logo mes do consumidor

30% OFF nos planos

+ 20% OFF na implantação estratégica

Para aproveitar o ÚNICO SOFTWARE JURÍDICO com IA de verdade

Blog

qualidade,escritório,advocacia,Agir corretivamente

Gestão da qualidade: como aprimorar o seu escritório de advocacia

Por Vinicius Marques

Por Vinicius Marques

A organização e a qualidade são quesitos básicos para o sucesso do escritório: sem isso, é provável que o trabalho não seja producente e não alcance os resultados esperados.

Logo, é necessário que o advogado entenda o mínimo de gestão da qualidade: as técnicas, tecnologias e ferramentas que podem ser úteis ao escritório. Também é preciso que envolva a sua equipe, disseminando a ideia de que a qualidade é crucial.

Aqui, é importante disseminar o uso do sistema de gestão. Ele possibilita o controle dos processos diários, casos ativos, facilitam a comunicação interna e a assertividade.

Sabemos da importância do assunto, por isso elaboramos um artigo para você. Nele, vai entender como fazer gestão da qualidade em seu escritório de advocacia, com dicas claras e eficazes ao crescimento. Continue e tenha uma boa leitura!

Comunicação: o fundamento para a qualidade

A base para qualquer programa de qualidade é a comunicação. Sem isso, é impossível que haja alinhamento no escritório de advocacia, pois surgirão erros operacionais e conflitos interpessoais — agravando ainda mais a situação do escritório.

No escritório, a comunicação ocorre em dois sentidos: internamente (com sócios, funcionários e outros advogados) e externamente (com os clientes da firma jurídica).

A gestão da qualidade foca prioritariamente na comunicação interna. Apensas com profissionais bem direcionados, que sigam as políticas e normas do empreendimento, é possível crescer com saúde e tenacidade para enfrentar os desafios.

Para melhorar a comunicação interna, é importante que os próprios sócios do escritório, em especial o sócio-gestor, se importem com o assunto. Devem abraçar um diálogo mais aberto, fluido e eficaz com os associados e empregados.

Ainda é preciso implementar ferramentas que facilitem a comunicação, como: murais de recados, e-mail corporativo e softwares específicos para a gestão do escritório.

Dessa maneira, será possível reduzir vigorosamente o número de erros e potencializar o lucro do escritório de advocacia. Ainda será possível disseminar uma imagem mais positiva no mercado, entre os clientes e outros concorrentes.

Etapas para a melhoria contínua: obedecendo ao ciclo PDCA

Na gestão da qualidade, uma das mais importantes metodologias é o ciclo PDCA (um acrônimo de plan, do, check e act — planejar, executar, verificar e agir). Ela permite a implementação de melhorias de forma organizada, producente e contínua.

Aqui, é importante destacar que a busca pela qualidade não deve ser algo esporádico na firma jurídica. Muito pelo contrário, deve ocorrer dia após dia. Entenda melhor:

Plan (Planejar)

O primeiro passo é definir um objetivo e planejar o que deve ser feito para alcançá-lo.

É imprescindível que o objetivo seja condizente com a realidade do escritório. Pode ser o de melhorar o atendimento aos clientes, otimizar a fluidez das tarefas diárias ou reduzir o número de erros operacionais, por exemplo.

Todo objetivo deve seguir a um padrão chamado de SMART: um acrônimo para as seguintes características: specific, measurable, attainable, relevant e time-based — específico, mensurável, alcançável, relevante e com prazo bem definido.

Em seguida, é o momento de estabelecer o plano, isto é, definir o caminho mais producente para chegar ao objetivo estabelecido. É preciso pensar em quatro questões: o que deve ser feito, como, por quem e quando deve ser feito?

Do (Executar)

Há um grande espaço entre o planejamento e a execução, e isso deve ser analisado pelo sócio-gestor do escritório. O intuito é reduzir esse gap (isto é, a lacuna) ao máximo.

A execução do plano deve ser acompanhada do monitoramento dos resultados. Logo, se algo não estiver de acordo com o esperado, é possível agir corretivamente e promover melhorias ainda na etapa de execução (o que evita custos maiores).

Nesse momento, é indispensável conhecer os principais indicadores de desempenho para escritórios de advocacia.

Ainda há outro ponto a ser considerado na execução: a liderança da equipe. Os profissionais devem estar entusiasmados com a ideia de melhoria contínua no escritório. Dessa forma, podem se comprometer com afinco na execução do plano.

Check (verificar)

O terceiro passo é muito simples: verificar se o resultado inicialmente definido foi ou não alcançado. Se não, é preciso entender o motivo.

Nesse momento, é importante conhecer uma ferramenta chamada diagrama de Ishikawa. Ela afirma que existem 6 possíveis causas para um efeito na firma (chamadas de 6Ms):

  • mão de obra — os associados, empregados ou sócios;
  • método — os processos diários;
  • meio ambiente — o próprio local de trabalho;
  • materiais — insumos usados no dia a dia;
  • máquinas — computadores, tabletes, etc.;
  • medidas — metas e métricas mal definidas.

O ideal é que o sócio-gestor analise cada uma dessas causas, objetivando identificar subcausas. O intuito é ter uma visão holística para depois agir corretivamente.

Act (Agir corretivamente)

A última etapa do ciclo é agir corretivamente. Ou seja, eliminar os problemas existentes para que melhores resultados sejam alcançados no futuro.

Essa terceira etapa não é de responsabilidade apenas do sócio-gestor, porém, de todo o público interno que possui interesse no sucesso do escritório. Cada profissional deve se comprometer em eliminar os erros e ter disciplina para manter a qualidade.

