Guia completo de funcionamento da conta Asaas

Introdução

O Asaas é uma plataforma de pagamentos e cobranças que permite a emissão de notas fiscais eletrônicas com facilidade. Com a integração do Asaas em nosso software, os escritórios podem emitir notas fiscais diretamente da nossa plataforma, sem a necessidade de alternar entre várias ferramentas.

Nesta documentação, explicaremos como configurar a integração com o Asaas, quais informações são necessárias para usá-la e como nossos usuários podem emitir notas fiscais eletrônicas com nossa funcionalidade.

Abrir uma conta no Asaas

Para começar a emitir notas fiscais, o escritório de advocacia precisa criar uma conta digital no Asaas. Siga os passos abaixo para criar a conta:

  1. Acesse o módulo Configurações e clique em Configurações de Faturamento.
configurações de faturamento
  • Na primeira tela, clique em “Criar Conta Asaas”. O sistema criará uma pré-conta com os dados que constam no módulo de informações e segurança.
  • Se houver algum erro na criação da conta, o sistema indicará o problema e será necessário corrigir as informações solicitadas.
criar conta asaas
conta não criada
  • Na tela seguinte, você verá uma estrutura organizada por abas. Na aba Conta Bancária, não é necessário realizar nenhuma ação.
conta bancária
  • Na aba Documentos Necessários, é importante anexar os arquivos que estão sendo pedidos. Essa documentação pode variar de acordo com a prefeitura. Em muitos casos, essa documentação pode ser solicitada através de um link disponibilizado pelo próprio Asaas.
documentos necessários
  • Na aba Informações Fiscais, preencha os dados de acordo com a realidade fiscal do escritório. É recomendado que o escritório utilize o apoio do contador para garantir que todas as informações sejam preenchidas corretamente. Nessa aba, é possível encaminhar o certificado digital A1.
informações fiscais
  • Na aba Alíquotas, serão exibidos os 5 opções de alíquotas, sendo elas ISS, CSLL, COFINS, IRPJ e PIS. O ISS precisará conter um valor diferente de 0%. É importante contar com o apoio do contador para o preenchimento dessas informações.
alíquotas
  • Na aba Dados Comerciais, preencha as informações de endereço do escritório, como CEP, bairro e telefone. Atente-se ao campo de tipo de empresa e novamente, conte com o apoio do seu contador para o preenchimento.
dados comerciais
  • Na aba Timeline, serão registradas todas as alterações realizadas no módulo “Configurações de Faturamento”.
timeline


Sincronização de clientes EasyJur com o Asaas

  • Para emitir notas fiscais pelo EasyJur, é importante sincronizar os clientes com o Asaas. Não se preocupe, você não precisará sincronizar cada cliente manualmente. Na emissão da nota fiscal, haverá uma ação rápida para cadastrar o cliente no Asaas automaticamente. Para realizar a sincronização, siga os passos abaixo:
  • Acesse o módulo Pessoas e clique em Editar.
módulo pessoas
  • Na janela de cadastro, acesse a aba Asaas. Lá, você verá uma mensagem informando que é necessário cadastrar o cliente no sistema do Asaas para emitir notas fiscais. Clique no botão “Cadastrar Cliente” para continuar.
editar pessoa
aba asaas
  • Preencha os dados do cliente, como endereço, e-mail, telefone e CPF/CNPJ, para evitar falhas na emissão de nota. Clique em Atualizar Informações para salvar as alterações e concluir a sincronização do cliente com o Asaas.
aba asaas 2


Emissão de Nota Fiscal

  • Para emitir uma nota fiscal de receitas, siga estes passos:
  • Acesse o módulo Receitas e crie uma nova receita ou edite uma já existente.
módulo receitas
  • Certifique-se de que a receita esteja aprovada para emissão de nota fiscal.
aprovar receitas
  • Na listagem de receitas aprovadas, clique no botão de emissão de nota fiscal. Caso o cliente não esteja cadastrado, é possível cadastrá-lo na mesma tela.
gerar notas fiscais
emitir nova fiscal
cadastrar cliente
  • Preencha a descrição da nota fiscal e clique em Emitir Nota.
emitir nota fiscal
  • A nota fiscal será agendada para emissão e o processo pode levar alguns minutos devido ao processamento da prefeitura.
nota agendada
  • Quando a nota fiscal for emitida com sucesso, será possível fazer o download do PDF, do XML e cancelá-la, se necessário.
ações na nota fiscal

O funcionamento na fatura é o mesmo.

