informar, na ECF, todas as operações que influenciem a composição da base de cálculo e o valor devido do IRPJ e da CSLL, especialmente quanto:

a) à recuperação do plano de contas contábil e saldos das contas, para pessoas jurídicas obrigadas a entregar a Escrituração Contábil Digital (ECD) relativa ao mesmo período da ECF;

b) à recuperação de saldos finais da ECF do período imediatamente anterior, quando aplicável;

c) à associação das contas do plano de contas contábil recuperado da ECD com plano de contas referencial, definido pela Coordenação-Geral de Fiscalização (COFIS), por meio de Ato Declaratório Executivo (ADE);

d) ao detalhamento dos ajustes do lucro líquido na apuração do Lucro Real, no Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur), mediante tabela de adições e exclusões definida pela Cofis, por meio de Ato Declaratório Executivo;

e) ao detalhamento dos ajustes da base de cálculo da CSLL, no Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs), mediante tabela de adições e exclusões definida pela Cofis, por meio de Ato Declaratório Executivo;

f) aos registros de controle de todos os valores a excluir, adicionar ou compensar em exercícios subsequentes, inclusive prejuízo fiscal e base de cálculo negativa da CSLL; e

g) aos registros, lançamentos e ajustes que forem necessários para a observância de preceitos da lei tributária relativos à determinação do lucro real e da base de cálculo da CSLL, quando não devam, por sua natureza exclusivamente fiscal, constar da escrituração comercial, ou sejam diferentes dos lançamentos dessa escrituração;

h) à apresentação do Demonstrativo de Livro Caixa, a partir do ano-calendário 2016, para as pessoas jurídicas optantes pela sistemática do lucro presumido que no decorrer do ano-calendário, mantiver livro Caixa, no qual esteja escriturado toda a movimentação financeira, inclusive bancária, e cuja receita bruta no ano seja superior a R$ 1.200.000,00, ou proporcionalmente ao período a que se refere.

Fundamentação:art. 2º da Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013, alterada pelaInstrução Normativa RFB nº 1.595/2015.

V – Leiaute

O Manual de Orientação do Leiaute da ECF, contendo informações de leiaute do arquivo de importação, regras de validação aplicáveis aos campos, registros e arquivos, tabelas de códigos utilizadas e regras de retificação da ECF, foi divulgado por meio doAto Declaratório Executivo COFIS nº 83/2015.

Fundamentação:art. 4º da instrução Normativa RFB nº 1.422/2013;Ato Declaratório Executivo COFIS nº 83/2015.

V.1 – Geração e característica do arquivo

A empresa deverá gerar o arquivo da ECF com recursos próprios. O arquivo será obrigatoriamente submetido ao programa gerador da ECF para validação de conteúdo, assinatura digital, transmissão e visualização.

Será possível o preenchimento da ECF no próprio programa gerador da ECF, em razão da funcionalidade de edição de campos.

A recuperação de dados da ECD é obrigatória para empresas que são obrigadas a entregar a ECD.

Em relação ao arquivo a ser importado para o programa gerador da ECF, este deve ser no formato texto, codificado em ASCII – ISO 8859-1 (Latin-1), não sendo aceitos campos compactados (packed decimal), zonados, binários, ponto flutuante (float point), etc., ou quaisquer outras codificações de texto, tais como EBCDIC.

Fonte: Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

VI – Blocos da ECF

Entre o registro inicial e o registro final, o arquivo digital é constituído de blocos, referindo-se cada um deles a um agrupamento de informações, conforme a relação de blocos a seguir:

Relação de Blocos:

Portanto, o arquivo digital é composto por blocos de informação e cada bloco terá um registro de abertura, registros de dados e um registro de encerramento.

Após o bloco inicial (Bloco 0), a ordem de apresentação dos demais blocos será na sequência constante na tabela de blocos acima.

Salvo quando houver especificação em contrário, todos os blocos são obrigatórios e o respectivo registro de abertura indicará a presença ou a ausência de dados informados.

Fonte:Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal(ECF).