Após isso, é preciso voltar à etapa inicial: o planejamento. Novos objetivos devem ser criados, bem como estratégias para o sucesso. Assim, pode-se melhorar continuamente.

Software de gestão: o papel da tecnologia na qualidade

A tecnologia tem papel cada vez mais predominante no escritório de advocacia, singularmente no que se refere à gestão da qualidade.

Com um bom software de gestão, é possível: organizar os processos existentes,  gerenciar os documentos e petições, facilitar a comunicação interna, ter acesso aos relatórios gerenciais, dentre diversos outros benefícios.

A realidade é que todo escritório de advocacia precisa se modernizar, implementar softwares que automatizem algumas atividades, aumentem o alinhamento e a eficácia das atividades diárias. Sem isso, corre um sério risco de ficar obsoleto.

Um bom software também facilita a gestão do lucro, permitindo que os ganhos financeiros sejam progressivos na firma jurídica. Assim, todos são beneficiados.

Como pode-se observar, a busca pela qualidade deve ser um processo contínuo: com início na melhoria da comunicação, implementação de tecnologias eficazes e disseminação de metodologias de melhoria contínua. As vantagens serão diversas e capazes de potencializar a relação com o público interno e externo ao escritório.

Agora entende como investir em gestão da qualidade, certo? Aproveite para baixar nosso e-book “como criar um escritório de advocacia lucrativo”. Vamos lá!

Nosso Compromisso

com o seu sucesso

Pessoas

Conectamos advogados, simplificamos processos e impulsionamos a transformação digital

Processos

Com metodologia ágil, simplificamos a gestão e fortalecemos a justiça, gerando resultados exponenciais

Tecnologia

Automatizamos tarefas, impulsionamos a eficiência e oferecemos soluções inovadoras

pri vini easyjur

Planos Easyjur

O plano perfeito para você!

Solução completa para tornar sua Advocacia mais ágil e lucrativa

Growth Plus

Ideal para grandes escritórios

R$

2499

/mês
checkmark m
200GB Docs em Nuvem
checkmark m
2.500 Pushs de Andamentos
checkmark m
05 Advogados Intimações
checkmark m
20 Usuários Inclusos
checkmark m
TUDO DO GROWTH
checkmark m
Editor Legal Design
checkmark m
Website Integrado Legal CRM
checkmark m
Relatórios Avançados
checkmark m
Acesso para clientes ilimitado
checkmark m
Jurisprudências Integradas
checkmark m
Smart Docs (breve)*
checkmark m
Assinatura Digital (breve)*
checkmark m
Peticionamento (breve)*

Growth

Ideal para grandes escritórios

R$

1499

/mês
checkmark m
80GB Docs em Nuvem
checkmark m
800 Pushs de Andamentos
checkmark m
03 Advogados Intimações
checkmark m
10 Usuários Inclusos
checkmark m
TUDO DO ENTERPRISE +
checkmark m
IVO – Inteligência Artificial
checkmark m
Legal Analytics Tool
checkmark m
Cálculos Monetários
checkmark m
Regras Cobrança Personalizadas
checkmark m
Automação Faturamento
checkmark m
Campos Personalizados
checkmark m
Acesso para 300 clientes
checkmark m
Jurisprudências Integradas

Enterprise

Ideal para escritórios de médio porte

R$

589

/mês
checkmark m
40GB Docs em Nuvem
checkmark m
300 Push de Andamentos
checkmark m
02 Advogados Intimações
checkmark m
05 Usuários Inclusos
checkmark m
TUDO DO PREMIUM +
checkmark m
Workflow de Tarefas Ágil
checkmark m
Gamificação de Atividades
checkmark m
TimeSheet Dinâmico
checkmark m
Controle Orçamentário
checkmark m
Gestão Estratégica
checkmark m
** Emissão de Boletos e NFs
checkmark m
Área de acesso para 200 Clientes
checkmark m
Jurisprudências Integradas

Premium

Ideal para escritórios de pequeno porte

R$

279

/mês
checkmark m
30GB Docs em Nuvem
checkmark m
200 Push de Andamentos
checkmark m
01 Advogado Intimações
checkmark m
02 Usuários Inclusos
checkmark m
** Telefonia Voip EasyCall
checkmark m
Gestão de Processos Ilimitados
checkmark m
Gestão Financeira
checkmark m
Automação de Documentos
checkmark m
Agenda de Prazos
checkmark m
Demandas Consultivas
checkmark m
Legal CRM
checkmark m
Contratos e Relatórios
checkmark m
Área de Acesso para 100 Clientes
checkmark m
Jurisprudências Integradas

Start

Ideal para advogados solo

R$

79

/mês
checkmark m
5GB Docs em Nuvem
checkmark m
50 Push de Andamentos
checkmark m
01 Advogado Intimações
checkmark m
01 Usuário Incluso
checkmark m
Cadastro de Clientes
checkmark m
Gestão de Processos
checkmark m
Agenda de Prazos
checkmark m
Cadastro de até 200 Processos
Gestão da qualidade: como aprimorar o seu escritório de advocacia
qualidade,escritório,advocacia,Agir corretivamente

03/06/2021

Sumário

Automatize suas demandas jurídicas para seu escritório lucrar 10x mais
teste de 14 dias
Automatize suas demandas jurídicas para seu escritório lucrar 10x mais
teste de 14 dias
Você também pode gostar
plugins premium WordPress
Categorias
Materiais Gratuitos