Como manter a rotina do escritório durante a pandemia

Configuração de Workflow e Timesheet
janeiro 28, 2020
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Como manter a rotina do escritório durante a pandemia

Com a chegada do corona vírus ao Brasil, a necessidade por manter o trabalho em home office se tornou real, para evitar que a pandemia atinja proporções tão devastadoras como ocorre em outros países.

Por isso, é de extrema importância que a população se mantenha calma e focada em soluções, para evitar tanto os efeitos drásticos na saúde, quanto na economia do país, que inevitavelmente será abalada.

O meio jurídico acaba sendo afetado de alguma forma, no entanto, é possível que mesmo em home office, a advocacia continue atuando. Durante esse período, o importante é não parar e se preparar de todas as formas, para que as circunstâncias afetem o mínimo possível o desempenho da equipe. É também, o momento de se organizar para voltar com tudo, assim que for estabelecida a normalidade. Desse modo, será muito mais fácil recuperar o país, após esse período de crise.

Por isso, preparamos algumas dicas para os advogados (as) conscientes que já estão se organizando para trabalhar em casa nos próximos dias e garantimos que será nenhum bicho de sete cabeças, inclusive, é possível até mesmo que você se desfaça do escritório e se apegue ao home office. Confira:

1 Convoque a família para uma audiência

Uma das grandes dificuldades encontradas por pessoas que trabalham home office é atingir a compreensão dos familiares de que mesmo estando dentro de casa, você tem uma rotina de atividades que precisam ser executadas e que por isso, necessita dedicar uma boa parte do dia exclusivamente para esse fim. Por isso, estabeleça um acordo com seus familiares explicando a necessidade de ser interrompido o mínimo possível, para que seu trabalho não seja afetado.

2 Escolha bem o foro

Procure por um espaço mais reservado dentro da casa e organize os materiais de trabalho que são indispensáveis para o desempenho de suas atividades, assim você evita que seus familiares o interrompam ou que ruídos como o da TV ligada, atrapalhe sua concentração. Dessa forma seu rendimento será muito melhor e você não vai ficar pensando que precisa do escritório para ser produtivo.

3 Busca e apreensão de distrações

Tanto no ambiente de trabalho e principalmente em casa, onde são ainda maiores as distrações, crie mecanismos para evita-las. Deixe o celular em outro cômodo, desligue a TV. Observe o que mina sua concentração e o que o ajuda a manter-se focado e tome as decisões corretas. O momento pede que o foco seja redobrado e direcionado para soluções, por isso não se distraia.

4 Pela ordem e progresso

A organização de sua mesa de trabalho influencia diretamente na sua concentração que por sua vez atua decisivamente na sua produtividade. Seja atuando em home office ou no próprio escritório, manter a organização do ambiente de trabalho fará com que seu rendimento seja muito maior.

5 Utilize a internet para acompanhar a movimentação do mercado

Como você deverá evitar sair de casa, durante esse período, utilize ao máximo a internet, para se manter atualizado, sobre os movimentos de seus concorrentes e do mercado em si. Busque por informações relevantes, nada de focar em boatos (por favor, né).

6 Cuide bem dos seus arquivos (jura que ainda tem papelada?)

Mantenha a papelada em ordem, ou caso já seja adepto a um software que armazene documentos em nuvem como o EasyJur, apenas desfrute do benefício de não precisar levar uma pilha de documentos para a casa e depois precisar levar tudo de volta para o escritório correndo o risco de algo se perder no meio dessa logística totalmente desnecessária.

7 Cuide do seu computador como cuida seu melhor cliente

Seu computador será seu grande aliado nesse momento. Estando em casa, basicamente toda a comunicação do escritório se restringirá à internet, bem como a realização da maioria das atividades de trabalho. Portanto, cuide bem de sua máquina, realize backups, exclua arquivos desnecessários, tenha um bom antivírus (muito importante) e garanta o bom funcionamento dessa ferramenta tão importante.

8 Cobre honorários dos familiares (brincadeira rsrs ou não)

Quando se trabalha home office, é normal que qualquer imprevisto em casa se pareça com um incêndio que precisa ser contido imediatamente. A menos que de fato sua casa esteja literalmente pegando fogo, você poderá reservar um período do dia para revolver essas questões rotineiras, assim você evita interromper o seu trabalho, uma vez que está ciente de que existe um tempo reservado do seu dia, justamente para “apagar esses incêndios”.

9 Julgue visitas como improcedente

Primeiro que não é o momento de ninguém visitar ninguém, mas se por acaso você for sorteado com esse inconveniente, encontre uma maneira gentil de explicar que por estar atuando em home office sua dedicação e concentração no trabalho fica bastante prejudicada, portanto peça “desculpas” caso não seja possível dispensar tanta atenção à visita. Aproveite para dizer que nem mesmo está saindo de casa por questões saúde pública, quem sabe assim você não toca o coração desse ser humano.

10 Mantenha seu time unido

A tecnologia hoje nos permite estar próximos de alguém do outro lado do planeta, portanto a quarentena não é motivo para existir afastamento entre o time, muito pelo contrário, é o momento de estreitar ainda mais a comunicação e relacionamento entre os integrantes. O papel do líder nesse momento é muito importante, para minimizar o pânico e estabelecer a paz e tranquilidade entre os liderados. Para isso, existem várias ferramentas para comunicação online que vão muito além do e-mail e Whats App, podemos citar aqui ainda o slack e o próprio EasyJur, onde é possível enviar mensagens, coordenar e acompanhar todas as atividades do time.

Agora que você sabe exatamente como levar numa boa a advocacia mesmo trabalhando em casa, aproveite para conhecer o EasyJur e organizar toda a gestão do backoffice jurídico do seu escritório. Você não precisa paralisar suas atividades na quarentena, você só precisa do Easyjur.

O futuro da advocacia começou CONTINUA!

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