VII – Dispensa

As pessoas jurídicas ficam dispensadas, em relação aos fatos ocorridos a partir de 1º.1.2014, da escrituração do Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur) em meio físico, e da entrega da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).

As declarações relativas a rendimentos e informações econômico-fiscais a que se sujeitem as pessoas jurídicas serão prestadas na ECF.

Fundamentação:art. 5º da instrução Normativa RFB nº 1.422/2013, alterado pelaInstrução Normativa RFB nº 1.574/2015.

VIII – Penalidades

A não apresentação da ECF nos prazos previstos notópico III, ou a sua apresentação com incorreções ou omissões acarretará aplicação das seguintes multas:

a) aos contribuintes que apuram o IRPJ pela sistemática do lucro real:

a.1) equivalente a 0,25% por mês-calendário ou fração, do lucro líquido antes do Imposto de Renda da pessoa jurídica e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, no período a que se refere a apuração, limitada a 10% relativamente às pessoas jurídicas que deixarem de apresentar ou apresentarem em atraso o livro; e

a.2) 3% não inferior a R$ 100,00 do valor omitido, inexato ou incorreto.

Ressalta-se que na aplicação da multa que trata a letra "a", quando não houver lucro líquido, antes do Imposto de Renda e da Contribuição Social, no período de apuração a que se refere a escrituração, deverá ser utilizado o último lucro líquido, antes do Imposto de Renda e da CSLLl informado, atualizado pela taxa referencial do Sistema Especial de Liquidação e de Custódia – Selic, até o termo final de encerramento do período a que se refere a escrituração.

b) aos contribuintes que apuram o IRPJ, por qualquer sistemática que não o lucro real:

b.1) por apresentação extemporânea:

b.1.1) R$ 500,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que estiverem em início de atividade ou que sejam imunes ou isentas ou que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro presumido ou pelo Simples Nacional;

b.1.2) R$ 1.500,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às demais pessoas jurídicas;

b.1.3) R$ 100,00 por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas físicas;

b.2) por não cumprimento à intimação da Secretaria da Receita Federal do Brasil para cumprir obrigação acessória ou para prestar esclarecimentos nos prazos estipulados pela autoridade fiscal: R$ 500,00 por mês-calendário;

b.3) por cumprimento de obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas:

b.3.1) 3%, não inferior a R$ 100,00, do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta;

b.3.2) 1,5%, não inferior a R$ 50,00, do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa física ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta.

Fundamentação:art. 6º da instrução Normativa RFB nº 1.422/2013, alterada pelaInstrução Normativa RFB nº 1.489/2014;art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001;art. 8º-A doDecreto-lei nº 1.598/1977; art. 8º-A daLei nº 12.973/2014.

IX – Inovações

De acordo com as informações contidas no Manual de Orientação do Leiaute da ECF, uma das inovações da ECF corresponde, para as empresas obrigadas a entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD), a utilização dos saldos e contas da ECD para preenchimento inicial da ECF.

A ECF também recuperará os saldos finais das ECF anterior, a partir do ano-calendário 2015.

Na ECF haverá o preenchimento e controle, por meio de validações, das partes A e B do Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real (e-Lalur) e do Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (e-Lacs). Todos os saldos informados nesses livros também serão controlados e, no caso da parte B, haverá o batimento de saldos de um ano para outro.

A ECF apresentará as fichas de informações econômicas e de informações gerais em novo formato de preenchimento para as empresas.

Finalmente, a partir do ano-calendário 2015, todas as pessoas jurídicas imunes ou isentas estão obrigadas a entregar a ECF.

Fonte:Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal(ECF).

X – Decisões administrativas

A seguir, transcrevemos uma decisão em processo de consulta proferida pela Receita Federal do Brasil referente à obrigatoriedade de apresentação da ECF.

