Operações Jurídicas Premium

Eu só queria mais tempo e fazer aquilo que eu era melhor. Não queria cumprir prazos ou preencher informações em documentos. 

Por isso, em 2014, decidi terceirizar o máximo de petições possíveis.

Na época eu tinha um Escritório de Advocacia pequeno, em uma cidade do interior de Minas Gerais, mas já pensava grande. Eu decidi que não faria mais a grande maioria das petições. 

Eu preferi focar em gerenciar os prestadores de serviços externos, pois entendi que isso traria mais eficiência e dinheiro do que se eu mesmo tentasse fazer tudo.

E deu certo. Muito certo. 

A partir daí, cada vez peguei menos em petições, mas tive cada vez mais resultados – para mim e para os clientes. 

Qual a mágica, Marcílio? 

Não existe mágica. Foi o início da aplicação dos princípios de eficiência do modelo de Operações Jurídicas Premium. 

Tive um grande foco em construir um processo de contratação de serviços jurídicos externos (terceirização) eficiente para o operacional funcionar bem. 

Tudo começa em um ponto muito importante: determinar as necessidades dos serviços jurídicos que você quer prestar. 

Aprendi que, para cumprir essa função é preciso definir os requisitos que quer no trabalho jurídico prestado, tanto gerais, quanto específicos (em determinados projetos ou situações temporárias). 

Para definir quais são as necessidades dos serviços jurídicos que quer prestar é preciso gestão. Mas não qualquer gestão. 

Por isso criei o que chamo de Gestão de Necessidades Jurídicas. É como defino qual o “conjunto da obra” que quero no final, a partir da perspectiva do funcionamento do modelo de Operações Jurídicas Premium.

Ao longo do tempo pude perceber a grande quantidade de benefícios de se fazer uma Gestão de Necessidades Jurídicas. 

Vou enumerar alguns desses benefícios para você entender melhor:  

1) Estabelecer os marcos de sucesso em cada uma das áreas jurídicas abrangidas;

2) Capacidade de equilibrar prioridades concorrentes em todas as áreas jurídicas;

3) Capacidade de organizar os membros da equipe (internos e externos) em todas as áreas trabalhadas;

4) Gerenciar as expectativas do cliente; 

5) Cumprimento de todos os compromissos assumidos;

6) Organização de fluxos de trabalho operacional jurídico como parte integrante de toda a organização (seja Escritório de Advocacia ou Departamento Jurídico); 

Parecem bons benefícios para você? 

Quer ter estes benefícios na sua rotina de trabalho jurídico? 

Então vou aprofundar a questão com você. 

Ao longo de muitos anos trabalhando com eficiência jurídica, aprendi quais os melhores caminhos a serem seguidos, bem como quais são os elementos indispensáveis.

Por isso, posso te dizer que para fazer a Gestão de Necessidades Jurídicas são necessários 6 pontos. São eles:

1 – Planejamento de portfólio;

2 – Planejamento da Força de Trabalho e Alocação de Recursos;

3 – Gerenciamento de Projetos Jurídicos;

4 – Gestão de Pessoas;

5 – Comunicação com as partes interessadas e o cliente;

6 – Tecnologia. 

Para fazer tudo isso funcionar, em cada um dos pontos existem perguntas específicas importantes. Vou revelar cada uma delas. 

Antes, vou te lembrar que uma organização é composta de 6 partes: 1) Estratégico, 2) Financeiro, 3) Recursos Humanos, 4) Comercial e Sucesso do Cliente, 5) Comunicação e Marketing, 6) Operacional. 

Estamos tratando de eficiência operacional, mas como bons gestores, sempre atentos às demais partes do negócio. 

Sem mais demora, vamos às 6 perguntas que você precisa responder. 

1 – O que compõe o portfólio de trabalho em determinado período? 

Para ter essa resposta é preciso fazer: 

a) Alinhamento do operacional jurídico à estratégia geral da organização (seja do Escritório de Advocacia, seja do Departamento Jurídico – neste caso observando a totalidade da empresa); 

b) Identificar todos os projetos do operacional jurídico relevantes para a organização;

 c) Priorização de projetos atuais e previsão de provável demanda futura;

d) Analisar e relatar as demandas atuais do operacional jurídico, para que quaisquer problemas com o congestionamento de recursos (dinheiro, equipe, etc); interdependências; e possíveis descumprimento de prazos possam ser previstos com antecedência ou resolvidas assim que ocorrerem. 

2 – O que fazer com a força de trabalho e recursos disponíveis? 