Retenção de impostos

Na seção de Retenção de Impostos, é importante lembrar que as alíquotas configuradas previamente nas Configurações de Faturamento podem ser usadas como memória de cálculo durante o cadastro da receita. Isso ajudará a subtrair o valor da receita e chegar ao valor líquido.

No cadastro de pessoas, é possível definir se o cliente retém algum desses impostos na fonte ou não, ou se ele é isento de impostos. Isso é feito por meio da seleção de opções específicas, conforme mostrado na imagem abaixo:

retenção dos impostos

Certifique-se de que os usuários entendam a importância de configurar corretamente a retenção de impostos em cada cliente e como utilizar as alíquotas previamente configuradas para chegar ao valor líquido da receita. Com essas informações claras, os usuários poderão aplicar a retenção de impostos corretamente e evitar possíveis problemas na emissão das notas fiscais eletrônicas.

Lembre-se de que o ISS é uma alíquota que sempre será incluída na emissão de todas as notas fiscais, independentemente da configuração de retenção de impostos no cadastro de pessoas. No entanto, a retenção do ISS só ocorrerá se a opção de retenção tiver sido selecionada no cadastro do cliente. Certifique-se de verificar as configurações de retenção de impostos em cada cliente antes de emitir a nota fiscal para garantir que o ISS seja retido na fonte, se necessário.

Após configurar as retenções de impostos no cadastro de pessoas, é importante lembrar que elas serão exibidas na janela de emissão de notas fiscais. Isso possibilita que os usuários decidam se desejam ou não enviar as retenções junto com a emissão da nota fiscal. Certifique-se de verificar as retenções de impostos configuradas em cada cliente antes de emitir a nota fiscal para garantir que todas as informações estejam corretas:

retenções na nota

Gerar Cobranças para recebimento de receitas e honorários

O funcionamento das cobranças é extremamente simples. Durante o cadastro de uma receita, é possível vincular a conta Asaas, ao salvar essa receita, não será possível manipular o status dessa receita, uma vez que ela deve obrigatoriamente em algum momento ser tratada como cobrança e a cobrança quando for paga, de fato colocará a receita como paga, uma coisa complementa a outra.

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Na parte inferior após salvar, terá o botão de “$ Cobranças“, que ao clicar será aberto uma janela bem semelhante a janela de boleto, onde terá uma listagem que mostrará cobranças emitidas e canceladas para esta mesma receita. E o botão de “Emitir Cobrança“, e o funcionamento é super simples. Resumidamente será trago as informações da própria receita dando opção de colocar algumas informação/descrição na cobrança, que é o único e exclusivo campo que fica em aberto para digitação:

Tela de emissão da cobrança
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Cobrança Emitida
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Após clicar em emitir cobrança, será possível acessar o link dessa cobrança e/ou cancelar a mesma:

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Ao clicar em visualizar a cobrança, será direcionado para um link na web do próprio Asaas:

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Quando o cliente pagar, a receita automaticamente será alterada para paga.

Todas as informações são registradas na timeline da receita.

 

Realizar Transferências bancárias

É possível transferir o dinheiro da conta Asaas para uma conta do próprio escritório, ou até mesmo para a conta bancária de uma outra pessoa. Antes de mais nada, é importante mencionar que para realizar transferências, a autenticação de dois fatores obrigatoriamente precisa estar ativado, e a opção de realizar transferências também, dentro de Configurações → Cadastro de Usuários.