Processo de Consulta nº 133/14
Órgão: Coordenação-Geral do Sistema de Tributação – COSIT
Assunto: OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
Ementa: ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL FISCAL. OBRIGATORIEDADE.FUNDAÇÕES PÚBLICAS.
A obrigatoriedade de apresentação da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) não se aplica às fundações públicas.
DISPOSITIVOS LEGAIS: Decreto-Lei nº 1.598, de 1977, art. 8º, IN RFB nº 1.353, de 2013, art. 2º, IN RFB nº 1.422, de 2013, art. 1º.
FERNANDO MOMBELLI Coordenador-Geral
(Data da Decisão: 02.06.2014 25.06.2014)

Processo de Consulta Nº 358/14
Órgão: Coordenação-Geral do Sistema de Tributação
Assunto: OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS
Ementa:
(…)
ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL FISCAL (ECF). OBRIGATORIEDADE DE APRESENTAÇÃO. PESSOAS JURÍDICAS ISENTAS DE IRPJ. FUNDAÇÕES PÚBLICAS DE DIREITO PRIVADO.
As fundações públicas de direito público e as de direito privado estão dispensadas de apresentação da Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
(…)
ECD. OBRIGATORIEDADE DE APRESENTAÇÃO. PESSOAS JURÍDICAS ISENTAS DE IRPJ. FUNDAÇÕES PÚBLICAS DE DIREITO PRIVADO.
As fundações públicas de direito público e as de direito privado estão dispensadas de apresentar a Escrituração Contábil Digital (ECD).
DISPOSITIVOS LEGAIS: IN RFB nº 1.015, de 2010, art. 2º, parágrafo único, e art. 3º, V; Instrução Normativa (IN) RFB nº 1.110, de 2010, art. 2º, I, e art. 6º, § 7º; IN RFB nº 1.252, de 2012, art. 4º, § 3º, e art. 5º, V; IN RFB nº 1.420, de 2013, art. 3º, III; IN RFB nº 1.422, de 2013, art. 1º, caput, e § 2º, II, e art. 5º; IN RFB nº 1.441, de 2014, art. 1º; IN RFB nº 1.463, de 2014, art. 4º, caput, e § 1º, II.
FERNANDO MOMBELLI Coordenador-Geral
Data da Decisão: 17.12.2014 26.12.2014

XI – Perguntas e Respostas

1 – A entrega da ECF é condicionada com a entrega da ECD?

Não. A partir do ano-calendário de 2014, todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, deverão apresentar a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) de forma centralizada pela matriz, exceto:

a) pessoas jurídicas tributadas com base no Simples Nacional;

b) aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas;

c) às pessoas jurídicas inativas de que trata aInstrução Normativa RFB nº 1.605/2015.

2 – Qual o modelo de certificado digital a ser utilizado?

Conforme orientação constante no Manual da ECF, publicado peloAto Declaratório Executivo COFIS nº 83/2015, poderão assinar esta obrigação, com certificado digital válido (do tipo A1 ou A3, muito embora a certificação A3 seja mais recomendada devido ao nível de segurança e sua praticidade no armazenamento dos dados):

1. o e-PJ ou e-CNPJ que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento;

2. O e-PF ou e-CPF do representante legal da pessoa jurídica.

3.

3.1. O e-PF ou e-CPF do procurador (outorgado) constituído diretamente no e-CAC, a partir do e-PJ ou e-CNPJ da pessoa jurídica (outorgante).

3.2. O e-PF ou e-CPF do procurador (outorgado) constituído nos termos daInstrução Normativa RFB no 944/2009, por meio de procuração cadastrada no site da RFB e validada em qualquer uma de suas unidades, tendo como outorgante a pessoa jurídica.

3.3. O e-PJ ou e-CNPJ do procurador (outorgado) constituído diretamente no e-CAC, a partir do e-PJ ou e-CNPJ da pessoa jurídica (outorgante);

3.4. O e-PJ ou e-CNPJ do procurador (outorgado) constituído nos termos daInstrução Normativa RFB no 944/2009, por meio de procuração cadastrada na página da RFB e validada em qualquer uma de suas unidades, tendo como outorgante a pessoa jurídica.

É importante destacar que são obrigatórias duas assinaturas: uma do contabilista e uma pela pessoa jurídica. Para a assinatura do contabilista só podem ser utilizados certificados digitais de pessoa física (e-PF ou e-CPF).

