Legal Objectives and Key Results

Como a gestão de recursos evita desperdícios no escritório jurídico
April 22, 2018
As vantagens da controladoria jurídica para o seu escritório de advocacia
April 22, 2018
Show all

Legal Objectives and Key Results

Objectives and Key Results: como criar metas incríveis para o escritório de advocacia

Em todo escritório de advocacia há um grande volume de trabalho. Do atendimento aos clientes, entrada em novos processos, acompanhamento de pareceres e arquivamento de documentos. Tudo deve ser feito com qualidade e eficiência.

Para tanto, boas metas são de grande valia. Elas ajudam a mudar o status quo e otimizar os resultados do escritório. Logo, o advogado também deve saber como criar metas de qualidade, especialmente no formato de Objectives and Key Results (OKRs).

Por sorte, entendemos bastante do assunto! O sistema de gestão iTurn disponibiliza módulos que facilitam a criação de boas metas. Então continue a leitura!

Entenda o que é Objectives and Key Results (OKRs)

Para criar uma OKR no escritório, o primeiro passo é entender o seu significado.

Em português, o nome refere-se a “objetivos e resultados-chave”. Consiste em uma forma mais atual de criar metas de qualidade, tendo em vista um objetivo genérico e resultados menores, geralmente em curto prazo.

Essa metodologia tem por intuito facilitar o alcance de grandes objetivos, desdobrando-os em resultados mais fáceis. Dessa maneira, contribui para manter o advogado e a equipe de trabalho alinhada, motivada e comprometida.

A ideia é bastante comum em empresas tradicionais. A Google, por exemplo, começou a usar OKRs em 1999, quando tinha apenas 40 funcionários.

Estabeleça objetivos maiores e desafiadores

No escritório de advocacia, o primeiro passo é a criação de objetivos grandes e desafiadores. Eles podem estar relacionados a diversos fatores, como:

  • aumento do número de processos vencidos;
  • maior organização do espaço de trabalho;
  • crescimento da satisfação e fidelização dos clientes;
  • redução de custos operacionais;
  • aumento da lucratividade nos serviços de assessoria.

O objetivo pode mudar bastante de acordo com cada escritório jurídico, sendo indispensável considerar as variáveis internas e externas — como a situação do mercado, o desempenho de concorrentes ou a demanda dos clientes, por exemplo.

Uma grande dúvida é quanto ao número de objetivos: o indicado é estabelecer até 5, assim será possível manter o foco. Ainda é importante que os objetivos gerem valor para os advogados e contribuam para o crescimento do empreendimento.

Defina os resultados-chave do escritório de advocacia

O segundo passo é definir os resultados-chave (e este é o grande diferencial da metodologia OKR). Esses resultados-chave (RC) funcionam como um passo a passo para que os objetivos genéricos, já citados, sejam atingidos.

Imagine o objetivo de aumentar o lucro do escritório. Os RC devem indicar como isso será feito. Como exemplo, é possível destacar:

  • Objetivo: aumentar o lucro do escritório
  • RC1: reduzir em 20% o gasto com combustível;
  • RC2: mitigar em 30% o número de retrabalho;
  • RC3: aumentar em 1/3 o número de clientes.

Nesse caso, há a seguinte estrutura: a) um objetivo maior (aumentar o lucro); b) pequenos resultados, mais fáceis de atingir. Veja outro exemplo:

  • Objetivo: duplicar o número de clientes no escritório;
  • RC1: aumentar em 10% o número de clientes promotores;
  • RC2: treinar toda a equipe no atendimento ao cliente;
  • RC3: reduzir em 40% a evasão de clientes do escritório.

É indispensável que os resultados-chave sejam mensuráveis, isto é, baseados em números claros e que possam ser acompanhados com periodicidade. Assim, é possível otimizar o foco e realizar ajustes específicos ao longo do caminho.

Obedeça ao padrão SMART

No final, a OKR deve obedecer ao padrão SMART. Diferente do que muitos podem acreditar, esse nome não é uma referência à palavra “inteligente” em inglês. Na realidade, é um acrônimo de 5 palavras. Confira:

  • specific (específica) — toda meta deve ser clara;
  • measurable (mensurável) — precisa ser baseada em números;
  • attainable (alcançável) — deve ser atingível na empresa;
  • relevant (relevante) — precisa contribuir para o crescimento do negócio;
  • time-based (baseada no tempo) — deve contar com prazo claro para o alcance.

Certifique-se, então, se as OKRs criadas no escritório estão seguindo o padrão SMART ou se precisam de novos ajustes.

Acompanhe os indicadores-chave de desempenho

Também chamados de Key Performance Indicators (KPIs), os indicadores funcionam como um termômetro dentro do escritório de advocacia, apontando o que está sendo bem feito e o que precisa ser melhorado.

Existem diversos indicadores-chave de desempenho, assunto tratado em outro artigo. Ao conhecê-los e utilizá-los, será possível potencializar os resultados do negócio. Alguns dos principais KPIs são:

  • índice de satisfação e lealdade dos clientes;
  • retorno sobre o investimento;
  • percentual de lucratividade do escritório;
  • taxa de processos vencidos;
  • assiduidade dos advogados e equipes.

Ao conhecer os KPIs, também será possível estabelecer resultados-chave mais interessantes, desafiadores e inteligentes, bem como monitorar as conquistas com maior assertividade. Logo, todo o empreendimento será beneficiado.

Envolva os sócios e advogados associados

As OKR são importantíssimas para o escritório. Elas definem o que é prioridade, onde a energia de trabalho será alocada e como as tarefas diárias serão realizadas. Por essa razão, é preciso do envolvimento de outros advogados do escritório.

É possível criar uma parte das metas individualmente, agregando maior rapidez na execução. Contudo, a outra parte deve ser criada em equipe, garantindo que todos os envolvidos no escritório sejam ouvidos e respeitados.

Então reúna os atuais sócios e advogados do empreendimento, depois explique o que é uma OKR e peça ajuda para estabelecer os principais objetivos do escritório. Além de melhorar os resultados, esse momento aumenta a sinergia da equipe.

Conte com um sistema de gestão para advogados

É indispensável contar com um bom sistema para a gestão do escritório. Além de aumentar o controle do que está sendo feito (com cadastros completos, agendas e prazos), é possível ter uma visão mais sistêmica do negócio.

Com o módulo financeiro, por exemplo, é possível ter acesso aos relatórios de custo, receita e fluxo de caixa. Assim, torna-se mais fácil definir metas condizentes com a realidade, que possam ser alcançadas e transformem o status quo.

Existem outros módulos que proporcionam uma visão mais holística à administração do escritório de advocacia. O sistema EasyJur, por exemplo, disponibiliza módulos de gestão estratégica, gestão financeira, marketing jurídico, como outros.

Concluindo, não é difícil criar metas no formado de OKRs. Comece definindo um objetivo principal para o escritório, desafiador e realista; depois desdobre-o em resultados-chave, menores e mais fáceis de atingir. E mais, conte com um bom sistema de gestão para a análise, controle e gerenciamento dos resultados.

Agora que entende como criar Objectives and Key Results, que tal continuar aprendendo? Leia nosso artigo “Como aprimorar seu escritório de advocacia”.

QUER GANHAR PUSH EM DOBRO?

Um presente especial no mês do Advogado!

Clique aqui para falar pelo WhatsApp!

 

TESTE 14 DIAS GRÁTIS