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Após habilitar todas essas opções, basta acessar o módulo de Configurações → Contas Bancárias e encontrar a conta Asaas. Vale ressaltar que não é possível excluir a conta Asaas, pois trata-se de uma conta real.

Ao ter ambas as opções de permissão habilitadas, perceba que um novo botão será mostrado abaixo do botão de editar, esse botão tem a função de realizar um PIX para o beneficiário que for selecionado, como na sequência de imagens abaixo:

 

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Ao clicar, será aberto a janela abaixo:

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É importante mencionar que o Asaas trata essa transferência como se fosse uma “cobrança“, ou seja, será taxado a transferência que for realizada.

Ao clicar em realizar, será aberto um popup pedindo a confirmação:

Pode ocorrer de o beneficiário ainda não ter sido cadastrado no asaas, dessa forma basta acessar o cadastro de pessoas e realizar o cadastro conforme orientações no inicio do guia.

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Ao finalizar a transferência, você terá uma opção de ser direcionado para as transferências e verificar se ela realmente foi realizada:

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É importante mencionar que a chave pix da qual você está tentando fazer o pix precisa ter a informação equivalente dentro do cadastro de pessoas na aba asaas. Por exemplo, se usou o método de celular, o mesmo precisa ser equivalente ao celular que consta na aba asaas.

Perceba que em transferências é possível inclusive visualizar a despesa da taxa que foi gerada a partir da receita:

 

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Notificações

Todas as ações praticamente geram um gatilho que dispara uma notificação para os administradores que possuem acesso ao módulo de receitas, como por exemplo o cliente abrir a cobrança, a cobrança foi confirmada, ou até mesmo quando o cliente paga a cobrança:

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Ao clicar na notificação, será aberto uma nova aba filtrando a receita relacionada.

Possíveis Erros

Durante o processo de emissão de notas fiscais eletrônicas, é possível que ocorram alguns erros. Nesses casos, será exibida uma mensagem de erro no campo “Situação” para ajudar o usuário a entender o que deu errado e como corrigir o problema.

Por exemplo, se houver campos incompletos ou inválidos no cadastro do cliente, a mensagem de erro poderá ser semelhante a esta: “Situação: CPF/CNPJ do cliente é inválido.; E-mail do cliente incompleto.; Endereço do cliente incompleto.; CEP do cliente é inválido.”:

erro nota

Ao verificar essas informações, o usuário pode identificar quais campos precisam ser preenchidos ou corrigidos para permitir a emissão da nota fiscal. Certifique-se de prestar atenção aos erros exibidos e resolvê-los antes de tentar emitir a nota novamente.

Ação em massa de faturamento

 

É possível realizar uma ação em massa para gerar notas fiscais para várias receitas, utilizando a ação em massa localizado no canto superior direito:

ação em massa


Formas de cobrança Asaas

  • Limite de Notas Fiscais
    • Não existe limitação de emissão de notas fiscais para o Asaas.
  • Como é feito a cobrança das notas fiscais
    • Para cada nota fiscal é debitado o valor da conta bancária do próprio Asaas do cliente, ou seja, é sempre necessário que o cliente deixe um valor disponível em conta para conseguir realizar as emissões.
  • O débito em conta gera uma despesa
    • Conforme explicado anteriormente, é gerado um débito para esta despesa, e por isso, é cadastrado uma despesa dentro do sistema onde será sinalizado que foi a cobrança da taxa de emissão pela nota fiscal. Vale ressaltar, que é criado um vínculo entre esta receita/fatura com a despesa da taxa, conforme sequência de imagens abaixo:
cobrança asaas
receita gerada a partir da despesa


Pesquisa Avançada

Você pode realizar uma pesquisa avançada no sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas, utilizando critérios como número da nota fiscal, número do RPS e status da nota fiscal. Essa funcionalidade permite que você encontre notas fiscais específicas com mais facilidade, evitando a necessidade de pesquisar manualmente em uma grande lista de notas fiscais emitidas. Certifique-se de utilizar essa opção sempre que precisar encontrar uma nota fiscal específica de forma rápida e eficiente:

pesquisa avançada


Onde consultar abrangência de cidade

Pode ser consultado diretamente no site do Asaas através do link:

Basta rolar pra baixo e encontrar uma seção parecida com a imagem abaixo e realizar a sua consulta:

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Conclusão

Para começar a emitir notas fiscais, o escritório de advocacia precisa criar uma conta digital no Asaas, e isso pode ser facilmente realizado seguindo os passos detalhados na seção de criação da conta no Asaas.

Além disso, a sincronização dos clientes do EasyJur com o Asaas é fundamental para a emissão de notas fiscais pelo nosso software, e essa etapa também é explicada detalhadamente neste guia.

Na seção de emissão de notas fiscais, explicamos em detalhes como criar uma nova receita, aprovar e emitir a nota fiscal, além de fornecer informações sobre a emissão de notas fiscais em faturas.

Também abordamos a importância da seção de retenção de impostos, onde explicamos como as alíquotas configuradas previamente nas configurações de faturamento podem ser usadas como memória de cálculo durante o cadastro da receita, além de orientar sobre a configuração de retenção de impostos no cadastro de pessoas e como utilizá-las corretamente.

Além disso, destacamos a seção de possíveis erros que podem ocorrer durante o processo de emissão de notas fiscais eletrônicas, explicando como identificá-los e resolvê-los corretamente.

Possíveis Dúvidas

  • Por que o endereço na minha nota fiscal está diferente do que está cadastrado dentro do módulo de configurações de faturamento?

    • Em algumas prefeituras, não é usado os dados que estão cadastrados no módulo de configurações de faturamento, e sim os que constam no próprio site da prefeitura de emissão fiscal. Então é importante que ambas informações estejam parametrizadas. Caso ainda assim persista alguma informação divergente, pode estar cadastrado de forma incorreta dentro do eNotas que é o fornecedor de notas fiscais do Asaas.

    Se eu cancelar a nota fiscal, o valor é estornado?

    • Não, o valor não é estornado, pois o Asaas cobra o processamento da Nota Fiscal.

    Se ocorrer erro na emissão da nota fiscal, é cobrado?

    • Não, só é cobrado e debitado da conta bancária quando a nota fiscal é emitida e efetivada de fato

    É possível emitir notas fiscais usando 2 cnpjs diferentes?

    • Não é possível, pois o EasyJur conta apenas com 1 conta bancária na qual permite configurar apenas 1 único certificado digital para emissão.

    Criar conta? Essa conta é de verdade? É obrigatório? E se o cliente já tiver conta do ASAS da para usar?

    • Sim, é uma conta de verdade, sim é obrigatório criar ela. Teria que confirmar sobre o cliente ja ter uma conta bancária.

    Como é essa conta digital? Ele tem cartão? É integração direta?

    • Sim, é tem cartão físico, e é integração direta.

    Se o cliente ja tiver uma conta Asaas, é possível reutilizar aqui?

    • Não, não é possível, pois o conceito aqui é diferente, é uma subconta dentro do EasyJur, e por isso precisa criar uma nova conta. O Asaas trata ambas as coisas como produtos diferentes.

    É possível acessar essa conta de outro lugar que não seja pelo EasyJur?

    • Não, não é possível. O acesso a conta Asaas é exclusiva pelo EasyJur sistema.

    É cobrado para abrir uma conta digital no Asaas?

    • Sim, é debitado um valor da conta principal que é a conta do EasyJur. Não é debitado da conta do cliente, e sim da conta Pai EasyJur.

    O que é taxado no Asaas?

    • Praticamente tudo é taxado no Asaas, desde a emissão da nota, até a emissão da cobrança. Ao transferir o dinheiro do Asaas pra outra conta, também é feito uma transferência em forma de cobrança, como se fosse um pagamento de conta, e isso também gera uma taxa.