3 – Será aceita a transmissão por escritório de contabilidade (em seu certificado digital) através de procuração?

Sim, desde que o representante legal da empresa ou procurador seja devidamente constituído nos termos daInstrução Normativa RFB nº 944/2009, com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB.

A assinatura digital será verificada quanto a sua existência, prazo e validade para a pessoa jurídica identificada na ECF, no início do processo de transmissão do arquivo digital

4 – A ECF poderá ser transmitida mensalmente?

Não. A entrega da ECF será anual, até o último dia útil do mês de junho do ano calendário subsequente ao do período de apuração correspondente.

5 – O atual plano de contas referencial está mais resumido, de uma forma mais "sintética". Haverá alguma alteração nesse modelo de plano de contas?

Até o momento, o plano de contas referencial é o constante noAto Declaratório Executivo COFIS nº 83/2015e de fato ele é mais sintético do que o plano anterior. Tal medida busca maior praticidade no "De" "Para", com a redução de algumas contas anteriormente existentes.

6 – Foi disposto que haverá a importação dos dados da ECD para a ECF. Para escritórios de contabilidade, a importação poderá ser por "blocos" ou para cada ECF deve-se importar os dados correspondentes da ECD do contribuinte?

Ainda não houve esclarecimento expresso por parte da Receita Federal mas, regra geral, para cada ECF deve-se importar os dados correspondentes a ECD do contribuinte.

7 – No evento de incorporação ocorrido em 2015 (março), a empresa incorporada já deve apresentar a ECF no prazo fixado na legislação?

Sim, conforme disposto no art. 1º da Instrução Normativa 1.422/2013, a partir do ano-calendário de 2014, todas as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas, deverão apresentar a ECF de forma centralizada pela matriz, inclusive nos eventos especiais, tais como incorporação.

8 – O fato de iniciar o preenchimento da ECF obrigada a transmissão de imediato ou pode fazer por "partes", verificando no PVA e alterando, se for o caso?

O início do preenchimento da ECF não obriga seu envio imediato.

Assim, o preenchimento pode ser iniciado, pausado e reiniciado, tal como ocorria com a DIPJ.

Também é perfeitamente possível a verificação no PVA de possíveis erros e sua respectiva correção.

9 – Empresa que teve suas atividade encerradas em 06/2014 deveria entregar a ECF em 2015?

Nos casos de extinção a ECF deveria ter sido entregue pelas pessoas jurídicas extintas até o último dia útil do mês subsequente ao do evento. Nos casos de extinção ocorrido de janeiro a agosto do ano-calendário, o prazo para entrega da ECF foi até o último dia útil do mês de setembro do referido ano, ou seja, no mesmo prazo da ECF para situações normais relativas ao ano-calendário anterior. Assim, se a extinção ocorreu em junho de 2014, sua entrega estava programada para setembro de 2014, porém em 23.4.2014 a RFB, no site do SPED, divulgou a seguinte nota:

"As situações especiais (cisão, fusão, incorporação, etc.) que ocorrerem em 2014 devem ser entregues por meio da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) somente será utilizada para transmissão de situações especiais de 2015 em diante." Fonte: RFB/SPED.http://www1.receita.fazenda.gov.br/noticias/2014/abril/noticia-22042014.htm

Dessa forma, entendemos que em relação à extinção ocorrida em junho de 2014, a empresa extinta deveria ter apresentado, não a ECF, mas a DIPJ até o final de julho de 2014.

10 – As pessoas jurídicas imunes e isentas estão dispensadas da entrega da ECF?

Não. AInstrução Normativa 1.422/2013determinava que estavam dispensadas da entrega da ECF às pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, não tivessem sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital da EFD-Contribuições, nos termos daInstrução Normativa RFB nº 1.252/2012.

Contudo, aInstrução Normativa RFB nº 1.595/2015, publicada no Diário Oficial da União de 3.12.2015, revogou referida determinação.

Fonte: Consultoria Thomson Reuters – Fiscosoft