Para ter essa resposta é preciso fazer:

a) Identificar e alocar recursos para cada um dos projetos da operação jurídica;

a.1) Cada cliente deve ser tratado como um projeto, inclusive com cada etapa a ser cumprida – judicial ou extrajudicial – de acordo com os objetivos alinhados com estes clientes;

a.2) Cada objetivo interno também deve ser tratado como um projeto; 

a.3) De igual maneira, cada parceria firmada para prestação de serviços deve ser tratada como um projeto. 

b) Monitorar e balancear a alocação de recursos. 

b.1) Esse processo geralmente destaca lacunas de recursos, períodos de pico e vantagens econômicas/produtivas em que recursos de fontes externas (terceirização) são bem vindos. 

3 – Como ter mais produtividade, com mais qualidade e lucro, gastando menos? 

Para ter essa resposta é preciso pensar em gestão de projetos e fazer: 

a) Criar a mentalidade de conduzir as necessidades de cada cliente como um projeto jurídico, aplicando as técnicas de gestão de projetos na condução dos trabalhos;

b) Definir escopo, programação e custeio de cada projeto;

b.1) Uma boa sugestão para conduzir os Planos de Ações é utilizar o modelo 5W2H. Basta responder às seguintes perguntas: What: o que deve ser feito; Why: por que precisa ser realizado; Who: quem deve fazer; Where: onde será implementado; When: quando deverá ser feito; How: como será conduzido; How much: quanto custará esse projeto; 

 c) Monitorar e organizar mudanças de controle e variações possíveis ao longo do projeto; 

d) Otimização constante da produtividade das práticas jurídicas.

4 – O que esperar das pessoas que trabalham no Escritório de Advocacia/Departamento Jurídico e do trabalho para gerí-las adequadamente? 

Para ter essa resposta é preciso fazer:

a) Definir quais trabalhos serão cumpridos internamente – demandando gestão de equipe – e quais serão terceirizados para um Operador Jurídico Digital; 

b) Gerir desempenho interno;

c) Organizar progressão na carreira;

d) Definição de objetivos diversos relacionados às pessoas que compõem o Escritório/Departamento Jurídico; 

e) Gerir férias e licenças;

f) Organizar a qualidade do ambiente de trabalho. 

5 – Como devo me comunicar com clientes e partes interessadas para que fiquem satisfeitos com o nosso trabalho?

Para ter essa resposta é preciso fazer:

a) Mapeamento das expectativas das partes interessadas e dos clientes;

b) Gestão das expectativas e dos objetivos das partes interessadas e dos clientes;

c) Comunicação clara sobre o progresso do assunto e quaisquer variações devido a fatores externos. 

6 – Como facilitar e potencializar o meu trabalho e o de toda a organização?

Para ter essa resposta é preciso fazer:

a) Utilizar solução tecnológica que dê suporte, organização e produtividade para o cumprimento de todas as atividades anteriores;

b) Utilizar solução tecnológica que dê acesso e gestão de relacionamento aos melhores prestadores de serviços, para facilitar o controle e gestão da terceirização.

Dica: Para essa finalidade, a melhor opção é a EasyJur.  

Depois de muita experiência fazendo Gestão de Necessidades Jurídicas, aprendi que uma parcela importante da eficiência em uma Operação Jurídica Premium está na contratação efetiva de serviços jurídicos externos (terceirização).

Assim, gasta-se muito menos energia, dinheiro e tempo com gestão interna de pessoas, direcionando o foco para prestadores de serviços externos eficientes e motivados.  

Vamos fazer um breve resumo das 6 perguntas ?

#01 – O que compõe o portfólio de trabalho em determinado período? 

#02 – O que fazer com a força de trabalho e recursos disponíveis? 

#03 – Como ter mais produtividade, com mais qualidade e lucro, gastando menos? 

#04 – O que esperar das pessoas que trabalham no Escritório de Advocacia/Departamento Jurídico e do trabalho para geri-las adequadamente? 

#05 – Como devo me comunicar com clientes e partes interessadas para que fiquem satisfeitos com o nosso trabalho?

#06 – Como facilitar e potencializar o meu trabalho e o de toda a organização?

Depois de mapear todas as necessidades dos serviços jurídicos que quer prestar, o próximo passo é saber como terceirizar. 

Não adianta fazer de qualquer jeito. 

Há uma forma específica que os mais notáveis gestores jurídicos norte-americanos fazem. 

Não vejo a hora de mostrar isso para você na próxima lição.