A adequada gestão de recursos no escritório jurídico permite que o negócio opere de forma lucrativa e rentável, portanto, deve ser uma prioridade. Infelizmente, muitos sócios-gestores não dão a devida atenção ao assunto, ocasionando custos extras e impedindo o aprimoramento da firma jurídica.
Imagine a quantidade de papel, tinta de impressora e outros materiais que são desperdiçados pela falta de controle. Todos os custos, mesmo os menores, tornam a firma jurídica mais densa, mitigando seu potencial financeiro.
No artigo de hoje, vamos explicar os benefícios da adequada gestão de recursos, a importância do sistema gerencial nesse contexto e a papel do sócio gestor para o sucesso no que é feito. Logo, terá melhores resultados no escritório. Boa leitura!
Benefícios da gestão de recursos no escritório jurídico
Gerenciar eficazmente os recursos usados no dia a dia agrega uma série de benefícios à firma jurídica, como organização e rentabilidade, por exemplo.
Quando o advogado entende onde estão os materiais que precisa para o trabalho, evita que muito tempo seja perdido e que o nível de produtividade diária seja menor. Uma grande necessidade, afinal, de acordo com pesquisa com 38 mil profissionais, ao menos 17 horas semanais no trabalho são improdutivas.
Além de tudo, muitos materiais são perdidos, ocasionando custos extras para o negócio. Isso tem sérios efeitos no percentual de lucratividade dos serviços prestados, visto que os custos operacionais tornam-se maiores. Logo, os sócios estão perdendo dinheiro e negócio capacidade de reinvestimento.
Há, por fim, que se destacar a própria organização do ambiente, que implica em maior qualidade de vida no trabalho. Dessa maneira, todos os advogados poderão atuar com bem-estar e ter prazer no que está sendo feito.
Importância do sistema de gestão na organização dos recursos
Comumente chamado de ERP (Enterprise Resource Planning), um sistema de gestão permite que os recursos sejam gerenciados com maior eficiência e eficácia.
Além disso, facilita a integração das diferentes áreas do escritório, otimizando o alinhamento em tudo o que é feito. Como resultado, a organização da firma jurídica será maior e o desperdício menor. Entenda mais nos próximos tópicos!
1. Cadastramento dos itens do escritório
Ao comprar qualquer item para o escritório, seja um pacote de papel ou um cartucho com tinta para a impressora, é preciso realizar o cadastramento. Caso contrário, não terá nenhum controle do nível do estoque administrativo, correndo um grande risco ficar sem o que precisa ou perder itens importantes.
Com uma plataforma de gestão, é possível cadastrar cada item comprado e ter clareza sobre sua localização no estoque. Assim, ninguém vai precisar gastar tempo procurando pelo que é demandado. E mais, será possível ter controle dos preços de compra, marcas usadas, prazos de validade e principais fornecedores.
2. Monitoramento dos níveis de estoque
Costuma saber quando os itens que precisa estão acabando e devem ser repostos? É muito provável que não. Nesse caso, é possível que toda a equipe fique sem o material adequado ao trabalho, paralisando as atividades no escritório até que o material necessário seja reposto.
A plataforma de gestão permite o monitoramento dos níveis de estoque, avaliando o que ainda há em abundância e o que precisa ser reposto. Dessa maneira, é possível se planejar com antecedência e manter tudo em dia dentro da firma jurídica.
O sócio-gestor também terá importantes informações em mãos. O que tem acabado antes do previsto? Os materiais têm sido usados corretamente? Há um elevado desperdício dentro do escritório jurídico? Ao monitorar o estoque, as respostas serão claras e poderão subsidiar decisões mais diligentes.
3. Integração das diferentes áreas
Especialmente em escritórios maiores, existem diferentes áreas que precisam trabalhar com alinhamento, caso contrário, diversos erros e problemas podem surgir.
O sistema facilita essa integração, garantindo que todos saibam os recursos disponíveis e onde encontrá-los. Sem esse alinhamento, no entanto, é provável que diversos problemas impeçam o bom trabalho e a melhoria do fluxo de processos.
4. Monitoramento das estradas e saídas do estoque
É muito difícil que o sócio-gestor tenha o controle de tudo o que está entrando e saindo do escritório, afinal, mesmo em firmas menores, o fluxo é muito intenso. Então, é preciso contar com um bom sistema para ter acesso a relatórios mais confiáveis.
Ao entender tudo o que entra e sai do escritório, o sócio-gestor pode estabelecer planos para a redução de custos e o aumento de lucro. Por exemplo, será possível entender em quanto tempo um pacote de papel é gasto, porque isso tem ocorrido e como pode ser melhorado.
5. Redução de diversos custos de compra
Quanto o escritório de advocacia gastou nos últimos meses com a aquisição de recursos para o trabalho? Muitos sócios-gestores nem mesmo conhecem os custos do seu escritório, um grande equívoco.
Com base nos lançamentos de estoque, será possível identificar quanto foi gasto nos últimos meses com materiais e qual o impacto disso no lucro. Logo, o sócio-gestor estará munido de informações suficientes para decidir de forma estratégica.
Como consequência, será possível observar uma redução nos custos. Muitas das antigas despesas, ocasionadas por perdas ou danos aos recursos existentes, poderão ser eliminadas. Nesse caso, o lucro líquido do escritório será maior, beneficiando os diversos sócios.
6. Acesso remoto de qualquer lugar
Em alguns escritórios, o controle do estoque administrativo é feito com planilhas No Excel ou cadernetas de custos. Isso torna o acesso muito mais difícil, visto que o gestor precisa estar em seu computador ou no escritório para analisar os custos.
As modernas plataformas gerenciais funcionam em nuvem, isso quer dizer que suas informações podem ser acessadas de qualquer dispositivo ou lugar, desde que tenha o login e senha. Assim, a gestão pode ser mais constante, rápida e eficaz.
Papel do sócio-gestor no controle dos recursos
A correta gestão dos recursos é de responsabilidade de cada um dos advogados e empregados do escritório jurídico, mas especialmente do sócio-gestor. Ele deverá prezar pela ordem no que é feito, bem como pelo controle das entradas e saídas de materiais da firma jurídica.
O correto gerenciamento dos recursos não deve ser visto como um assunto secundário, afinal, tem forte impacto no lucro e no desempenho do escritório.
Pelo contrário, deve ser tratado como uma prioridade, visto que implica na redução de custos, erros e problemas ao longo do expediente de trabalho. Assim, todos podem ser beneficiados — incluindo os clientes finais, com um atendimento de qualidade.
Para tanto, é essencial contar com um sistema gerencial. Ele permitirá o cadastramento dos itens, monitoramento das entradas e saídas, integração das áreas do escritório e acesso remoto às informações desejadas. Ou seja, é um elemento-chave para a gestão de recursos materiais do empreendimento.
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